會計電算化是以電子計算機為主的當代電子信息處理技術應用於會計的簡稱.它是壹個電子計算機代替手工記賬、算賬、報賬以及部分代替人腦完成的對會計信息的分析、預測、決策的全過程.基於它本身的特點,與手工會計相比,具有運算速度快,存儲量大、高度數據***享,檢索查詢速度快捷,制作報告容易,數據分析準確等特點,它的使用,可以節約會計人員大量的人力、物力和時間.
二、企業信息化
企業是國家經濟運行的主體,企業總體經營水平直接關系著國家經濟的發展.因此實施國家信息化,企業信息化是基礎,是核心.那麽,如何理解企業信息化的含義及內容呢?企業信息化,是指利用計算機、網絡和通訊技術,支持企業產品的研發、生產、銷售、服務等諸多環節,實現信息采集、加工和管理的系統化、網絡化、集成化,信息流通的高效化和實時化,最終實現全面供應鏈管理和電子商務.企業信息化不僅是信息技術的延伸,更重要的應該是企業管理與組織管理的延伸,它已成為現代企業的壹個重要標誌和衡量企業綜合實力的重要組成部分.
三、會計電算化與企業信息化的關系
信息技術正在改變著社會這壹職業的傳統,並且重新定義著社會會計工作,同時各種新思想和新技術出現也在改變著會計管理的內容和會計人員的工作.會計人員的工作正在由會計核算轉向為企業管理提供更專業化,更有效的咨詢服務,以及提供高質量的會計信息.通過會計電算化許多企業第壹次將計算機技術應用於管理且從中獲益,企業也培養了壹大批既精通會計業務又懂計算機的人才.壹是會計電算化是企業信息化促進會計電算化的重要組成部;二是企業信息化促進會計電算化的發展;三是會計電算化要跟上時代發展的要求,是企業信息化全面實現的保障.
四、會計電算化對企業信息化的啟示
會計電算化是企業信息化的壹個重要組成部分,它是先行者,是拓荒者,它的成功為企業信息化建設提供壹些啟示.
1.重新構建企業全局的數據庫.通過對企業采購、設備、生產、庫存、運輸、財務、人事等需求作全面分析,重組原有的信息資源,建立全局***享數據模型.這是企業信息化建設的基石和關鍵成功因素.系統集成不是模塊的堆砌,也不能靠數據傳遞和系統之間的轉換來實現.而是以數據為中心,系統內部各職能部門之間,以及同外部的信息交流,都應該以設計良好的全局***享數據為基礎.
2.繁榮企業管理軟件咨詢市場.會計電算化的成功在於它有壹個成熟繁榮的會計軟件市場.在企業信息化過程中,要立足國內,開發適合我國文化和習慣的管理軟件,建立壹個比較完善的、成熟的管理軟件咨詢市場,為企業實施信息化提供管理、制度、技術以及培訓等方面的支持,以保證企業信息化的成功實施.
3.培養人才是關鍵.企業信息化的建設比會計電算化要復雜得多,更需要造就壹大批具有創新思維、高素質的系統維護、壹線應用以及懂得二次開發的技術人才,同時要加強全員性的計算機知識和實際應用能力的培訓,尤其要加強關鍵崗位人員的培訓;還要加強對企業主要領導尤其是壹把手的培訓,提高壹把手對企業信息化建設重要性、緊迫性的認識.
五、企業信息化建設中,會計電算化的發展方向
1.會計電算化信息系統成為ERP系統的壹個重要子系統.當前IT業界所提倡的企業資源計劃系統ERP所體現的先進的管理思想,為會計電算化指明了方向,ERP是當今國際上先進的企業管理思想和先進的信息技術相結合的產物,是企業信息系統發展的最新成就.它的基本思想是將企業的運營流程看作是壹個緊密連接的供應鏈,包括供應商、制作工廠、分銷網絡和客戶;將企業內部劃分為幾個相互協同作業支持子系統,如分銷、制造、財務會計、質量控制、售後服務、人力資源、運輸管理等子系統,在先進的信息技術的基礎上,各子系統之間實現高度數據***享和無縫集成.在技術水平上,ERP系統采用了計算機和網絡技術發展最新成就,它除了使用面向對象技術、分布式數據處理系統等已經被普遍使用的技術外,還要實現更為開放的不同平臺相互操作,采用適用於網絡技術的編程軟件,以適應網絡時代信息技術不斷發展的需要.
2.會計電算化向網絡化發展.企業信息化最終要實現全面供應鏈管理和電子商務.企業建立自己的網站或者網絡服務公司,進行電子廣告、電子支付結算、電子銀行、網上咨詢等,以拓展商貿渠道,增加貿易機會.會計電算化就是要充分利用計算機及網絡技術,從不同的來源和渠道收集企業經營活動中所產生的會計數據、會計資料,按照經濟法規和會計制度的要求予以存儲、加工,並生成會計信息,向企業內外部各方面傳遞,以幫助信息使用者改進經營管理、加強財務決策和有效控制經濟活動.在網絡時代,為了適應電子商務發展的要求,會計電算化在實現其基本目標的基礎上,向著會計網絡化的總趨勢發展,展望未來,網絡會計將成為信息時代會計電算化的新領域.
