1.收到負數發票的會計分錄
借:應收賬款——受票方(紅字金額)
貸:應交稅費——應交增值稅、銷項稅額(紅字金額)
產品銷售收入(或主營業務收入)(紅字金額)
2.開具的銷項負數的發票
根據退回貨款入庫單及負數發票做:
借:應收賬款----某單位(紅字)
貸: 主營業務收入(紅字)
應交增值稅--應交增值稅銷項(紅字)
需要註意的是：
1、按負數發票沖銷當月收入及銷項稅金，再按正數發票重新入賬。正負相抵後無銷項稅及收入。
2、負數發票即紅字發票，只有發生退貨時，而且是跨月的對方和本公司都已入帳要取得購貨方當地國稅機關出具的退貨證明，本單位才可去領負數發票申請表再經國稅局批準方可開具負數發票。
3、開具負數發票(也就是紅字發票)，與開具正數發票的分錄壹樣，只不過記賬的金額要用紅字(代表負數)。
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購買方銷項負數發票怎麽做賬開銷項負數大體上有二種情況，
第壹，是對方公司已經抵扣，已收到對方稅務局開具的退貨證明單，這時要開銷項負數。根據稅票，入庫單，借: 主營業務收入 應交稅金-應交增值稅(銷項) 貸:
應收賬款或銀行存款。
第二，是對方公司沒有抵，將發票退回，那麽就像妳所說的，開完負數後，和正數發票壹起留存。
銷項負數發票的開具方式：
點擊工具條上負數按鈕，系統彈出所對應的銷項正數發票代碼及號碼填寫的窗口，為了確保正確，要求兩次填寫相應的正數發票的代碼及號碼，如果當前發票庫中有這張正數發票，點擊確認，調出填開負數發票的窗口，系統根據正數發票的內容自動填寫負數發票，如果其中商品信息有變化可修改。
如果當前發票庫中沒有這張正數發票，那麽輸入發票的號碼和代碼後，點擊確認，調出填開負數發票的窗口，由企業手工填寫這張負數發票。輸入時數量的輸入應取負值，單價為正，系統在備註欄自動填入對應的正數發票的號碼及代碼，填開完畢直接打印。
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什麽是負數發票負數發票也就是紅字發票，指的是發生退貨時，而且是跨月的對方和本公司都已入賬要取得購貨方當地國稅機關出具的退貨證明，本單位去領負數發票申請表再經國稅局批準開具的發票。
962號文的規定已經說明，只有原發票開具錯誤，才可以退回給銷貨方重新開具增值稅專用發票發票(實際操作先按原錯票內容開具壹張負數發票，然後再按正確的內容開具壹份藍字發票交給購貨方)。由於增值稅發票過期未進行認證而發票自身開具沒有問題，是不能退回重開的。
如果，確屬發票開具錯誤，購貨方將抵扣聯和發票聯退回，退回的抵扣聯和發票聯附在開具的負數發票的存根聯和發票聯後面，作為開具負數發票的依據。負數發票的記帳聯附在沖減原入帳收入的記帳憑證後面作為原始憑證。
由於原錯票的存根聯和發票聯由購貨方退回，負數發票不需要給購貨方，將重新開具的正數發票的抵扣聯和發票聯交給購貨方就可以了。