在使用系統前必須設置使用該系統的用戶，並且為每個用戶賦予正確的功能權限。如果要控制數據權限，還需要為相應的用戶設置相應的數據權限。
壹般情況下，按下列步驟進行：
第壹步：設置角色；
第二步：為角色分配權限；
第三步：設置用戶，為用戶設置所屬角色；
第四步：如果用戶的權限與角色不壹樣的話，對用戶的權限進行局部調整；
第五步：如果要控制數據權限，進行相應的數據權限控制。
壹、設置角色
角色是指在單位管理中擁有某壹類職能的組織，這個角色組織可以是實際的部門，可以是由擁有同壹類職能的人構成的虛擬組織。例如，實際工作中最常見的會計和出納兩個角色（他們可以是壹個部門的人員，也可以不是壹個部門但工作職能是壹樣的角色統稱）。在設置角色後，可以定義角色的權限，如果用戶歸屬此角色其相應具有角色的權限。此功能的好處是方便控制操作員權限，可以依據職能統壹進行權限的劃分。本功能可以進行賬套中角色的增加、刪除、修改等維護工作。
角色的個數不受限制，壹個角色可以擁有多個用戶，壹個用戶也可以分屬於不同的角色。用戶和角色的設置不分先後順序，用戶可以根據自己的需要先後設置。
只有系統管理員有權限進行本功能的設置。
（壹）增加角色信息
以系統“管理員（admin）”的身份登錄“系統管理”，在“系統管理”主界面，選擇權限菜單中的角色，點擊進入角色管理功能界面。如圖3-3-1所示。
圖3-3-1
在角色管理界面，點擊〖增加〗按鈕，顯示“增加角色”界面，如圖3-2，輸入角色編碼，可以錄入12位字符；輸入角色名稱，可以是40位字符（角色編碼和名稱都不允許重復錄入，而且此兩項是必輸項）；在備註中可以加入對此角色的註釋，可以錄入119位字符。在所屬用戶名稱中可以選中歸屬該角色的用戶。點擊〖增加〗按鈕，保存新增設置。
（二）修改角色信息
在圖3-3-1中，選中要修改的角色，點擊〖修改〗按鈕，進入角色編輯界面，如圖3-3-3，對當前所選角色記錄進行編輯，除角色編號不能進行修改之外，其他的信息均可以修改。
圖3-3-2
（三）刪除角色信息
在圖3-3-1中，選中要刪除的角色，點擊〖刪除〗按鈕，則將選中的角色刪除，在刪除前系統會讓您進行確認，如圖3-3-4。如果該角色有所屬用戶，是不允許刪除的。必須先進行“修改”，將所屬用戶置於非選中狀態，然後才能進行角色的刪除。
註：用戶和角色設置不分先後順序，用戶可以根據自己的需要先後設置。但對於自動傳遞權限來說，應該首先設定角色，然後分配權限，最後進行用戶的設置。這樣在設置用戶的時候，如果選擇其歸屬那壹個角色，則其自動具有該角色的權限。
三、為角色分配權限
用友ERP-U8提供集中權限管理，除了提供用戶對各模塊操作的權限之外，還相應的提供了金額的權限管理和對於數據的字段級和記錄級的控制，不同的組合方式將為單位的控制提供有效的方法。用友ERP-U8可以實現三個層次的權限管理。
圖3-3-3
圖3-3-4
功能及權限管理：該權限將提供劃分更為細致的功能及權限管理功能。包括各功能模塊相關業務的查看和分配權限。
數據及權限管理：該權限可以通過兩個方面進行權控制，壹個是字段及權限控制，另壹個是記錄級的權限控制。
金額及權限管理：該權限主要用於完善內部金額控制，實現對具體金額數量劃分級別，對不同崗位和職位的操作員進行金額級別控制，限制他們制單時可以使用的金額數量，不涉及內部系統控制的不在管理範圍內。
功能權限的分配在系統管理中的權限分配設置，數據權限和金額權限在“企業門戶”中“基礎信息”中“數據權限”中進行分配。對於數據權限和金額權限的設置，必須是在系統管理的功能權限分配之後才能進行。
操作步驟
以“系統管理員（admin）”身份註冊登錄“系統管理”，選擇權限菜單中的角色進行功能權限分配，如圖3-3-5。從操作員列表中選擇操作員，點擊“修改”按鈕後，系統彈出“增加和調制權限-［xx］”信息菜單（xx分為兩部分：第壹部分為用戶類型，角色或用戶；第二部分為操作員的ID），如圖3-3-6。
四、設置用戶
本功能主要是完成本賬套用戶的增加、刪除、修改等維護工作。設置用戶後系統對於登錄操作，要進行相關的合法性檢查。其作用類似於WINDOWS的用戶賬號，只有設置了具體的用戶之後，才能進行相關的操作。
操作方法
以“系統管理員（admin）”身份註冊登錄“系統管理”，在“系統管理”主界面，選擇權限菜單中的用戶，點擊進入用戶管理功能界面，如圖3-3-7。
圖3-3-5
在用戶管理界面，點擊〖增加〗按鈕，顯示“增加用戶”界面，如圖3-3-8。此時錄入編號、姓名、口令、所屬部門，E-mail，手機號內容，並在所屬角色中選中歸屬的內容。然後點擊〖增加〗按鈕，保存新增用戶信息。
選中要修改的用戶信息，點擊〖修改〗按鈕，可進入修改狀態，如圖3-3-9。但已啟用用戶只能修口令、所屬部門，E-mail，手機號和所屬角色地信息。此時系統會在“姓名”後出現“註銷當前用戶”的按鈕，如果需要暫時停止使用該用戶，則點擊此按鈕。此按鈕會變為“啟用當前用戶”，可以點擊繼續啟用該用戶。
圖3-3-6
圖3-3-7
圖3-3-8
在圖3-3-7中，選中要刪除的用戶，點擊〖刪除〗按鈕，可刪除該用戶。但已啟用的用戶不能刪除。
對於“刷新”功能的應用，是在增加了用戶之後，在用戶列表中看不到該用戶。此時點擊“刷新”，可以進行頁面的更新。
點擊“退出”按鈕，退出當前的功能應用。
增加用戶欄目
說明編號：必須輸入，不能為空，最大不能超過10 位，不能輸入數字之外的非法字符。
圖3-3-9
姓名：必輸輸入，不能為空，最大不能超過10位，不能輸入數字、字母、漢字之外的非法字符。
口令：可以為空，最長不能超過20位，輸入時以隱含符號“*”代替輸入信息。
確認口令：不能輸入非法字符。必須與前面輸入的口令完全壹致，否則不允許進行下壹項內容的輸入，也不允許保存該用戶信息。
所屬部門：可以為空，最大不能超過20位，不能輸入非法字符。
所屬角色：選擇用戶所屬的角色名稱和ID號。
調整用戶權限和設置數據權限，在此不再詳細說明。