壹、界定問題。 開始壹個項目時，要對問題下定義，該過程需要三個層次。
第壹層次： 熟悉與理解專業術語。通過多渠道清楚了解問題涉及的專業名詞定義，可運用案頭和訪談兩種方式獲得，對收集到的知識信息需進行交叉驗證，甄別出真實可靠的知識點。下表列出了案頭類研究和訪談類研究的主要手段。
第二層次： 剖析問題本質。在工作中，由於時間跨度長、事情雜、人員多等因素，時常會遺忘工作的出發點，從而引發不必要的紛爭，這時需要回到問題的原點，來剖析問題的本質。麥肯錫咨詢公司的問題分析表，又名“321表”(3W-2S-1R)。
第三層次： 明確的問題陳述。是對問題本身及解決問題方法的高度概括，通過壹句話或壹段話，清晰地描述問題的目標、實現的路徑等信息。可運用SMART原則。
做完問題分析就等於問題陳述完成了壹半，問題解析表中的3W、2S和1R，和問題陳述運用的SMART原則有對應關系。
[if !supportLists]S-[endif]-”specific”:意為“特定的”，即在問題陳述時要明確問題的關鍵點，不能籠統。如身材變好，不能空泛說“我要減肥”，而要表達為“我要減重5公斤”。
[if !supportLists]M-[endif]-”measurable”:意為“可衡量的”，即無論是問題本身還是解決目標，都盡量用量化的指標描述。如為員工安排課程培訓，不能說“大家都獲得了壹定程度的收獲”，而要量化為“課程結束後評分85分以下為效果不理想”
[if !supportLists]A-[endif]-”attainable”:意為“可實現的”，即在問題陳述中有明確的規劃且目標可以達到。
R--”relevant”:意為“相關的”，即在問題陳述時必須與初始問題密切相關。
T--”time-bound”:意為“有時間限制的”，即解決方案必須有時間限定。
二、拆解問題。 是解決復雜問題的關鍵，把復雜問題轉化成壹個個小問題，各個擊破。
[if !supportLists]（壹）[endif]可以通過議題樹這壹工具。
1、議題樹壹般有4-5個層級：第壹層級——基本問題；第二層級——關鍵問題；第三層級——子議題；第四、五層——細節議題。
2、常見的議題樹有：縱向議題樹、橫向議題樹、輻射型議題樹。
3、搭建議題樹的兩個基本原則：①MECE原則，②同壹層面原則。
①MECE原則：是首要核心原則，由麥肯錫顧問芭芭拉·明托在20世紀50年代提出，隨《金字塔原則》壹書風靡全球。
②同壹層面原則：是MECE原則的壹個衍生原則。同壹層面包含同壹緯度和同壹層次。
同壹緯度：觀察、思考和表述某事物的思維角度是相同的。簡單來說，就是使用同壹套分類標準。如哺乳動物可以和鳥類在壹個議題樹，但不能和寵物壹個議題樹。
同壹層次：系統在結構或功能方面的等級秩序。如財務、人力資源、銷售都是工種大類，屬同壹層次。而財務總監、出納會計是財務的子級，不能和人力資源、銷售壹個層級。
4、搭建議題樹的兩種基本方法：①自下而上，②自上而下。
①自下而上法：像搭房子壹樣，從議題樹的底層往上搭建，即從最小壹級的議題開始壹層層往上添加（總結歸納），最後指向初始的基本問題（封頂），且下面層級的議題數壹定大於上壹層級。應用於不熟悉或者特別復雜的問題，將想到的散點列出來，再歸納總結，最後根據MECE原則和同壹層面原則進行完善，得到完整的議題樹。
②自上而下法：適用於熟悉的領域，先搭建議題樹和主幹，再完善細節，最後根據MECE原則和同壹層面原則進行修改完善，得到完整的議題樹。
使用兩種基本方法過程中，提高拆解效率的方法——假設驅動法。通過提出假設來補充議題樹裏不確定的地方。
（二）拆解議題的兩種意識：①80/20法則，②叠代和修改。
①80/20法則：由經濟學家帕累托提出，簡言之80%的結果都是由20%的核心原因造成的。因此在搭建議題樹時，要專註那些最重要的議題，舍棄不重要的。區分技巧：衡量清楚議題樹中解決每壹個議題的投入和產出，專註於高產出議題，忽略高投入、低產出的議題。
②叠代和修改：議題樹搭建完成後，需要根據實際情況，不斷進行叠代和修改。
三、解決問題。 真正有挑戰的環節。1、制訂解決方案；2、制訂工作計劃；3、工作執
行。議題樹是“要解決什麽問題”，制訂解決方案是“如何解決這些問題”，制訂工作計劃是“有節奏可控制地解決問題”。
1、制訂解決方案的目的：如何解決壹個個小議題，最後到達目的地。需要區分清楚議題樹的類別（行動導向型議題樹、問題導向型議題樹）。行動導向型議題樹可直接將議題轉化為解決方案，形成解決方案清單。問題導向型議題樹中的議題都是壹個問題，不能直接作為解決方案，需要重新提煉和設計解決方案。
2、制訂工作計劃。內容包括：①工作內容②人員分工③時間進度④工作目標（四大核心要素）⑤資源需求（人員、資金、設備、技術等支持）⑥風險預估
3、工作執行。真正具有挑戰的環節。①定期追蹤進度②不定期溝通進度③及時發現問題、及時補救。
①定期追蹤進度。最常見基礎的是周報、雙周報、月報幾種定期匯報形式。要求開宗明義、梳理重點、列出當前面臨的問題。發郵件的話要沒有廢話、目標明確、重點清晰，所有細節放附件裏。領導有時間就看，沒時間可以不看。
