會計電算化條件下加強企業內部控制的意義

摘要:隨著電子信息技術的普及，越來越多的企業正在實施會計電算化管理。會計電算化系統建立後，會計環境和財務治理環境發生了很大變化。壹方面，隨著電子信息技術的普及，越來越多的企業正在實施會計電算化治理。會計電算化系統建立後，會計核算和財務管理的環境發生了很大的變化:壹方面，由於計算機的使用，會計數據處理的速度加快了，會計核算的準確性和可靠性也大大提高了，因疏忽和計算錯誤造成的差錯減少了；另壹方面，會計電算化的實施也給企業內部控制帶來了許多新的問題和挑戰。因此，如何充分發揮會計電算化的便利性和高效性，使企業內部控制在新環境下不滯後於形勢，保證企業財產安全，為企業經營決策提供完整的信息，創造更高的效益，建立壹套適合會計電算化系統的內部控制體系就顯得尤為重要。關鍵詞:會計電算化內部控制隨著電子信息技術的普及，越來越多的企業正在實施會計電算化治理。會計電算化系統建立後，會計核算和財務管理的環境發生了很大的變化:壹方面，由於計算機的使用，會計數據處理的速度加快了，會計核算的準確性和可靠性也大大提高了，因疏忽和計算錯誤造成的差錯減少了；另壹方面，會計電算化的實施也給企業內部控制帶來了許多新的問題和挑戰。因此，如何充分發揮會計電算化的便利性和高效性，使企業內部控制在新環境下不滯後於形勢，保證企業財產安全，為企業經營決策提供完整的信息，創造更高的效益，建立壹套適合會計電算化系統的內部控制體系就顯得尤為重要。壹、電算化的特點會計電算化是以電子計算機為主要基礎的現代電子技術和信息技術應用於會計實務的簡稱。它是人腦對壹些會計信息(數據)進行記賬、核算、報銷、審核和替代的過程。從某種意義上說，會計電算化是運用現代技術和方法對傳統會計進行改造和整合，以適應信息社會要求的壹門新興應用學科。與原來的手工記賬相比，具有運算速度快、存儲量大、數據享受度高、檢索查詢速度快、報表制作容易、數據分析準確等特點。它的使用可以節省大量的精力、物力和時間。2.會計電算化對內部控制提出了新的要求。內部控制是企業為保護其資產，確保信息的完整性和正確性，促進經營治理政策的有效實施，提高經營效率，控制經營風險，防止舞弊行為的發生，從而實現治理目標而制定的規章制度、組織措施、治理方法和業務處理程序等各種控制措施的總稱。會計電算化的發展在給企業會計工作帶來便利和效率的同時，也對企業內部控制提出了壹些新的要求。1，保證原始數據操作的準確性。在電算化會計中，電子計算機輸出的數據在程序的控制下被自動處理並存儲在磁介質上。所有的會計核算、分析和會計報表的編制都是在計算機程序的控制下自動進行的。但電腦裏的原始數據必須人工核對，提前輸入電腦。壹旦原始數據輸入出現錯誤，計算機無法識別，只會進行各種計算。因此，計算機自動處理輸出數據的準確性完全取決於原始數據輸入的準確性，這就要求所有的數據處理方法和過程都必須規範並保持準確性和相對穩定性，以保證會計信息質量的真實性、完整性和準確性。2.控制操作員的功能。授權審批控制是壹種常見的基本內部控制。在手工會計系統中，壹筆經濟業務的每壹個環節都必須經過具有相應權限的人員的審核和簽字。但會計電算化後，職能分工發生了巨大變化。因為所有的業務處理都是基於計算機化的系統，計算機化功能的高度集中導致了職責的集中。有些人員不僅可以從事數據輸入，還可以負責數據輸出和提交。因此，如果不加強內部控制，壹些計算機操作員將直接操縱正在使用的程序和數據庫的結果，從而增加出錯和欺詐的風險。3.規避會計檔案無紙化、電腦操作無形化帶來的風險。在手工會計制度下，企業的經濟業務都是記錄在紙面上的，增加、刪除、修改會計憑證或會計賬簿的責任可以從其本人的字跡和印章中區分出來。會計電算化後，會計憑證以文件和記錄的形式存儲在磁介質中，實現了會計無紙化，不留修改數據的痕跡。電磁介質也容易損壞，有丟失或損壞的危險。因此，會計電算化對會計檔案的管理形式提出了更高的要求。不僅要保存紙質介質中的會計數據，還要保存磁介質中存儲的各種會計數據和計算機程序，以及系統開發和運行中編制的各種單據和其他會計數據。第三，加強會計電算化條件下的內部控制制度。嚴格的內部控制制度是會計電算化信息真實性和可靠性的保證。