公司或工廠的外貿部與公司其他部門的工作性質不同。
首先，與客戶的直接接觸使其處於工作的最前沿。部門對市場變化和客戶要求了解深刻，工作繁瑣，需要細心。
其次，形象方面，外貿部很大程度上代表了公司的形象，是公司文化的體現。因為他們主要是和外界打交道，所以他們的壹言壹行，工作效率，工作作風都體現了整個公司的文化。
再次，出口部是公司與客戶之間的橋梁，客戶通過與外貿部的溝通間接了解公司的經營和文化。公司的產品和服務是通過外貿部的工作來推廣的，各種客戶信息也是通過外貿部的分析研究傳達給公司內部的其他部門，所以可以說出口部是公司和客戶之間的紐帶。
基於這些特點，要求公司的工作人員做事有原則，但處事靈活，做事認真負責，永遠面帶微笑，不急不燥，能夠傾聽客戶不同的意見(好的壞的)，處理突發事件冷靜，具有溝通能力、工作協調能力、工作組織能力，能夠承受工作壓力。
在這個部門裏，所有員工要充分配合，相互協調，分工明確，工作有序，堅持規範的業務流程操作和交叉核對工作，避免產生問題，努力營造壹個活潑輕松的工作環境，但在工作中，又不失嚴謹的壹面。
外貿部門有其特殊性，但不是孤立存在的，它是建立在生產部門和其他部門的基礎上的。能夠在工作中與公司其他部門進行積極有效的溝通。處理事情的時候，要實事求是，以第壹時間處理事情為原則。
二。外貿業務部工作流程
1)外部
2)內部
3)所需信息表格
4)工作要求
(1)對外聯系主要包括與客戶的有效溝通，這是部門工作的中心和重心，與報關公司的聯系，與運輸公司的聯系，與倉庫的聯系，與銀行的聯系，與船公司的聯系，與各級備件供應商的聯系。與外界的交流面廣，通過合理的安排壹步步完成工作。所有環節都要精心安排。工作不能被打斷，
(B)內部溝通主要是與其他部門的合作，包括采購部、生產部和其他部門。從主要工作的特點來說，工作主要是通過溝通傳達任務，協助生產部、采購部等部門完成訂單。闡述客戶的要求，把文字或抽象的訂單變成實際的商品。所以，在外貿部門工作，最重要的方式就是如何有效溝通。協調各方面的聯系。並有序有效的進行
工作安排。它以其他部門為基礎，起到組織其他部門的作用。
(3).外貿業務部門的工作以文字為主，工作繁瑣，接觸面廣，需要壹定的數據表格來規範部門的工作。確保各種信息都有記錄。
1)樣表:(樣表)。樣品處理在商業中非常重要。如果客戶要求處理樣品，必須填寫樣品處理表。《樣品處理單》經外貿主管或經理確認後，送生產部，由樣品處理業務部保管，交會計。填寫樣本處理表時，必須註明客戶要求的所有細節。比客戶要求多做壹個樣品，保存在業務部門，以便客戶確認後根據樣品生產大貨。
訂單執行後，如果有條件(公司提倡)，每壹個訂單都要經過壹個董事會確認。跟單員在生產大貨前要要求供應商按訂單要求打樣確認，以保證每個配件的質量和交貨期，確認打樣無誤後再通知供應商生產。
2).報價單:面試客人時可以馬上確定價格，但商務交往中經常使用報價單，報價單中要標註產品的所有細節、交貨條件、付款方式等。交貨時間等。報價由主管或業務員保管。
3)形式發票:(form invoice或P/I)，是客人確認訂單後，開具給客人的訂單書面確認單。所有合同要素都要求在發票上註明，包括:價格、數量、訂單要求、單價、交貨條件、付款方式、交貨時間、客標等。經部門主管或經理確認後，客人簽字確認退貨，業務部門留存壹份，送會計審核。
4).成本分析表(成本分析表)。在報價階段，業務員要做好這次詢價的成本分析(大致)，訂單確定後再做壹次詳細的成本分析。如果利潤低於部門規定的百分比，他應該要求部門主管或經理確認是否可以操作。如果在規定的利潤範圍內，業務員可以立即操作。這裏要求公司各部門對利潤比例進行統壹規定。如果盈利百分比在以上，可以立即操作。如果低於，則需要部門主管或經理的同意。壹般來說，壹個部門運作時，如果利潤低於5%，就需要尋求總經理的批準。因為客戶要求不同，數量不同，交貨條件、交貨方式、付款方式、熟悉程度等不同。，低於正常利潤的訂單需要評估。
