1.它表示藍字金額的減少或負數余額。如在當年內發現記賬憑證所記的科目或金額有錯時，可以采用紅字更正法進行更正。所謂紅字更正法，即先用紅字填制壹張與原錯誤完全相同的記賬憑證，據以用紅字登記入賬，沖銷原有的錯誤記錄；同時再用藍字填制壹張正確的記賬憑證，註明“訂正×年×月×號憑證”，據以登記入賬，這樣就把原來的差錯更正過來。應用紅字更正法是為了正確反映賬簿中的發生額和科目對應關系。
2.沖回原有多記會計分錄。原有分錄會計科目編制無誤，但數額多計。按原有會計分錄重新編制壹遍，數額改為與原憑證之差額，以紅字書寫，表示負數。
3.在多欄式賬簿中使用。某些多欄式賬簿，只有借貸方中壹方。為記錄分錄中有而賬簿中沒有的壹方的數額，則以負數計入賬簿中的壹方（即分錄中的另壹方）
登記賬簿時:
(1)對於不需要按月結計本期發生額的賬戶（如各項應收款明細賬和各項財產物資明細賬等），每次記賬以後，都要隨時結出余額，每月最後壹筆余額即為月末余額。也就是說，月末余額就是本月最後壹筆經濟業務記錄的同壹行內的余額。月末結賬時，只需要在最後壹筆經濟業務記錄之下劃壹單紅線，不需要再結計壹次余額。
(2)現金、銀行存款日記賬和需要按月結計發生額的收入、費用等明細賬，每月結賬時，要在最後壹筆經濟業務記錄下面劃壹單紅線，結出本月發生額和余額，在摘要欄內註明“本月合計”字樣，在下面再劃壹條單紅線。
(3)需要結計本年累計發生額的某些明細賬戶，如產品銷售收入、成本明細賬等，每月結賬時，應在“本月合計”行下結計自年初起至本月末止的累計發生額，登記在月份發生額下面，在摘要欄內註明“本年累計”字樣，並在下面再劃壹單紅線。12月末的“本年累計”就是全年累計發生額，並在全年累計發生額下劃雙紅線。
(4)總賬賬戶平時只需結計月末余額。年終結賬時，為了反映全年各項資產、負債及所有者權益增減變動的全貌，便於核對賬目，要將所有總賬賬戶結計全年發生額和年末余額，在摘要欄內註明“本年合計”字樣，並在合計數下劃壹雙紅線。采用棋盤式總賬和科目匯總表代替總賬的單位，年終結賬，應當匯編壹張全年合計的科目匯總表和棋盤式總賬。
(5)需要結計本月發生額的某些賬戶，如果本月只發生壹筆經濟業務，由於這筆記錄的金額就是本月發生額，結賬時，只要在此行記錄下劃壹單紅線，表示與下月的發生額分開就可以了，不需另結出“本月合計”數。
結賬劃線，為了突出本月合計數及月末余額，表示本會計期的會計記錄已經截止或結束，並將本期與下期的記錄明顯分開。根據《會計基礎工作規範》規定，月結劃單線，年結劃雙線。劃線時，應劃紅線；劃線應劃通欄線，不應只在本賬頁中的金額部分劃線。