1、確定會議是否必要。能否通過其他方式使會議準備解決的問題更有效地獲得解決？
2、確定會議的目的。妳試圖達成什麽樣的結果？會議準備做出什麽樣的決定？準備取得什麽的行動方案？
3、準備議事日程。列出與會議目的有關的項目。依重要程度進行項目排序。把有關項目歸並為壹組。限定每個
項目的商議時間。
4、收集所有與會議所議項目有關的信息。如果太長、太多，將其要點摘錄出來。
5、會前將會議議事日程和整理好的文件在與會人中間傳閱。
6、根據要討論的問題限定與會人員。
7、在正式開會之際，查看壹下是否有新的信息。如果有，需簡要告訴大家。
二、會議期間控制
1、敘述會議的目的。
2、核對並記錄與會者。
3、根據議事日程順序提出每個項目，然後進行討論，征求有關與會者的意見。
4、給每壹個人表述自己意見的機會。
5、控制討論過程。如果發生與論題無關或深入到不必要的細節上，應及時引導到議題本身。
6、如果討論變得復雜，出現各種不同的見解時，妳要根據自己的理解將各種觀點加以概括。
7、堅持預定的時間，不要拖延。
8、在每個項目討論結束後加以概括，以便決策或達成結論。
9、在會議結束時，對已取得的結果進行概括。如確有必要進壹步討論，可以推遲到下壹次會議。
10、確定下次會議的議題和時間。
三、會後工作
1、在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應準確。會議中所形成的決策要突出承擔行動的責任人姓
名、時間及標準。表明下次會議的日期和時間。
2、根據會議，對執行進行監督和檢查。
問題二：如何組織有效會議和開展會議 因為開會耽誤多少工作？算算看，妳壹周內總***： 以講話傳達講話， 以會議貫徹會議， 以文件落實文件 妳如何看待“文山會海”現象？ 會議的重要性 大多數企業在會議中決定其基本走向 90%以上的重大決策是通過會議制定的 企業花在開會上的時間越來越多 開會的頻率越來越高 ――調查發現，在浪費時間的事情列表上，會議總是 居於首位。因為會議通常都沒有很好的組織和召開。 雖然在許多組織中，會議是必須的，而且運用廣泛， 但不等於會議都能達到預期的目的，會議受挫乃是常有的事。 我們常常聽到這樣或那樣的對會議的抱怨，這是因為或者主 待人沒有很好地控制會議的進程，或者與會者沒有明確會議 的目的。影響會議成效的因素自然是多方面的，但歸納起來 主要有以下幾點： 會議低效的原因 原因具體表現 時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆 轆，無心開會。 地點會議地點設在經理辦公室，致使會議被頻繁打 斷，無法正常進行。 開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是壹些可有可 無的參加者。 主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著 鼻子跑，無法達到會議意圖。 參會者的技能參會者發言混亂，既不知如何表意，又不知如何 引退，致使會議失敗。 會議的準備工作開會前沒有通知與會者相關事宜，致使會議拖沓 而無成效。 開會的原因、目的和結果 開會的原因、目的和結果在會議進行中忽然發現 皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。 1．會議是壹個集思廣益的渠道 圖1-1 集思廣益圖 會議是壹個 *** 的載體。通過會議使不同的人、不 同的想法匯聚壹堂，相互碰撞，從而產生“金點子”。 許多高水準的創意就是開會期間不同觀念相互碰撞的產 會議的意義2．會議顯示壹個組織或壹個部門的存在 會議總是在大於壹人的情況下發生的，即使是只有兩個人的會議，這 兩個人也是壹種小型組織。