5).生產加工清單:(組裝單)。訂單確定後，根據與客戶簽訂的合同，要將客戶的要求轉化為易於生產加工的形式。它應該列出客人對訂單的具體要求。每個細節都要標註。尤其是交貨日期和質量控制。生產加工單打印後應確認給主管或經理。簽名，然後送到生產部門。如果可能的話。公司要求每次下達生產加工訂單。要召開相關部門負責人的小型會議，由負責這些訂單的業務員再次向其他部門解釋訂單的詳細要求。確保每壹個訂單都能被相關部門充分理解。這樣，如果壹個部門在以後的工作中犯了錯誤，別人也可以糾正。請主管參加會議，以便再次核對訂單，如後續(如采購對訂單理解有偏差，可及時指出)。
6).采購訂單:(PURCHASE ORDER或P/O)，主要是指根據訂單要求采購壹些需要的配件。主要發給零部件供應商。采購訂單要簡單明了，對配件的要求要詳細說明。質量要求和交貨日期。特別註明質量要求和交貨日期。采購訂單在傳真給供應商之前應由主管審核。每壹份傳真過來的采購訂單都需要供應商簽字確認。
7).檢查表格。公司要求每個跟單員或主管對每個訂單進行抽檢，包括配件檢驗、中期檢驗和最終檢驗。要求按照訂單檢驗貨物。如有任何問題，請及時告知主管或經理，以便及時解決問題。跟單員應將每次檢驗情況通知主管，主管也有責任詢問每個訂單的情況。
8).財務跟蹤表:(賬戶跟蹤表)。公司要求會計部門對訂單有清晰的財務記錄。
其中:1)訂單定金/尾款明細記錄。
2)每份訂單附件的明細科目。
9).裝箱單:(裝箱單)。根據客戶的包裝要求，為每份訂單制作壹份裝箱單。這份清單應該在貨物檢驗無誤後發給客人。證明貨物已經完成。也是催款的暗示形式。
10).其他單據:外貿部可能需要收到的單據有:信用證或L/C、提單、C/O原產地證、報關單、訂艙單、商檢單、海關發票、許可證(配額)等。
11).公司要求每個訂單的所有文件夾都要放入壹個數據文件，包括這個訂單涉及的所有數據、供應商、配件。
工作要求:
外貿部不是壹個獨立的部門。是以生產部門為基礎的協調溝通部門。它需要其他部門的大力支持，才能有效有序地開展工作。
1).采購部和出口部經常會遇到客戶詢問價格，有些產品比較熟悉，可以馬上報價；其他的不能馬上報價，需要和采購部溝通，了解成本構成等價格因素。另外，有時候客戶不會在價格上讓步，生產廠需要做出更多的讓步。這時候就要和主管或經理解釋後聯系采購部，盡量降低成本。因此，外貿部的人員有必要與各部門搞好關系。
2).生產部應及時了解生產安排。如果有新訂單，及時與生產部溝通，安排訂單的生產；配合生產部安排特殊情況下的訂單(指客貨緊急情況)。壹個基本原則是外貿部門不允許過多幹涉生產部門的安排。
基本特征和工作規範:
1)外貿工作周期長，工作隱蔽。很多工作平時都不能有效果。需要時間的積累和堅持，壹般需要半年甚至更長時間才能看到效果。
2)工作方式:要求與工廠工作同步，但公司給予壹定的自由度。因為有可能出去見客人/見客戶，找樣品/樣品，看樣品/樣品，考察工廠(零部件生產或加工)
3)部門辦公時間:8: 00-12: 00 1: 30？6: 00，壹般不加班(特殊情況除外，如周末出貨)
4)公司給外貿部主管壹定的特權。主要是指:在利潤範圍內可以立即決定價格；交貨時間方面，可以根據實際情況接受客戶比常規交貨時間短，從而有效解決問題，贏得訂單。
5)外貿高管可以有相應的活動經費。出去吃飯，等等。
(但只是在壹定範圍內)。
6)公司在車輛方面為外貿部提供便利，可以及時調用公司車輛。
7)外貿部傳達訂單相關信息時，要求指令清晰明確。
8)每個新產品都必須拍照存檔。圖像大小和格式統壹，可以直接上傳到網上使用。
9)公司網站設計要有時代特色，中英文簡潔明了，主要突出產品。網上產品要及時更新，由外貿部門維護。
10)外貿部要整理壹份報價單，明確單價的波動範圍。這樣才能把握住形勢，不被動。
11)公司有外貿部門專用的電話線和傳真線。傳真線路是單獨安裝的。
12)部門數據要整理清楚。分類歸檔。如果把報價資料給客人，要按照客戶分類歸檔，以便當時查看。
13)信息要及時處理，當天的信息當天處理。當天的詢盤，當天要回復。14)按合同要求，保質保量交貨。這裏的外貿部門是權威的，絕不能遷就其他部門的意見。
15)在與客戶溝通的每壹個環節，都要把握好服務的原則。
16)主管的指示要明確。
17)辦公區不允許打私人電話。
辦公區禁止吸煙。(客人除外)
19)上班時間不允許網聊。
外貿部的人員配置、工作權限和崗位職責
1)人員需求
2)主管
3)會計
4)助手
5)采購
外貿部的人員要求少而精。如果部門暫時人手不足，它寧願花更多的時間尋找同事，也不願找人替代空缺的職位。
該部門要求個性:誠實，勤奮，活潑，開朗，合作和團隊精神。
經理:
1)主要負責本部門的長期規劃，帶領本部門員工開拓市場。
2)對主管的直接領導負責。
3)負責抽查部門訂單。
4)負責公司各部門的抽象業務規劃。
5)參加展會，聯系客戶。
6)對壹些復雜情況做出判斷，指導主管如何操作。
7)定期檢查部門訂單進度。
8)定期或不定期檢查部門賬目。
9)負責處理重大問題，不直接涉及部門領導下達的相關命令和任務。
10)主要負責部門負責人和部門會計的領導。有權詢問本部門的事務。但是如果妳有任何異議，妳可以直接和部門主管討論。
部門經理
1)負責協助經理開拓市場。
2)負責部門與客戶的溝通。
3)負責客戶開發和管理。
4)負責安排本部門的具體工作。
5)負責協調本部門的良好運作。
6)對於比較困難的事情，快速決策，與總經理商量後實施。
7)在更重要的問題上與總經理達成壹致。
8)及時處理和安排本部門的工作。保持秩序。
9)協助本部門與公司其他部門的溝通。
10)協助部門與供應商之間的溝通。
11)負責訂單的安排。
12)負責保證金的安排。
13)負責回收余額。
14)通知會計每筆訂單的出貨情況。每次出貨前都要通知會計。
15)通知會計外出應酬的費用。
16)外出娛樂支出不超過300元的，可以直接行使。如果超過300元，應該向經理報告。
17)每周做壹份總結報告。總結上周的工作。呈給總經理。
18)每個月底都要做壹份本月的報告，對本月的工作進行總結。壹份交給總經理，壹份存檔。
19)組織部門每周至少召開3次晨會。和妳討論部門的工作。以及實際操作。
20)通知會計每筆訂單的金額及其他費用(如定金、尾款、樣品處理費、開模費等)。)
21)如果部門需要采購壹些物品，要請示總經理批準，通知會計采購。
22)如果已經因工作需要提前花了錢。向會計解釋費用的用途(不虛報)
23)如果妳在工作中犯了錯誤，妳應該反思並從中吸取教訓，而不能只是對部門的其他同事發脾氣。
24)能夠承認自己工作失誤造成的錯誤。不要推卸責任。
25)下單和傳達信息時，要求用詞清晰明確。不能含糊。耐心解釋下屬或其他同事的詢問。不能含糊其辭，把事情搞定。
會計:
會計主要負責公司外貿部的財務，要求會計記錄清晰。
1)會計由部門主管協助領導。但只對部門經理負責。
2)負責部門各賬戶的進出記錄。
3)負責記錄訂單的賬目，及時詢問每筆訂單的存款情況。如果押金沒有入賬，部門已經開始操作訂單，有權向部門負責人詢問具體情況。直到有壹個合理的解釋。
4)負責訂單尾款的回收，並及時詢問部門負責人。如果最後壹筆款項還沒到，準備出貨，及時問部門負責人，直到有合理的解釋。但是通知經理知道。
5)負責配件(附件)的付款。付款前檢查每筆訂單的細節。包括數量、發貨情況等。如果供應商經常延遲交貨或有尾數，有權對貨款進行適當調整，以加強供應商與部門的合作。
6)負責核對配件(附件)價格。同壹產品價格不同時，有權詢問采購人員。
7)每月做壹份報表，壹份給總經理，壹份給部門負責人。
助理或采購:
助理/采購主要負責幫助主管處理訂單，將書面訂單轉化為實際工作。這個部門暫時只任命壹個人負責助理和采購。如果需要額外人員，視情況而定。公司要求員工細心、勤奮，能在壓力下工作。善於溝通。有團隊精神。
1)負責樣品配件(附件)的采購。跟進樣品。
2)負責訂單配件(附件)的采購和跟蹤。
3)負責尋找壹些好的供應商，並對其進行有效管理。
4)負責控制配件價格。目標是以最低的價格購買最好的零件。采購成本應該處於行業最低水平。(要貨比三家，每次有新零件的詢價壹定要問至少三家工廠。)
5)負責配件的質量控制。配件質量必須符合訂單要求，以保證成品質量。
6)負責配件的確認。根據訂單要求。公司部門要求每壹筆配件訂單都要確認後再安排生產。附件應提交給監理確認。(特殊情況下的例外)
7)負責配件入庫前的檢驗。按順序取樣。
8)負責批量裝運前樣品處理的安排和確認。大樣品應提交給主管確認。確認大樣辦與訂單相符後，通知生產部按照訂單要求的時間安排生產。
9)負責配件的交貨期管理，根據訂單時間要求及時調整配件的跟蹤。壹定要按照訂單的時間要求來安排，具體工作可以自己安排。但以不影響訂單交貨時間為原則。
10)在樣品處理和零件跟蹤過程中如有疑問，應及時與主管溝通提問，不能擅自做主或拖延。
支付方式的選擇:
公司外貿部的付款方式暫為:
現金支付現金
通過電匯
信用證
大額付款；公司暫不接受；
付款交單/付款交單
MONEY GRAM，西聯匯款
PAYPAL在線支付
信用卡支付
檢查檢查
等待付款方式。
原則上只有公司收到余款後才會安排出貨。如果貨物發運後沒有收到余款，會計有權提出質疑，除非主管能給出合理的解釋。(視具體情況而定)，但會計必須通知經理。
工作發展和要求
1)展覽
2)雜誌和其他煤炭媒體
3)在線平臺
公司將安排參加各種專業展會，如廣州廣交會、上海華東商品交易會等。，以達到宣傳公司的目的，而具體的參與情況將由公司決定。
除了選擇壹些國內知名的展會，我們還會考慮參加香港和國外的專業展會。每年限三四次，包括國內，香港，國外展覽。(壹個國內展，壹個香港展，壹兩個國際展)。同時在業內知名雜誌上刊登廣告。
公司將安排選擇壹兩個較好的網上交易平臺作為選擇客戶的方式，如阿裏巴巴、中國制造網、中國紡織網等。具體細節將由總經理決定。選擇的網絡平臺應該是壹些知名的網絡交易平臺，不宜選擇太多，以壹兩家為主，便於維護和跟蹤。
通過其他方式聯系客戶，介紹客戶，收集國外網站的客戶信息。
客戶分銷群體的簡要概述和特征。
在基帶上，客戶分布可分為七大區域。在與外商接觸的過程中，我們應該了解每個地區的客人，以幫助業務發展。(以下信息僅供外貿部門參考，主要以實際情況為準。)
1)歐洲客戶群:
主要包括歐洲經濟實體和其他壹些國家和地區。其中，英國、法國、意大利、德國、瑞士、西班牙等國。這些國家和地區經濟發達，人均壽命高，對商品質量要求高。客人更值得信賴。付款很及時，但是交易條件很嚴格。和這方面的客人做生意，壹定要註意產品質量和交貨時間。壹定要按照確認的樣品或者簽訂的合同。
(作為公司重點開發的市場)
2)美國的客戶:
分為南北兩大客戶群:主要包括美國、加拿大、阿根廷、巴西、哥倫比亞等國家。北美經濟相對發達，人們壽命高，對商品質量要求高。客人更值得信賴。付款很及時，但是交易條件很嚴格。類似於歐洲的客戶。註意事項與歐洲客戶相同。南美經濟壹般，對商品的要求壹般。貿易條件不是很嚴格。壹般情況下，貨物可以根據合同的要求制造，但在某些地區，政治不穩定。壹定要註意支付問題。並在出口前了解當地政府對貿易的壹些要求和限制。(作為公司重點開發的市場)
3)中東客戶:
中東迪拜作為中東最大的貿易市場，覆蓋非洲和海灣國家，貿易覆蓋人口6543.8+03億，與中國總人口差不多。這裏有來自世界各地654.38+020國家的商家。迪拜市場的特點是以批發為主要經營方式，產品以中低價位為主，質量要求中等。采購數量巨大，主要是轉口貿易，現貨貿易和訂單貿易同時進行。
這些地區主要是貨物的中轉站。此後貨物輻射的地區是非洲和歐洲的部分地區。許多客人從非洲和歐洲來這裏購物。需求量大，要求交貨快。
這邊客戶訂單大，要求不高。貨物是根據提供的樣品制作的。
但是壹定要註意發貨時間。務必在客人指定的時間交貨。或者如果可能的話盡量提前發貨。還要註意貨款的回收。要求貨款到賬後發貨。
阿拉伯人在商業上很聰明。他們對任何顧客都表現出友好和熱情，不會表現出輕蔑。但通常他們都說大話，涉及價格等關鍵因素。如果妳不能用令人信服的理由說服他，價格是不會讓步的。
阿拉伯人非常重視與朋友的交流。良好的關系對生意的成功有著至關重要的影響，所有的日常友好交流都是必不可少的。
公司的主要發展市場。
4)亞洲地區
主要包括日本、韓國、新加坡、馬來西亞、泰國、印度、印尼、中國等國家和地區。這些地區有的國家經濟發達，對產品要求高，有的國家對產品要求不是很嚴格。其中，東南亞市場有待開發。但南亞和其他市場視情況而定。
在外貿方面，要看具體情況。
5)非洲地區
非洲政局不穩，語言不通等壹系列因素。因此，公司不主張獨立開發非洲市場。如果要開展，還需要註意以下幾個問題:特別關註尼日利亞、貝寧等地的客戶。公司不與非洲客戶訂立D/P(托收)條款，因為尼日利亞的壹些銀行可能會與客戶串通，在客戶還未付款的情況下放行提單，給我們的企業造成損失。
客戶委托尼日利亞任何壹家銀行開具的信用證必須由第三國銀行保兌(並由倫敦銀行、花旗銀行、渣打銀行等保兌。)，不保兌的信用證將不予接受。
對來公司的非洲客戶不要太熱情。壹般要承擔他們在國內的壹切費用，同時要委婉拒絕他們要高檔商品和借錢的要求。不用擔心生意做不下去，只要公司賣給他的商品有利可圖，妳的生意就能做成。
有些客戶想盡辦法要求妳做付款交單，因為尼日利亞銀行不能電匯大量外匯。不要承諾，尼日利亞境外大額外匯匯出沒有限制。
當客戶只T/T部分付款，要求妳發貨時，妳壹定要註意，發貨後傳真正本提單給客戶時，要把提單號和集裝箱號塗黑，因為在尼日利亞，海關和客戶串通只憑提單傳真上的號碼就把集裝箱拿走的情況時有發生，所以公司不主張在非洲發展業務。實際工作中請謹慎。
大洋洲地區:
主要指澳大利亞及其周邊地區。
澳洲客人口碑不錯，但是數量少。周期長。主要跟它的地理環境有關。
和澳洲客戶做生意請參考歐美。
其他地區:
上述以外的市場，在經營活動中酌情處理。
總之。公司要求外貿部在與客戶接觸時要特別註意用詞和表達方式，以免造成不必要的誤解。指出合同中不能做的事情。合同中的條款必須清楚。在前期與客人的溝通中不能有任何欺騙行為，所有提供給客人的信息必須準確、清晰、明確。其他信息應該放在底部。
關於付款，我們必須小心處理。原則上，公司不會在沒有付款的情況下發貨。(特殊情況視情況而定)
備註:
所列部分內容僅供我公司外貿部門參考。
具體事宜的處理視情況而定。
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