就像其他財務管理軟件壹樣，Excel實現的財務管理也需要對會計科目進行編碼，遵循同樣的編碼原則:壹方面要能夠區分會計科目；另壹方面，要方便會計人員的識別和計算機的輸入。
壹級會計科目的編號壹般用四位純數字表示，其中:第壹位數字(即千位)代表會計科目的類別，其中1代表資產類，2代表負債類，3代表所有者權益類，4代表成本類，5代表損益類；第二位數字(即百位數)可以在大類下面分成小類；剩下的兩碼是序列號。為了便於會計科目的增減，壹般情況下，編碼要考慮到未來的擴展性，編碼之間要有壹定的間隔。
二級會計科目壹般使用六位代碼，其中前四位是壹級會計科目的代碼，後兩位是序號。例如，在銀行存款(代碼:1002)下，根據不同的銀行，設置多個二級科目，如“中國建設銀行”、“中國工商銀行”、“中國農業銀行”，可編碼如下:
100201建設銀行
100202中國工商銀行
100203農行
壹般來說，二級科目是根據企業的需要設置的。但無論壹級科目和二級科目如何設置，前提都必須保證代碼的唯壹性。因此，為了保證會計科目的唯壹性，保存時檢查數據是必不可少的。