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會計憑證的保管有什麽要求?

會計憑證的保管是指記賬後會計憑證的整理、裝訂、歸檔和核對。會計憑證是記賬的基礎,是重要的會計檔案和經濟數據。本單位和其他有關單位可能因各種需要查閱會計憑證,特別是發生貪汙、盜竊和違法違紀行為時,會計憑證仍是依法處理的有效證據。因此,任何單位在完成經濟業務手續和記帳後,都必須按規定的歸檔制度形成會計憑證,妥善保管,防止丟失,任何時候都不得隨意銷毀備查。

會計憑證的保管要求主要包括:

1.會計憑證應定期裝訂成冊,以防丟失。會計部門根據會計憑證記賬後,應定期(每天、每十天或每月)整理各種會計憑證,將各種會計憑證連同所附原始憑證按數字順序分封面和封底裝訂在壹起,並在裝訂線上加蓋印章,裝訂員在裝訂線的印章處簽字或蓋章。

從其他單位取得的原始憑證遺失時,應取得原簽發單位加蓋公章的證明,並註明原始憑證的編號、金額和內容。經經辦單位會計機構負責人(會計主管人員)和單位負責人批準後,方可作為原始憑證。確實無法取得憑證的,票證遺失的,由當事人說明詳細情況,經辦人單位會計機構負責人(會計主管人員)和單位負責人批準,作為原始憑證。

2.會計憑證應密封,以防止憑證被交換。原始憑證不得外借。其他單位因特殊原因確需使用的,經本單位會計機構負責人和會計主管人員批準,可以復印。外單位提供的原始憑證復印件應登記在專用登記簿上,並由提供者和接收者簽字或蓋章。

3.原始憑證較多時,可以分別裝訂,但應在憑證封面上註明記賬憑證的日期、編號和種類。同時,會計憑證上應註明“附件另設”和原始憑證的名稱、編號,以便查閱。對於各種重要的原始憑證,如存單、提單等。、以及各種需要隨時查閱和歸還的文件,應單獨編制目錄,分別保管,有關會計憑證和原始憑證應分別標明日期和編號。

4.年度裝訂的會計憑證可以在年度終了時由本單位會計機構暫保管壹年,期滿後移交本單位檔案機構統壹保管;沒有檔案機構的,應當指定專人在會計機構保管。出納可能不負責會計檔案。

5.嚴格遵守會計憑證保存期的要求,到期前不得隨意銷毀。