所有被允許操作電算化會計系統的會計人員，首先應被設置為系統用戶，成為系統的合法用戶，然後根據內控制度對崗位分工的要求，賦予不同用戶相應的權限。
每次註冊或登錄系統時，都要檢查操作者身份的合法性，並根據其權限設置限制其可以訪問和操作的功能。只有嚴格的操作分工和權限控制，才能避免越權和越權操作，確保會計資料的安全、可靠和保密。
會計系統操作員的職位和職責
壹、熟悉財務制度、會計制度及相關法律法規。遵守各項收費制度、費用範圍和費用標準，確保專款專用。
二、編制並嚴格執行部門預算，並對執行中發現的問題提出建議和措施。
三、按照會計制度，審核會計憑證，做到憑證合法、內容真實、數據準確、手續完備；健全賬目，及時核算，及時結賬，及時報銷，定期對賬。保證提供的會計信息合法、真實、準確、及時、完整。
四、嚴格票據管理，空白發票、收據的保管和使用應合法、規範。收票人要登記，待銷號要收回。
五、妥善保管會計憑證、會計賬簿、財務會計報表和其他會計資料，負責會計檔案的整理和移交。
六、及時清理往來賬目，協助資產管理部門做好財產檢查和定期核對工作，做到賬實相符。