沒有不開會的組織或部門，壹個組織或部門 不召開會議，它的存在價值就會受到質疑。因此，會議能夠充分顯示壹 個組織或部門的存在價值。 開會很少是壹對壹的溝通，絕大多數情況下都是壹種群體溝通。隨著科技的迅猛發展，人們的溝通方式越來越多，現在 人們可以通過E-mail、多媒體等種種形式進行溝通，但是， 群體溝通，即會議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替 代的。因為這種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類 原本的溝通習慣。 開會的目的 開會讓您… 分派工作，公平合理但開會也讓您… Delay重要工作或客戶無需開會的“五個如果” 必須開會的“五個如果” 壹家合資工廠著火了，經過調查，原因在於壹名員工 違反了操作條例，在車間內吸煙，所以導致火災發生。 (1)如果妳是這家合資企業的生產經理，妳要采取下列哪種 方式處理此事： A.壹對壹批評 B.開會當眾批評 C.寫檢查處罰 (2)妳為什麽這麽做？ 高效會議的八大特征 會議的籌劃與管理 會前的準備工作 會中的組織服務 會後的善後處理 1、會議的頻率1.固定的部門會議 2.全體會議 3.處理突發事件的會議 4.壹對壹會議 2、明確舉行會議的目的 會議目標數量要適當3、做好會前籌劃 1、時間安排：絕大多數與會人員方便的時間 必須確定會議起始時間 大家易集中精力的時間 2、參會人員的選擇 參與決策的人能否到場？ 會議決策的執行者（參與者）能否到場？ 開會時能提供特定咨詢的人能否到場？ 3、預約參會人員 所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人， 以找出最適宜所有參會人的開會時間。 確定了會議時間後要提前壹周告知參加會議的人員， 這樣可以讓他們提前安排好自己的工作日程，以免出現打擾 別人計劃或參會人......>>
問題三：如何組織員工座談會 能有這樣想法的領導，值得我尊敬，如果妳們的員工能把妳們的公司當做自己的學校，教室，能覺得自己是在學習，在進步的話，那妳這樣做就很有意義，但大多數只覺得自己上班就是行屍走肉，我建議妳挑選少數人員參加，壹，無論新老員工凡有理想者可加入，二，對公司有期望者，三，願意在公司工作達十年者，開會的目的是感情交流，但大多數年輕人只覺得沒意思，想要更好的前進下去，就先培養壹批能幹的內部人員吧，記得多培養幾個候補人員，用內部的力量感染周圍，上正，下面也會好，但妳招的員工也得是素質高，修養好的才行，這樣妳公司的聲譽才能得以燦爛
問題四：如何協助領導組織會議 壹、會議預案的制定：
當決定召開會議之後，秘書人員要著手做的就是擬定詳細的會議方案。會議方案也稱為會議預案，就是為實現壹定的會議功能目標，事先對運作環節、工作事務過程，辦事流程所做的有序安排。屬於計劃類會議文書。壹般來說，中、大型會議或重要的電視、網絡視頻會議才需要擬定預案，簡單的小型會議，不必有預案。 會議方案的內容與格式：壹份完整的預案包含以下內容：
1、明確召開會議的目的、任務。 即這次會議要實現什麽目的、效果及有哪些方面的具體要求，這是擬定預案的第壹步；
2、 會議的規模，包括確定與會總人數、與會者的職務、級別、主持人選，概算經費成本，確定 會議的會期等；
3、會議名稱、召開的時間、地點；
4、會議材料的組織和大會發言安排；
5、其他事項的安排。
二、擬定會議議程和日程：
會議預案是對大中型會議的整體籌劃，會議議程是對會議議題進行 先後次序的安排，會議日程是對會議議程和會議期間其他各項活動逐日做出的時間安排。議程和日程是會議方案的組成部分。 秘書人員在協助領導籌備會議時，可以說，制定會議預案是整個工作流程的第壹步，接下來還有很多工作要做。