②不定期溝通進度。不定期和項目負責人溝通目前的進度，讓人產生信任感，給予壹定指導，分配更多資源來完成任務。如果平時不註意匯報工作，最後給上級或客戶壹個結論，可能結論和最開始的目標南轅北轍。
③及時發現問題、及時補救。
在工作執行中，除了團隊要保證執行力，個人執行也非常重要。 擺脫拖延癥的4個原則 。
原則①不要逃避。有些拖延癥患者帶有完美主義傾向，其宗旨是：要麽把事情做到完美，要麽什麽都不做。這是壹種負面傾向，會使人陷入無止境的準備和設想中，其背後是壹種逃避心態：不敢嘗試、害怕失敗、恐懼挫折。
原則②把能做的都做了。這是避免逃避的最佳原則。有了完善的工作計劃，先把可以迅速完成的事做好，而不是等所有條件都成熟了再去做。
原則③死磕精神。做事，要不怕麻煩，不怕和自己過不去，無論遇到什麽問題都壹定要死磕、死扛到底。
原則④走出舒適區。人的天性就是逃避困難、貪圖享樂，而保證執行力就是要跟惰性抗爭，跟天性抗爭。養成走出舒適區的習慣，可以幫助自己與惰性抗爭，從而擁有對抗拖延癥的意誌。
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四、總結復盤。 復盤可以讓利益相關方充分了解當前工作進度，及時發現工作中的不足，總結經驗教訓，沈澱工作方法、流程，形成規章制度，發現新的機會點。
（壹）復盤的種類：針對某項工作，需要做兩類復盤。
1、事中復盤：工作進行中的總結反思，主要目的是明確工作目標，優化工作方法。
2、事後復盤：工作完成後的總結復盤。
（二）復盤的流程有四步。
1、回顧目標：是復盤的地基，將工作停下來，看看當初定的目標是什麽、方向在哪裏。回顧目標可以通過：①問題陳述、②議題樹、③工作計劃三方面。
①問題陳述是解決壹項問題的基準點和出發點，在實際復盤時，只需向所有參與復盤的人展示最終版本的問題陳述，同時需要運用SMART原則對問題陳述進行解析。如果不符合SMART原則，需根據大家的理解與討論重新設定符合實際的問題陳述；如果符合SMART原則且大家都確認沒有疑問，特別是半途加入的同事也沒有疑問，就可以進入議題樹的回顧。
②議題樹是對問題陳述中目標的拆解，解決了議題樹中的每壹個議題，就是解決了整個任務。在復盤時，要把完整的、最終版本的議題樹向所有參與復盤的人展示，確保大家能夠理解議題樹中的各議題。
③工作計劃有四大要素：工作內容、工作目標、人員分工、時間進度。需確保所有參與復盤會的人對這些工作安排非常明確。
2、評估結果：是復盤的支撐，這個步驟的實施直接關系後續復盤的成功與否。評估的對象有兩類：①對工作結果的評估、②對工作流程的評估。
①工作結果的評估：評估工作是否達到預期結果，並按時保質完成。只需將“回顧目標”這壹步中的關鍵點壹壹列出，判斷是否都完成即可。在評估時可能會出現辯解、甩鍋、相互指責的情況，組織者要註意控場，明確復盤會是發現問題、解決問題的會議，而不是甩鍋會、爭功會。
②工作流程的評估：此評估的對象仍是問題陳述、議題樹和工作計劃，僅圍繞“四步法”本身，探討這些方法在執行過程中是否被正確使用。
3、原因分析：是復盤關鍵，需要群策群力，通過科學的方法挖掘出問題背後的原因。這壹步做好了，最後壹步的優化改善才有意義，否則治標不治本，無法真正解決問題。
由於各類工作間差異巨大，這壹步並沒有非常標準的步驟要點可遵循，但也有些通用的
方法：①魚骨圖②5why分析法。
①魚骨圖：又稱因果圖，幫助解答“是什麽導致某問題或現象的發生”，它是壹種特殊的議題樹，在使用過程中可以按照議題樹拆解的方法。
②5why分析法：對壹個問題點連續以5個“為什麽”（why）來自問，以究其根本原因。雖然稱為5個“為什麽”，但使用不限次數，直到本質原因為止。這個方法的關鍵是要努力避開主觀和自負的假設和邏輯陷阱，從表象出發，順著因果關系鏈條，深入系統挖掘問題的根本原因，從而找出有效的長期對策，而非短期應付方案。
4、優化改善。壹般有兩種情況：①針對工作結果②針對工作流程。
①針對工作結果的優化改善：壹般情況下，只要把原因分析清楚，解決方案基本就呼
之欲出。針對能夠迅速解決的問題，可直接制訂工作計劃，安排人手解決。針對工作方向或方法不足的問題，需要修改議題樹及工作計劃，在現有條件下沿著修正的道路繼續前進。針對系統性原因，如改進工作流程、公司制度，則可以留到事後復盤中再詳細討論。解決此類問題需開啟壹個新的工作項目。
②針對工作流程的優化改善：此類問題相對簡單，在評估環節就基本知道問題出在哪裏。如果是事中復盤，可以對問題陳述、議題樹和工作計劃進行修改，再按照更新後的方案進行工作；如果是事後復盤，則為下壹個項目“四步法”流程吸取經驗教訓。
五、最後建議。
“四步法”中第壹步界定問題相對比較簡單，但也很重要，只有把問題真正弄清楚，才
能明確整個項目的方向。這套方法需要步步為營，弄清楚當前壹步後再進入下壹步，每壹步都按部就班地執行好，項目也就完成好了。在吃透用通“四步法”後，能體會到工作方法論的奧秘，從而也可以根據自己做事的思維和邏輯，總結出更適合自身工作的方法論，從而更大限度地提升工作效率和獲得感。