1.部門檔案
操作要點：進入“部門檔案”界面後，在工具條中用鼠標單擊“增加”按鈕或按F5鍵，在屏幕右面輸入部門編號、部門名稱、負責人、部門屬性、電話、地址、備註等信息，然後單擊“保存”按鈕或按F6鍵，界面左邊窗口顯示出增加的部門即表示該部門已增加成功。
註意：若要在部門檔案中設置部門負責人，應先設置職員檔案，然後通過修改部門檔案設置部門負責人。
2.職員檔案
操作要點：進入職員檔案界面後，屏幕上出現壹空白行，在職員編號、職員名稱、所屬部門及職員屬性等欄目中輸入適當內容。其中“所屬部門”壹欄可輸入相應的部門編碼，系統自動轉換為部門名稱，或者雙擊欄目右邊的放大鏡進行參照輸入。輸入完畢後按回車鍵保存記錄並出現下壹空白行。
3.客戶分類
操作要點：進入客戶分類界面後，用鼠標單擊“增加”按鈕，在界面右邊輸入類別和類別名稱，分類編碼必須唯壹並符合編碼原則。按回車鍵後系統進行保存並將該類別顯示在左邊的窗口中。此時光標停留在“類別編碼”欄目，如需繼續增加，直接輸入下壹分類即可，不必再點擊“增加”按鈕。
4.客戶檔案
操作要點：客戶檔案操作界面中，左邊是客戶分類，右邊是客戶檔案列表。在左邊的樹型列表中選擇壹個末級的客戶分類（如果建立賬套時設置客戶不分類，則不用進行選擇），單擊“增加”按鈕，系統彈出“客戶檔案卡片”，進入增加狀態。輸入客戶有關信息後，單擊“保存”按鈕，則保存當前輸入信息。
供應商分類及供應商檔案的設置方法與客戶分類及客戶檔案相同
常見誤操作分析 問題壹：增加二級部門“11 總經理室”時系統提示：“此編碼不符合分類編碼原則，請重新編碼！”
原因分析：建立賬套時，部門編碼級次默認為“1－2”，即壹級部門的編碼為壹位數，如1、2、3…等，二級部門的編碼為三位數，如101、102、103…等。若希望二級部門的編碼為二位數，如11、12、13…，那麽部門編碼級次應該設置為“1－1”。
解決方法：在用友通主界面的“基礎設置”模塊中進入“基礎信息-編碼方案”項，將部門編碼級次從“1－2”改為“1－1”，保存後問題解決。
問題二：增加了許多條部門檔案，但是做職員檔案時系統提示部門非法。
原因分析：如果輸入某幾條信息後，不按“保存”按鈕，而是再次按“增加”按鈕，即表示放棄此次增加。
解決方法：輸入壹條部門信息後先按“保存”按鈕或F6鍵進行保存，然後增加下壹條記錄。
問題三：輸入部門名稱後系統提示：“非法部門！”
原因分析：該部門不存在或者部門名稱有誤。例如，輸入的部門名稱為“財務科”，而部門檔案中的部門名稱誤設為“財物科”；輸入的部門名稱為“辦公室”，而部門檔案中的部門名稱誤設為“辦工室”；等等。
解決方法：先參照輸入，保存後退出職員檔案，然後進行部門檔案，將錯誤的部門名稱修改正確，保存後，職員檔案中的部門名稱自動更正。
問題四：增加職員檔案時，“所屬部門”欄目後的部門參照中只有壹個部門，無其他部門顯示。
原因分析：增加職員檔案時，系統自動沿用上壹職員檔案的所屬部門信息。
解決方法：方法壹：將“所屬部門”欄目中的部門刪除掉，再點擊放大鏡按鈕進行部門參照時，即可列出所有部門供選擇。方法二：增加職員檔案時，先從左邊選中部門，再去增加該部門下的職員檔案。
需掌握的逆返操作技能 1.部門檔案修改及刪除
2.職員檔案修改及刪除
3.客戶、供應商分類修改及刪除
4.客戶、供應商檔案修改及刪除
會計科目設置
1.增加會計科目
操作要點：在會計科目瀏覽窗口單擊“增加”按鈕，進入會計科目頁編輯界面，輸入科目信息。輸入完成後，單擊“確認”按鈕，保存剛才的輸入。若保存科目時系統提示“科目編碼不唯壹！”，說明該科目編碼已存在，不能用增加會計科目功能，而應該用修改會計科目功能進行調整。
2.修改會計科目
操作要點：將光標移到要修改的科目上，用鼠標單擊“修改”或用鼠標雙擊該科目，即可進入會計科目修改界面。用鼠標單擊“修改”按鈕，進入修改狀態，用戶可以在此對需要修改的項目進行調整，修改完畢後，用鼠標單擊“確認”按鈕。如果要繼續修改，可利用控制板上的按鈕定位到第壹個科目、上壹個科目、下壹個科目、最後壹個科目，找到需要修改的科目，重復上述步驟即可。
3.指定會計科目
操作要點：用鼠標單擊“編輯”菜單下的“指定科目”，首先指定現金總賬科目，用鼠標雙擊 “1001 現金”將其從待選科目窗口選入已選科目窗口；然後在界面左邊點選“銀行總賬科目”項，在待選科目窗口雙擊“1002 銀行存款”，將其選入已選科目窗口，鼠標單擊確認按鈕即可。