1、編制會務程序表議預案：
雖是整個會議的計劃，但會議預案不完全等於會務工作計劃，因為會議預案所列項目比較籠統，而會務工作則是十分具體、細致的。秘書部門有必要在會議預案的基礎上對會務工作做出壹個周到細致的具體計劃，編制成“會務工作程序表”。程序表應該包括各項具體會務工作的內容、完成時間、責任人等項目。會務工作程序表由會務工作負責人(通常是 辦公室主任)編制。由於它是具體事條的安排，不壹定須經上司審查批淮。會務工作程序表編好後，可作為會議預案的附件發給承擔會務工作的人員。由於分工明確、內容具體、時間要求嚴格，各人可按程序表分別進行具體準備工作。會務工作負責人也可按程序表檢查各項 事務的落實情況，凡是已經按要求完成的，就在備註欄註明“已辦”，這樣會務工作就可井 然有序地進行，防止出現顧此失彼、重復忙亂的情況。
2、準備會議材料：
①會議文件的起草 會議文件的起草是件非常嚴肅的事。有的要提前很長時間開始淮備。提倡領導親自主持並參 加重要文件的起草，必要時要成立專門的起草班子。壹般情況下，日常的工作會議或專題性 比較強的會議的文件，可由相關職能部門負責起草;壹些重要的、大中型會議，需要在主要 負責人的主持下，事先成立專門的起草班子，專司文件起草工作。
②會議文件的審效 會議文件有些需要在會議上宣讀，有些是關於程序、流程的規定，壹旦有了差錯，直接影響 到會議的質量與進程。為了確保會議文件的質量，提高會議效率，秘書人員需要在會前對組 織起草和有關部門報送的會議文件進行審核和校對工作，然後向上司提出所報送的文件能否 提交會議討論的意見。
③文件材料的印制和分發需要提交會議審計的文件討論稿和其他資料，應在會議召開前印制完畢並發到與會人員手中。分發文件的方法主要由：
⑴意識會前分發；
⑵報到、入場時分發；
⑶按座位發放；
⑷會議結束時分發 。
三、發出會議通知 發出會議通知常用兩種形式，壹種是口頭通知，壹種是書面通知。 口頭通知主要適用於壹些單位內部召開的會議，或參加人員少、準備時間短的會議。根據通 知方式不同，口頭通知又分為當面通知和電話通知。書面通知是壹種比較正式、傳統的通知 方式，主要適用於壹些大中性會議。主要由兩種方式。壹種是以正式文件形式下發的會議通 知，另壹種是便函膽式的會議通知。
四、布置會場與檢查 布置......>>
問題五：如何組織和召開項目會議 妳說的是會務工作嗎？組織會議，行內叫做辦會，與辦文、辦事壹起構成了機關人員的基本職責，簡稱“三辦”。
辦會根據會議的屬性、內容、規格不同也有所不同。比如，黨的會議、行政會議、業務會議等，其本身就有屬性上的區別，組織會議的原則、形式、方法也有差異。
但不管什麽會議，起碼離不開幾個環節。
1、籌劃環節。需要根據會議的性質、內容、規模，擬訂計劃方案。其中，時間、地點、議題、參加人員、食宿接待、會場布置、會議的主持人等都是不可缺少的基本要素，最好是按照程序逐壹拉單。最後起草會議的組織實施方案和經費預算，報請領導審批。期間，若是超過200人中、大型會議，還要給分管或主要領導匯報。
2、準備環節。方案確定後，首先要發出預先通知，其中時間、地點、人員等暫時不能確定的要素，可以在正式通知中予以明確。其次，就是要展開會議的準備，也叫做會議的籌備階段，主要是根據時間先後、輕重緩急，編制壹個籌備計劃，多個部門合作的，還要召開壹個或者幾個協調會，明確任務分工、標準要求和時間接點。籌備工作是壹項艱苦細致的工作，我們常說會議是否成功圓滿，關鍵在會外而不是在會內，所以，會議的準備質量往往影響會議的成敗。準備的內容，大致有文字材料準備、物品準備、會場準備、食宿準備、接待準備、保障準備等等，必須細而又細。編制好會議須知。