國內外會計電算化的實踐表明，計算機本身出錯概率較低，但人為錯誤和舞弊現象日益增多，壹旦發生舞弊，損失巨大。因此，加強內部控制治理，制定有效的電算化環境下的內部控制制度，提高電算化的科學治理水平，是建立現代企業內部控制制度的內在要求，也是提高公司治理水平的重要途徑。1，加強程序運行控制。為了保證信息處理的質量，減少出錯和事故的概率，我們應該制定計算機代碼的方法和操作規則，這是制度化操作控制的具體體現。《計算機守則》主要是對機房工作的壹個總的規定。操作規程提出了計算機業務處理過程中的具體操作步驟和要求，包括各種操作命令、各種設備的使用說明和異常情況的處理。其內容主要包括:(1)無關人員不能隨便進入機房操作；(2)各種輸入數據必須經過嚴格審批，並有完整、真實的原始憑證；(3)數據錄入員對錄入的數據有疑問要及時核對，不能擅自修改；(4)機房工作人員不得擅自向任何人提供任何信息和數據；(5)不得將外來軟盤帶入機房；(6)如輸入內容有誤，應根據系統提供的功能進行更正，如編制補登記或負數更正憑證；(7)機器啟動後，操作人員不能擅自離開工作崗位。(8)做好數據的日常備份，同時要有周備份和月備份。當然，這些制度不是壹成不變的，它們必須隨著企業經營的變化而不斷修正和完善。只有通過完整詳細的制度，才能減少錯誤的發生，從源頭上保證會計信息的真實性和可靠性。2.加強人員職能控制。由於會計電算化的知識和職能相對集中，企業必須制定相應的組織和治理控制，明確職責分工，加強組織控制。所謂職責分工，就是把計算機化部門的職責和使用部門的職責分開。使用部門是指產生原始數據的部門或人員。兩者職責劃分的目的是盡可能保持不相容職能(如業務授權、執行、存儲和記錄)的分離，以及計算機化部門內部的職責分離。通過內部的職責分工，來彌補不兼容職能集中化的不足。組織控制是將系統中不相容的職責分離出來，即在系統中的各類人員之間進行工作分工，並為其匹配相應的治理規定。通過建立相互審核、相互監督、相互制約的機制，保證會計信息的真實性和可靠性，減少錯誤和舞弊的可能性。3.加強系統安全和網絡安全控制。加強系統安全控制主要應從防止非授權人員未經授權使用系統的各種資源入手，減少外部因素導致的計算機故障。主要控制措施包括:(1)建立內部操作制度，禁止非計算機操作人員操作金融專用計算機；(2)設置操作權限限制；(3)操作員身份的密碼控制；(4)數據存儲和處理是隔離的；(5)機房工作環境的保護。網絡安全指標包括數據保密、訪問控制、身份識別等。針對這些方面，可以采用壹些安全技術，主要包括:數據加密技術、訪問控制技術、認證技術等。網絡傳輸介質和接入端口的安全性也要註意。盡量使用光纖傳輸，接入端口要保密。通過以上技術，可以基本保證金融信息在內網和外網傳輸的安全性。4.加強內部審計。內部審計不僅是企業內部控制制度的重要組成部分，也是加強內部會計監督的制度安排。在電算化會計中，由於是“人機”對話的超常形式，對內部審計提出了更高、更嚴格的要求。我認為，內部審計必須包括以下幾個方面:(1)定期審計會計數據，會計電算化賬務處理是否正確，是否符合《會計法》及相關法律法規的規定，審計費用的簽署是否符合企業內部控制制度，憑證附件是否規範完整；(2)審核機內數據與書面材料的壹致性，如核對賬簿內容，確保賬表壹致，及時調整不當或錯誤的賬表處理；(3)監督數據存儲方式的安全性和合法性，防止非法修改歷史數據；(4)審查系統運行的各個方面，防止出現漏洞。5.加強會計檔案管理。實行會計電算化後，隨著存儲介質的變化，對會計檔案的管理要求也更加嚴格，同時也發展了會計檔案的概念。在會計電算化的情況下，除打印的帳、證、表外，全系統開發的整套文件屬於會計檔案的範疇。此外，包含會計數據的相關介質也應妥善保管。隨著計算機在會計工作中的廣泛應用，企業越來越依賴於計算機生成的數據、報表等各種會計信息。只有在嚴格的控制下，才能保證這些會計信息的可靠性和準確性。同時，只有在嚴格的控制下，我們才能防止和減少計算機犯罪的可能性。因此，加強會計電算化內部控制不容忽視，應繼續深入研究，不斷調整和完善會計電算化環境下的內部控制制度，真正保證會計數據的可靠性和真實性，提高企業的經濟效益。(編輯:尹霞)