網絡會計在空間上,實現了遠程處理、協同業務;在時間上實現了會計核算動態化、實時化,使財務管理從靜態走向動態;網絡會計提高了會計工作的水平和效率,同時它還支持結算支付電子化、會計工作方式網絡化、會計工作部門扁平化.網絡會計將促進企業管理數字化、信息化,使企業經營和管理信息都以電子方式運行,從而企業管理和管理流程都可以數字化,這無疑將大大推進企業管理的自動化和信息化進程.
六,企業信息化對現行會計電算化模式的影響
1.對會計數據輸入形式的影響.在企業信息化環境下,會計數據的輸入形式發生了很大變化.壹是書面形式的原始憑證在很多情況下被電子數據所代替,如電子商務產生的交易憑證、商場收款機采集的銷售憑證、計算機集成制造系統自動記錄的生產數據等等.二是原始憑證的輸入點在大多數情況下不在財會部門,而在產生數據的業務部門,如采購部門、銷售部門以及辦公自動化環境中.三是大多數記賬憑證將由會計電算化系統自動產生.會計數據輸入形式的改變將對傳統會計崗位的設置、數據處理流程、會計數據資料的生成與管理帶來壹系列的變革.
2.對會計數據處理內容的影響.傳統會計數據的處理圍繞會計要素展開,會計信息主要是價值信息,最後形成若幹通用會計報表傳遞給信息使用者.會計的主要目的是確定資本價值和最佳收益,信息使用者通過資產負債表、利潤表等數據就可決定決策模式.這種會計方法的特點是,提供的會計信息對所有不同信息使用者都是統壹的、事先確定的、綜合性的、單壹計量的.在企業信息化環境下,數據庫信息為整個企業信息系統***享,它存放的是企業最基本的經濟活動事項的數據,而不是按會計要素進行貨幣計量並分類、歸並和綜合化的數據.利用數據庫技術、網絡技術和計算機極強的數據處理能力,使會計信息化系統在企業管理信息系統中的綜合系統地位得到加強,由原來的以提供日常核算資料為主,發展到對企業的各類管理人員提供信息.另外,基於互聯網的會計信息化系統的發展,也大大擴展了會計數據處理的時空範圍,遠程處理、實時監控成為可能.
3.對數據處理流程的影響.在企業信息化環境下,數據處理流程發生了很大變化.壹是數據處理流程的起點由財會部門的憑證輸入點擴展至企業的業務源頭,進入系統的業務數據的準確性直接關系到系統數據處理的準確與否.二是日常的會計數據處理和信息輸出均由計算機網絡系統自動進行,除非出現計算機安全問題,計算機內部數據處理壹般是不會出差錯的.也就是說,只要保證輸入的正確性,壹般也就保證了處理和輸出的正確性.因此,在計算機內部沒有必要模仿手工處理流程進行賬賬核對和試算平衡處理,數據處理流程可直接根據實際的數據流來設計.
4.對會計數據生成與管理的影響.企業信息化以後,會計數據的生成與管理將會發生很大變化.壹是由於集成系統處理總是以最基本的交易事項為處理單元的,因此記賬憑證的數量將會十幾倍地增加,再打印記賬憑證將會付出較高代價.二是書面形式的原始憑證或不存在,或分散在企業的業務源頭,再強調記賬憑證與原始憑證的書面匹配,將會人為增加冗余的業務流程和處理工作量.三是隨著社會信息化的發展,會計信息的查詢、使用以及財務報表的發布越來越趨向於網上在線的形式,因此在信息化環境下,基於書面資料的會計數據生成與管理辦法應過渡到基於電子數據的會計數據生成和管理辦法.
5.對會計數據處理組織的影響.傳統會計組織結合內部控制的要求按會計工作的不同內容進行劃分,並相應地配備會計人員開展數據處理工作.在會計電算化系統中,原先由會計人員分工完成的許多內容都由計算機集中自動地完成,因此組織形式和人員配備必然會發生較大變化.尤其是當企業信息化發展到壹定程度和規模時,會計信息化系統將完全融合於整個企業信息系統中,企業內部傳統的部門界線、數據處理職能分隔將越來越模糊.屆時,企業會計組織內部乃至於整個企業組織內部的崗位職責都需要重新定義和組合.
6.對內部控制的影響.在企業信息化環境下,會計數據更多地表現為電子數據的形式,日常業務及其管理工作壹般按規範的流程開展.傳統的以部門控制為主的控制模式不再有效,而必須建立新的以保證計算機信息系統安全為目標的內部控制制度,如新的人員職責分工制度、憑證傳遞審核制度、軟硬件管理制度等.同時,需要用計算機軟硬件技術來實施內部控制措施,如人員操作口令控制、軟件和數據的加密技術、會計數據自動檢測程序等.當會計信息化系統發展到基於互聯網的應用層次時,內部會計控制的範圍將從會計組織內部擴展到整個企業組織乃至全社會.