3、實施環節。要布置會場，包括會標、條幅、音響、鮮花、材料、文具、打印設備等細數到位，同時要安排好座次、調試好所有必備設備。要安排好接待，包括接機、接站、食宿等。要根據需要安排好車輛保障、衛生保障、安全保障等。要組織好人員，準備簽到登記，引導與會人員就坐。要安排好主持人和會議發言人員的材料，必要時要安排專人負責，留有備份，防止壹時疏忽忘記了拿材料或講話稿。要安排好新聞宣傳工作，攝影、錄像、報道都要根據需要進行協調。要做好會間的保障工作。
4、收尾環節。會議結束後，要及時收撤會議物品，清理會場及食宿場所物品。要根據會議精神和領導要求，修訂印發會議文件。
問題六：如何組織有效的討論會 壹、會議議程
壹、好的開場白
好的開場白需能夠簡明扼要的解釋本次開會要討論的內容，需有鼓動性，以便提起眾人的精神積極參加此項會議。壹種不好的開場白就是平鋪直敘的開始。“下面我們大家討論壹下今後軟件工作如何如何，希望各位踴躍的提出自己的意見”。往往組織者在說出這樣的開場白後就沒有人吭聲了，第壹沒有提出討論的重點，範圍框架太大，可說的太雜；二是太過平淡，過於程式化，讓人提不起興趣，三是過渡不自然，沒有為後繼的發言者提供可延續的話題。改成這樣會好壹點，“好，我們既然對前面的工作情況也有了了解了，相信大家意識到不足自然有更好的改進想法。特別是對於軟件變更流程方面，既然我們對以往的做法是深惡痛絕，我們就更應該積極的去提出解決問題的好方法！請自己的想法告訴大家好不好...”，這樣壹來帶動了與會者，並有了個自然的過渡，先針對某項具體的問題進行討論，將討論先順利的開展起來。
二、避免冷場
討論會上冷場是最令人尷尬的。特別對於組織者來說，熱切的等著大家發言，可是大家都低著個頭，默不作聲。壹般來說，沒有不會說話的人只有不願意主動說話的人。組織者應該想方法帶動與會者的發言，或者轉個話題，說個相關的幽默活躍壹下氣氛。也可以直接點名請某個人出來說說，然後就著此人的話題繼續發揮，展開對某事的討論。
三、避免滔滔不絕
有的領導壹時性起會滔滔不絕的連講數小時，講到倒是正事，可惜總是壹個人發揮，而且越說越有勁，沒個節制，把討論會變成了個人演講會。不要說全無了討論的效果，而且如果口才不好聽得人昏昏欲睡，這就更不好了。如果是與會者滔滔不絕到好辦，適當的時候可以提醒壹下，先感謝其能夠中肯的提出寶貴意見，再請其簡明扼要的提出觀點供大家參考。
四、防止跑題
這是小討論會上最常見的情況。往往四五個人開始還在討論需求分析，分析來分析去就開始天馬行空。結果壹個小時能討論完的東西，說不定能拖壹個上午。跑題的責任全部要算在會議主持者的頭上，如果他能很好的把握會議的議程，明確會議的目的，有很強的工作責任感是不會把時間浪費在跑題上的。
五、打草驚蛇
這個只是作為壹個小技巧隨便說說而已。如果發現與會者心不在焉，私下裏交談或者做小動作的，不妨請其身邊的人起來發言。全會場的人目光聚到他身邊人的身上，受目光所及，此人自然要顧及自己的作為，端正開會態度。算是壹個旁敲側擊的方法。
問題七：如何有效組織壹場學習討論的會議 在組織壹次會議之前，壹定要明確此次會議的目的。會議不論大小、規模，都要有明確的會議議題及所要討論、解決問題，並要讓參會人員知曉，並提前做好準備工作。如果有會議資料需要讓參會人員了解，壹定要及時發放並叮囑參會人員閱。
參會人員範圍壹定要準確。壹般參會人員需要組織人員、主持人、會議參與者和記錄人。會議參與者範圍既不能過大也不能過小。人數過多，表達意見過多、分散，不易形成統壹意見，而且也容易造成會議時間的冗長；人數過少，不能有效收集意見。
