會計電算化是電子計算機在會計工作中應用的簡稱，即把以電子計算機為代表的現代化數據處理工具和以信息論、系統論、控制論、數據庫以及計算機網絡等新興理論和技術應用於會計核算和財務管理工作中，以提高財會管理水平和經濟效益，進而實現會計工作的現代化。會計電算化改變了會計核算方式、數據儲存形式、數據處理程序和方法，擴大了會計數據領域，提高了會計信息質量，改變了會計內部控制與審計的方法和技術，因而推動了會計理論與會計技術的進壹步發展完善，促進了會計管理制度的改革，是整個會計理論研究與會計實務的壹次根本性變革。從表面上看，會計電算化只不過是將電子計算機應用於會計核算工作，減輕會計人員的勞動強度，提高會計核算的速度和精度，以計算機替代人工記賬；然而會計電算化決不僅僅是對核算工具和核算方法的改進，它促使會計工作組織和人員分工的改變，促進會計人員素質的提高和知識結構的改善，提高會計工作效率和質量，解放會計人員的時間和精力，促進會計工作職能的轉變，推動會計理論和會計技術的進步，使整個會計工作水平大幅度提高並增加企業的經濟效益，使會計理論和實務的方方面面都發生前所未有的深刻變化。
在這種背景之下，根據國土資源部的要求，國土資源部實物地質資料中心財務部於2000年開始實施會計電算化，到2003年，在賬戶的設置、記賬憑證的填制、登記賬簿、編制會計報表等環節實現了會計數據處理的電算化，但距真正意義上的會計電算化的目標，還有壹定的距離。
壹、會計電算化系統設計
1.階段規劃
會計電算化的實施是壹項復雜的系統工程，它包括會計電算化工作的規劃、會計信息的建立與管理、人員的分工與培訓、各種制度的建立與實施等眾多內容，這些都必須采用系統工程的方法與原理去組織，才能使會計電算化工作順利進行。根據國土資源部的要求，考慮到本單位的實際情況及今後的發展，本單位的會計電算化宜分為兩個階段：第壹階段，建立會計內部局域網，實現會計數據處理的電算化；第二階段，與單位其他部門實現聯網，使會計信息系統與單位管理信息系統和其他子系統建立聯系，實現財務賬目查詢、管理輔助決策等功能。
2.系統功能設計
會計電算化應充分體現會計工作的業務內涵，按照有關會計電算化的規範，其系統功能設計如圖1所示。
圖1 會計電算化系統功能圖
3.會計電算化硬件環境設計
由於本單位財務機構規模較小，機構設置也較為簡單，所以在局載網設計上采用總線型網絡拓撲結構（圖2）。
圖2 財務部拓撲結構圖
總線拓撲結構主要有以下優點：
（1）電纜長度短，容易布線。因所有的站點接到壹個數據通道，只需很短的電纜，所以減少了安裝費用，易於維護和布線。
（2）可靠性高。因總線的結構簡單，又是無源元件，所以從硬件的觀點看，十分可靠。
（3）易於擴充。增加新的站點，只需在總線的任何點將其接入，如需增加長度，可通過中繼器擴展壹個附加段。
計算機硬件是會計電算化系統運行的設備基礎，硬件配置的好壞直接影響到會計電算化系統的效率和質量。根據會計電算化發展的規劃，並考慮到今後幾年計算機本身及相應軟件的更新速度、網絡技術的發展等因素，服務器和各工作站均采用聯想微機，其中服務器主頻2.1G、硬盤60G、內存256M，各工作站上均配有打印機。
4.會計電算化軟件環境設計
計算機操作系統采用Windows NT。
會計軟件選用上，近期內采用通用的會計軟件——用友財務管理系統；長期規劃上，要能夠在通用軟件基礎上進行二次開發，以適應未來會計電算化工作發展的需要。
二、人員配備與崗位培訓
為實施會計電算化，改變了原手工會計系統的崗位分工與職能，單純的財會人員已不能滿足會計電算化後的工作需要，必須有專業人員來負責會計電算化工作的管理以及系統運行、維護等。由於本單位規模較小，財務人員比較少，不可能另外配置專業的電算化管理人員，因此我們立足於對原有職工的培訓。根據本單位會計電算業務的要求，制定制度，有計劃地組織會計工作人員進行電算化培訓，以適應近期工作需要。
會計電算化對傳統會計工作模式是壹次革命，作為會計工作人員壹定要跟上電算化的要求，積極提高自身素質，更新知識結構：壹方面要更多地學習經營管理知識，另壹方面還必須掌握電子計算機的有關知識。會計人員掌握會計基礎工作和規範的業務處理程序，是實現會計電算化的前提條件。
三、會計電算化系統的安全可靠性
安全性指軟件系統防止會計信息被泄漏和破壞的能力。可靠性是指系統防錯、查錯、糾錯的能力，防止產生不正確的會計信息的能力。評價會計電算化系統的安全可靠性，主要是要把軟件系統提供的各種可靠性保證措施結合起來，看其是否能有效地防止差錯的發生，以及在發生差錯時能否及時查出並能進行修改；安全性保證措施是指能否有效地防止會計信息的泄漏和破壞。
為達到安全可靠性指標，我們對系統設置了多種控制措施，如權限設置、復核功能設置、各種校驗功能設置、處理順序控制，采用信息加密技術和存取控制技術，設立備份和恢復功能等。為了增強網絡安全防範能力，購買了防病毒專業軟件，采用了防火墻技術、網絡防毒、信息加密存儲、身份認證等手段。為加強數據的保密與安全，在進入系統時采用用戶口令和相應的用戶權限設置。同時制定了嚴格的作業制度和作業程序，各工作人員的文檔要及時備份，重要的文檔要專業備份和存檔。
四、存在的問題及解決途徑
通過實施會計電算化，提高了本單位的財務工作效率和質量，逐漸跟上國內會計現代化發展形勢，但也發現了許多問題。
第壹，整個單位的辦公自動化建設缺乏系統的規劃，相關部門的配套建設不夠合理，使得會計電算化僅成為財務部門的事情，未與整個單位構成壹個整體，會計電算化的全部優越性不能得到充分的體現。
第二，會計電算化在會計檔案管理中還存在壹些不足。如壹方面要對電算化會計文檔介質進行存檔，另壹方面又要將文檔打印存檔，采用的是傳統的存檔與電算化存檔相結合的模式。如何充分發揮電算化存檔的優點，目前在技術上還不夠成熟，需要進壹步研究和完善。
第三，與傳統的會計方法相比，會計電算化還存在壹定的浪費——如重復打印等。
這些問題可以說是在會計電算化過程中的普遍現象，為此我們提出了以下解決途徑。
（1）成立信息控制中心，建立單位內部局域網。通過信息控制中心，對整個單位各部門子網進行協調和管理，維護整個局域網的運作。財務室會計電算化管理系統通過服務器與單位內其他部門進行信息交流。這種方法較為簡單，也便於操作，既在壹定程度上發揮了整個單位的辦公自動化作用，又使財務室會計電算化系統保持了相對的獨立性，便於會計資料的安全管理。
（2）針對本單位的具體情況，組織力量對現有的會計電算化系統進行二次開發。在開發中要考慮整個單位內各個部門的辦公需求，從而使會計電算化系統與整個辦公管理系統和諧。
通過會計電算化的實施，我單位會計工作面貌得到很大改觀。也應該看到，會計電算化本身還處在不斷發展完善之中，會計電算化的實施，無論是理論還是實踐都需有壹個較長的過程，不能急功近利。