(壹)會計憑證,包括原始憑證、記賬憑證;
(二)會計賬簿,包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿;
(三)財務會計報告,包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告;
(四)其他會計資料,包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。
為確保電子會計檔案的真實、完整、可用、安全,對於電子會計資料僅以電子形式歸檔保存的方式,新《管理辦法》提出了如下要求:
壹是形成的電子會計資料來源真實有效,由計算機等電子設備形成和傳輸;
二是使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料,能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料,設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序;
三是使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案,符合電子檔案的長期保管要求,並建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系;
四是采取有效措施,防止電子會計檔案被篡改;
五是建立電子會計檔案備份制度,能夠有效防範自然災害、意外事故和人為破壞的影響;
六是形成的電子會計資料不屬於具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案;
七是電子會計資料附有符合《中華人民***和國電子簽名法》規定的電子簽名。
以上要求中:第壹、七項規定是確保電子會計檔案的真實,第二、三、六項是確保電子會計檔案的準確、完整、可用,第四、五項規定是確保電子會計檔案的安全。單位內部生成的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第壹至六項規定;單位外部接收的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第壹至七項規定。
近年來,國家檔案局對機關和企業文件材料的定期保管期限進行了調整,《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》(國家檔案局令第8號)、《企業文件材料歸檔範圍和檔案保管期限規定》(國家檔案局令第10號)分別將企業管理類檔案和機關文書檔案的定期保管期限統壹為10年、30年。另外,會計檔案在很多民事案件中都作為重要證據,民事案件的訴訟時效最長為20年,但大部分會計檔案的最低保管期限都低於20年。
為便於單位檔案的統壹管理,並結合會計檔案的實際利用需求,新《管理辦法》將會計檔案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五類調整為10年、30年兩類,並將原附表1、2中保管期限為3年、5年、10年的會計檔案統壹規定保管期限為10年,將保管期限為15年、25年的會計檔案統壹規定保管期限為30年。其中會計憑證、會計賬簿等主要會計檔案的最低保管期限已延長至30年,其他輔助會計資料的最低保管期限延長至10年。會計檔案的保管期限,從會計年度終了後的第壹天算起。
各類會計檔案的最低保管期限如下:
新《管理辦法》規定,單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定,並形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定,仍需繼續保存的會計檔案,應當重新劃定保管期限;對保管期滿,確無保存價值的會計檔案,可以銷毀。
會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭,組織單位會計、審計、紀檢監察等機構或人員***同進行。經鑒定可以銷毀的會計檔案,應當按照以下程序銷毀:
(壹)單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。
(二)單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
(三)單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作,並與會計管理機構***同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷毀後,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。
特別提示
電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規定,並由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構***同派員監銷。
保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀,紙質會計檔案應當單獨抽出立卷,電子會計檔案單獨轉存,保管到未了事項完結時為止。
新《管理辦法》規定,單位之間交接會計檔案時,交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。
移交會計檔案的單位,應當編制會計檔案移交清冊,列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內容。
交接會計檔案時,交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接,並由交接雙方的單位有關負責人負責監督。交接完畢後,交接雙方經辦人和監督人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
電子會計檔案應當與其元數據壹並移交,特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺壹並