如何分類管理企業檔案？

第壹管理部門？1.公文結案後，文稿由文件管理部門歸檔，經辦部門按要求留存復印件。特殊情況的文稿因業務處理需要由經辦部門保管的，應經文件管理部門負責人同意後妥善保管，文件管理部門應以復印件形式歸檔。稿件用完後，仍應送文件管理部門存檔，交換復印。2.各公司文件的分類目錄和編號原則由各公司總經理室或事業部經理室統壹管理；綜合管理辦公室各部門、辦公室、中心由各部門編制，報綜合管理辦公室總經理辦公室。第二個文檔被收集？文件材料結案移交歸檔時，應按以下原則收集:1.檢查文件正文和附件是否齊全，如有不足，立即追查並分類。2.如果文件已經保存，應由管理部門負責人簽字。3 .單據處理手續是否齊全，如有遺漏，應退回經辦部門進行更換。4.與案件無關的文件或者不應當隨案歸檔的文件，應當立即退回辦案部門。5.有價證券或其他貴重物品應交回經辦部門，由經辦部門送指定保管部門簽收，然後將文件歸檔。第三條文件整理？收到文件後，應按以下方式進行整理:？1.對於中文直寫文檔，原則是右裝訂，而對於中文橫寫或外文文檔，原則是左裝訂。2.右邊裝訂的文件及其附件應與右上角對齊，左邊裝訂的應與左上角對齊。3.如果文件有褶皺、損壞或不平整，應先對其進行修剪、切割和折疊，使其均勻壹致。第四條檔案的分類？1.檔案分類應根據案件內容、部門組織、業務項目等因素，劃分為部門、類別、子類別三個層次。先分科室，再根據案件性質分幾類，再在同壹類下分幾個子類。2.檔案分類要實用。情況較多的，前款所述第三級不夠的，可以在第三級後增加第四級“罰款類別”。如果情況不多，只能用“部門”和“大類”或“小類”。3.同壹“子類”(或子類)的案件應裝訂在壹個文件夾內。案件較多，壹個文件夾不夠的，應在兩個文件夾以上計分，並在子類(或次類)後加“卷”數，以供參考。4.每個文件夾的封面內頁都要有目錄，歸檔時要按順序對案件進行編號和記錄，原則是每個案件都要編號為壹個目錄。5.文件號表示如下？a 1 a2-b 1b2c 1c2d 1-e 1e2a 1 a2為經辦部門代碼，B1b2為大類號，C1C2為小類號。D1是文件卷號，E1E2是文件內容。第五條文件的名稱和編號？1.各級檔案的分類要有壹個名稱，要簡明扼要，本著充分表達檔案內容性質的原則，有壹定的類別，不能含糊。2.各級分類號、卷號、目錄號用十進制阿拉伯數字表示；其數字的使用取決於病例的數量和增長。3.各級檔案分類名稱確定後，應編制壹份“檔案分類號表”，即將各級分類名稱及其代表號按壹定順序排列，便於查閱。4.各級檔案分類應預留若幹空白，以便今後機構擴大或業務增加時隨時補充。5.各級檔案分類名稱及其代表人物壹經確定，不得隨意修改。如需修改，應事先仔細研究，並擬出新舊檔案分類號對照表，以免混淆。第六條文件編號的確定？1.如果是新案件，應根據“檔案分類號表”確定案件的類別、卷號和內容順序。2.案件屬於前案的，應當標明前案的案卷號，並以相同的編號列出。3.檔案編號以壹案為原則。在壹個案件有幾個事件或者壹個案件分多個類別的情況下，要先確定主要類別，編好案卷號。4.案卷號應自左向右編，右邊裝訂的案卷應填在案卷首頁的左上角；左活頁夾填在右上角。第七條歸檔和文件清理？1.歸檔文件應按照目錄號的順序以活頁形式裝訂在相關類別的文件夾內，目錄號應根據實際需要用“見紙”標明，以便閱讀。2.卷宗夾的書脊應標有卷宗夾所載案件的分類號和名稱，以供查閱。？第八條保質期？除政府有關法令或本企業其他規章另有規定外，文件的保管期限按以下規定辦理:1。永久保存:(1)公司章程；(二)股東名冊；(三)組織規則和工作規則；(四)董事會和股東大會記錄；(五)財務報表；(6)政府機構的批準文件；(七)財產權屬證明和其他債權憑證；(8)工程設計圖紙；(九)經批準永久保存的其他文件。2.10年保存:(1)預決算；(二)會計憑證；(3)商業計劃信息；(4)經批準保存10年的其他文件。3.5年保存:(1)到期或終止的合約；(2)其他已批準5年的文件。4.1年保存:結案後不需要長期保存。5.規章制度由規章制度管理部門永久保存，只要有效，使用部門就應保存。第九條文件卷清理？1.檔案管理人員要隨時擦拭檔案架，保持檔案清潔，防止蟲蛀腐爛。每年更換時，應按規定清理壹次。如果儲存期限已過，它可能會被銷毀。銷毀前應做好記錄，並提交總經理批準。必要時應向主管部門報告，並在目錄備註欄註明銷毀日期。2.如果部分保存期限已過的文件經核實仍有保存參考價值，檔案保管員應在其留存文件上註明第五聯“收(送)件通知單”，並在第五聯註明部分銷毀日期。第十條調劑試卷的程序？1.各部門經理因業務需要查閱檔案時，應填寫壹份“卷數調整表”，經部門負責人(科長以上)批準後，交給檔案管理人員。2.檔案保管員收到“調卷單”並核對無誤後，取出檔案，在“調卷單”上填寫借閱日期，將檔案交給調卷人員。“音量調節表”根據預定的返回日期進行排序，以便提醒。3.在檔案室現場借閱圖書的，不需要填寫《調卷單》。4.文件歸還時，檔案管理員會核對無誤，確認歸還日期和“卷調單”簽字後，將文件放入文件夾。“調卷單”由檔案管理人員保存備查。第十壹條音量調節管理？1.“調卷單”原則是壹單壹案，最長借閱時間以壹周為限。如遇特殊情況，如需延長閱讀期，應按閱讀程序重新申請。2.對於移交的案件，調檔人員不得增減損失，必要時也必須說明原因，並請管檔人員處理。3.調檔人員應在規定期限內歸還。如果其他人員訪問同壹個文件，他們應該登記文件調整的變化，他們不得給予或接收未經許可。4.查閱與辦理業務有關的案件，如查閱與辦理業務無關的案件，須經文件管理部門負責人同意保存:第壹條。為了提高檔案保存技術，妥善維護檔案安全，充分發揮檔案管理職能，特制定本規定。第二條。紙質檔案保存時，應采取適當的防光、防熱、防潮、防蟲、防菌措施，避免因光損傷、紙質纖維素氧化或水解或防蟲、防菌損傷而造成檔案損壞。第三條。紙質文件應存放在化學穩定的聚酯薄膜制成的保護袋或文件夾或脫酸材料制成的保護盒中。第四條。紙質檔案如有損壞，應隨時修復；修復方法可以是安裝、鑲嵌或其他合適的方法。第五條。紙質檔案由於自身和外界環境的影響，以防發黃、變脆、變質、損壞，應裝框。第六條。縮微膠片、正片、負片、照片等攝影檔案應存放在保護盒(袋)或底片夾中，然後放入無酸保護盒中。前款所稱保護套(袋)或底片夾的材料應為純聚丙烯、純聚乙烯塑料片或中性紙。第七條。縮微膠片、正片或負片的保護盒應水平放置，避免陽光直射，並應定期檢查。第八條。攝影檔案應配備專用儲存櫃，儲存櫃應由惰性材料制成，並具有四小時以上的溫濕度控制和防火功能。第九條。攝影文件和視頻(音頻)磁帶在放入存儲櫃之前應逐漸預熱。拿出來之後，也是如此。第十條永久保存的彩色照片應當制成底片或者彩色縮微膠卷，或者以數字方式或者其他適當方式保存。第十壹條。檔案管理人員在拍攝攝影檔案時應戴上棉質或尼龍手套，接觸僅限於邊緣部分，以免在膠片上留下指紋或劃痕。第十二條。視頻(音頻)磁帶文件入庫前，應封閉防誤孔，單獨存放在絕緣保護盒內，再放入儲藏櫃。前款所稱的儲物櫃應當遠離電器或者有磁場的場所。第十三條、視頻(音頻)文件應定期檢查和移交；如有變質，應立即處理，並定期復印抄錄，便於保存。前款檔案已依法申請的，應當轉回起點後入庫；快速轉帶後，散熱後再收集。第十四條、視頻(音頻)磁帶文件，如發黴，應使用防黴噴劑清除。第十五條。電子媒體文件應單獨存放在化學穩定材料制成的保護盒中，如丙烯酸和純聚丙烯，然後放置在存儲櫃中。第十六條、電子媒體文件應避免陽光直射或用清洗液擦拭。擦拭光盤要用軟布，徑向由中心向四周擦拭，避免同心方向擦拭。第十七條。應避免光盤上的劃痕或改變光盤原有的標記方法。檔案人員取光盤時應戴棉質或尼龍手套，接觸應限制在邊緣，避免在光盤表面留下指紋或劃痕。第十八條。檔案害蟲和真菌的防治按以下五級防治措施進行:(1)避免:避免室外雜草叢生的植被和使用夜燈引誘昆蟲，避免堆放木材，防止白蟻等昆蟲滋生。室內收納櫃不宜與地板、墻壁緊密相連，避免鋪設地毯，避免水管穿過天花板，保持環境整潔。(2)封堵:窗戶裝上紗窗、排水管、帶過濾器的通風口，縫隙要填實，防止昆蟲侵入。如有必要，在通風口安裝空氣凈化設備，以減少細菌損害的發生。(3)檢測:定期檢查文件狀態，進行環境檢測並做好記錄；使用粘紙等陷阱捕捉昆蟲，隨時跟蹤各種昆蟲入侵或細菌破壞的跡象。(4)應對措施:如果文件已經被害蟲或細菌損壞，應立即進行消毒。(5)修復:包括環境和文件狀態的恢復，重要文件的修復。第十九條、檔案入庫前應進行檢查；如有蟲害或黴變，應立即隔離進行蟲害控制或消毒。第二十條。根據細菌和昆蟲的種類、檔案介質的類型或受損情況，采用以下方式進行蟲害防治和消毒:(1)熏蒸法:用含有化學成分的熏蒸劑進行熏蒸。(2)低溫法:將檔案密封於袋中，放入零下20至30攝氏度的冷凍室中14天以上的方法。(3)低氧法:用其他氣體置換密閉空間內的氧氣，使氧氣濃度降至0.3%以下並維持14天的方法。(4)鈷60γ射線法:利用這種射線的穿透力和殺傷力來輻射昆蟲的壹種方法。(五)檔案行政管理部門公布的其他方式。前項處理應避免對檔案、人體及環境造成傷害，處理後昆蟲屍體應予以清理。第壹款的熏蒸方法要註意禁止含氯氟烴的排放，減少氮氧化物和二氧化碳的排放。