檔案管理原則上應永久保存，辭職人員、辭退人員、辭職人員等的檔案。從員工離職之日起保存壹年後才能銷毀。按規定銷毀的檔案由專人填寫，人力資源部部長審核，報總經理批準，並指定兩人實施銷毀。審核、批準、執行人員應在銷毀申請單上簽字並存檔。銷毀電子會計檔案還應當符合國家有關電子檔案的規定，本單位的檔案管理機構、會計管理機構、信息系統管理機構應當派員監督監銷。人事檔案是我國人事管理制度的重要特征，是個人身份、學歷、資歷等的憑證。它與個人工資、社會勞動保障和組織關系緊密相連，具有法律效力，是記錄人生軌跡的重要依據。記載壹個人主要經歷、政治面貌、道德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據、參考的作用。個人定級為正式員工、申請職稱、辦理養老保險等相關證明時都需要檔案。
法律依據
《中華人民共和國勞動合同法》第五十條* * *用人單位應當在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同證明，並在15日內為勞動者辦理檔案和社會保險關系轉移手續。勞動者應當按照雙方約定辦理工作交接。用人單位依照本法有關規定應當向勞動者支付經濟補償的，應當在完成工作交接時支付。用人單位應當將解除或者終止的勞動合同文本至少保存兩年備查。