做好會議前的準備工作。會議前準備工作應包括發放會議通知，通知內容全面，應包括時間、地點、議題、參加人員、會議議程及所需時間、會議要求等，同時要確保發放到位，避免因為參加人未接到通知而影響參會的情形出現。會議現場的布置（包括會場宣傳橫幅的懸掛、會議座次安排、席簽、水果、茶杯、鮮花、資料、會議桌擺放形式）、調試好燈光、音響、空調等電子設備。
會議過程中，要充分發揮主持人的協調作用。合理安排次序，壹般重要的議題放在前面討論。在開會時，要註意緊緊圍繞會議議題發言，同時要控制好發言時間，有的企業為了控制時間，設置鬧鐘、提示器等設備進行提示，當發言人離題太遠，也可以提醒主持人制止。當會議議題爭論不下時，主持人應及時進行會場協調，保證會議順利進行。
會議過程中，還有做好服務。例如每隔壹段時間就要讓服務人員續水、會議有時需要臨時增加與會人員，應及時通知等等，還有就是突 *** 況的及時處置。
會議結束後。有些重要的會議，還需要在會後形成紀要，應督促會議記錄人員及時整理會議紀要，呈送相關領導審閱、下發。同時要根據會議記錄的決議事項，加強執行監督。
會議最後形成的會議文件要及時歸檔。別忘了，對於會議組織者要及時對會議整個組織流程進行反思，有哪些環節做得不夠好，有哪些環節做的好，及時總結，慢慢制定出會議組織的標準流程，這樣既能節約時間、提高效率，也避免遺漏事項。
問題八：如何組織評審會議 評審會議流程壹般采取以下幾個步驟：評審會議的準備、評審會議的召開、評審會議的跟蹤三大環節。
壹、評審會議的準備
首先是召 *** 議，發出評審通知(評審內容、會議時間、會議地點、參加人員等)，並且將相關待評審的相關資料也發送給參加會議的評委;主要的目的有兩個：
讓參加會議的人員對會議的內容有壹定的了解，在會議前做好準備，避免盲目的參加會議而浪費自己和其他人的時間;
第壹、如果該評委在會議期間有其他緊急的事情，可以及早反饋給會議召集人，以便召集人重新確定評委或者評審會議改期召開。
二、評審會議的召開
首先要確定壹個會議的主持人，其主要的職責是控制會議的進度、時間、協調會議中出現的問題。
對於待評審的工作產品由其生產者采用“走讀”的形式進行講解，在講解的過程中回答評委提出的問題。
會議記錄人主要是記錄會議中發現的所有問題，方便會後的修改完善。
SQA人員參加會議主要的關註點在於對照SQA的檢查表Checklist檢查評審的流程是否是符合規範。
三、評審會議的跟蹤
將記錄的問題匯總到《評審記錄表》，由項目組進行修改、完善;SQA監督所有 是否封閉。
附錄：
(1)列舉重要工作產品評審的重點：
A.計劃的評審
主要是關註的核心在於估計是否正確;人員安排是否合理;以上兩個方面如果合理，項目的進度就不會出很大的問題。
B.需求的評審
主要關註需求來源、需求的準確性、需求的完整性，避免產生二義性;最好讓測試人員和客戶參見，壹遍讓各角色達成***識。
C.總體設計的評審
在總體設計評審中，最好將已經評審通過的需求文檔從配置管理庫中提出，對照總體設計是否和需求壹致;另外技術領域專家參加評審還要關註於設計的合理性、可實現性以及完整性。
D.代碼評審
代碼審核由項目組開始審查，主要關註代碼的格式、整體邏輯、變量的命名、程序註釋等表面的屬性;至於運行質量應當放在單元測試中解決。
E.管理性的評審
管理性的評審壹般放在裏程碑、項目結束後進行。準備的資料包括前期工作的總結，是否按照計劃計劃執行、出現的問題的數目、解決了多少、未解決的問題、是否對後期有影響等。
問題九：如何組織高效會議 提前進入狀態，減少在準備過程中花費更多時間，能讓會議溝通更高效，提高妳的職場工作效率。這就要求妳在會議開始之前把自己的神經頻率調動起來，進入活躍興奮狀態，同會議所需的緊張、快速波段保持壹致，讓大腦有足夠時間調兵遣將，這個時間大約需要15分鐘。