4.查詢、使用會計科目
（1）手工查詢選用
（2）模糊查詢選用
（3）定義常用科目
（4）編輯會計科目
常見誤操作分析 問題壹：增加會計科目時，系統提示：“科目編碼不唯壹！”或“科目名稱不唯壹！”
原因分析：增加會計科目時，系統要求科目編碼及名稱必須唯壹。因此當增加的會計科目的編碼或名稱已經存在時，系統會出現此錯誤提示信息。
解決方法：當系統中已存在相同的會計科目編碼或名稱時，只需要對其進行修改即可，不需要再去增加此會計科目。
問題二：在新增外幣核算的會計科目時，外幣核算屬性為灰色顯示，不可以選擇幣種。
原因分析：在新建賬套時，會詢問企業是不是要進行外幣核算。如果新建賬時沒有選擇外幣核算，則此處即為灰色顯示。
解決方法：以賬套主管的身份註冊進入系統管理，對新建賬套的信息進行修改時，將是否外幣核算前打“√”即可。
問題三：建賬時，會計科目編碼級次設置為“4－2－2－2－2”，不預置科目。進入會計科目設置功能時系統提示是否預置會計科目？誤按“預置”按鈕，發現系統預置了87個會計科目，科目編碼級次為“3－2”。
解決方法：第壹步，將鼠標定位在會計科目表的最後壹個科目上，交替使用“CTRL＋D”鍵與回車鍵，刪除所有會計科目。第二步，在用友通主界面的基礎設置模塊中，選擇“基礎信息－編碼方案”項，將科目編碼級次恢復為“4－2－2－2－2”。
需掌握的逆返操作技能 會計科目修改及刪除
項目檔案設置
1.定義項目大類
操作要點：在系統初始化菜單中進入項目檔案設置窗口，用鼠標單擊“增加”，屏幕顯示增加項目大類向導壹，輸入項目大類名稱。點“下壹步”按鈕顯示增加項目大類向導二，可定義項目分類的級次，如不修改默認級次，可直接點“下壹步”按鈕顯示增加項目大類向導三，定義項目欄目。定義完畢點擊“完成”，返回項目檔案設置窗口。
2.指定核算科目
在項目檔案設置窗口中，在“待選科目”框中雙擊需要設置的會計科目，或用“ ”、“ ”按鈕將這些科目選入“已選科目”框，點擊“確定”按鈕完成核算科目指定。
3.定義項目分類
操作要點：在項目檔案設置窗口的左邊，點選“項目分類定義”項，輸入“分類編碼”和“分類名稱”，點擊“確定”按鈕，系統保存此分類並在左邊窗口顯示出來。
4.項目目錄維護
操作要點：在項目檔案設置窗口的左邊，點選“項目目錄”項，然後點擊窗口右下角的“維護”按鈕，進入“項目目錄維護”窗口。在項目編號、項目名稱、所屬分類碼等欄目輸入相應內容。點擊“退出”返回項目檔案設置窗口，完成項目目錄維護。
常見誤操作分析 問題：設置項目檔案中的核算項目時，發現待選科目窗口中無可選科目。
原因分析：編輯會計科目時未設立項目核算科目。
解決方法：將需要進行項目核算的科目屬性修改為項目核算。再次進入項目目錄設置核算科目時即可在待選科目窗口看到已設置為項目核算的科目。
需掌握的逆返操作技能 項目檔案修改及刪除
課堂實訓 教材102-110頁實訓三
憑證類別設置，其他有關設置
1.憑證類別設置
操作要點：點選系統初始化菜單中的“憑證類別”項，在彈出的憑證類別預置界面中選擇分類方式，確定後進入憑證類別設置窗口。系統預置憑證類別的限制類型均為“無限制”，選擇專用憑證時還需要設置限制類型和限制科目。
2.外幣匯率
操作要點：在系統初始化菜單中點選“外幣匯率”項，進入外幣設置窗口，單擊“增加”按鈕，在空格處輸入外幣名稱、外幣符號等信息。確認後輸入記賬匯率即可。
3.結算方式
操作要點：單擊功能鍵中的“增加”按鈕，在界面的右邊相應欄目中輸入適當內容，此時，功能鍵中的“保存”按鈕自動激活，按下“保存”按鈕便可將本次增加或修改的內容保存，並在左邊部分的樹形結構中添加和顯示。
常見誤操作分析 問題壹：在進行憑證類別設置、項目檔案設置等操作中，若誤增了壹條記錄，不想繼續編輯，點擊〖退出〗時，系統提示：“XXX不能為空”，退不出來。
原因分析：在編輯新記錄時，系統只檢查用戶輸入內容是否符合所在欄目要求，若符合要求，進入下壹欄目，不符合則要求繼續編輯。
解決方法：按鍵盤上的〖ESC〗鍵即可放棄編輯當前記錄，然後退出該功能。
問題二：設置憑證類別的限制科目時輸入現金及銀行存款科目代碼，按回車確定時系統提示“科目編碼有誤！”。經查，科目編碼並沒有錯誤。
原因分析：問題出在輸入法的標點狀態處於中文標點狀態下，輸入的逗號比英文標點下的逗號要大。
解決方法：將標點狀態切換到英文標點，或將輸入法狀態切換到英文狀態，修改逗號後，系統接受所作設置，問題解決。