控制環境是指影響壹項政策的制定或實施的各種因素,主要反映單位管理者和其他人員對控制的態度、認識和行動。具體包括:管理者的思想和管理風格;該股的組織結構;經理的職能及其制約因素;確定權力和責任的方法;經理用來監督和檢查工作的控制方法;人事政策和實施措施;影響單位業務的各種外部關系等。
會計制度是指單位為匯總、分析、分類、記錄和報告本單位的經營活動,維護相關資產和負債的受托責任而建立的方法和程序。壹個有效的會計系統應該能夠:確認和記錄所有真實的經濟交易;及時、充分、詳細地描述經濟業務,使經濟業務在財務會計報告中得到適當分類;計量經濟業務的價值,以便在財務會計報告中記錄其適當的貨幣價值;確定經濟業務發生的期間,以便在適當的會計期間記錄經濟業務;在財務會計報告中恰當表述經濟業務,披露相關事項。
控制程序是指管理人員為確保實現某些目的而制定的政策和程序。它包括以下內容:經濟業務和經濟活動的審批權;明確相關人員的職責分工,有效防範舞弊;憑證和票據的設置和使用應確保業務和活動得到正確記錄;財產的接觸和使用及其記錄應受到保護;查看註冊業務及其估值等。
內部控制的基本方式主要包括:
1.組織計劃控制。即控制組織結構和崗位分工的合理性和有效性。主要包括兩個方面:壹是不相容崗位的分離。比如會計工作中的會計和出納是不相容的工作,需要分開。應分離的職責通常包括:授權經濟業務的職責與執行業務的職責分離,執行經濟業務的職責與審計業務的職責分離,執行經濟業務的職責與記錄業務的職責分離,保管財產的職責與記錄財產的職責分離。不相容的工作分離是基於兩個人不太可能無意識地犯同樣的錯誤,而壹個人更有可能出軌的假設。如果突破這個假設,不相容職位的分離就不會起到控制作用。二是組織的相互控制。壹個單位根據經濟活動的需要劃分為不同的部門和機構,其組織結構和職責分工應體現相互控制的要求。具體要求如下:各組織的職責和權力必須得到授權,授權範圍內的職權不受外界幹涉;每壹種經濟業務在運作中必須經過不同的部門,並保證相關部門之間的相互檢查;在對每壹項經濟業務的檢查中,檢查者不應隸屬於被檢查者,以保證檢查出的問題能迅速得到解決。
2.授權審批控制。也就是說,是指單位內部部門或工作人員辦理經濟業務的權限控制。在處理經濟業務時,單位中的壹個部門或壹個員工必須得到授權和批準,否則無法執行。授權審批控制可以保證單位既定政策的執行,限制權力的濫用。授權審批有兩種形式:壹般授權和具體授權。壹般授權是在辦理壹般經濟業務時對權力級別和審批條件的規定,通常在單位的規章制度中規定;具體授權是對辦理具體經濟業務的權力級別和審批條件的規定。例如,當壹項經濟業務的金額超出壹個部門的審批權限時,必須經過具體授權的批準才能辦理。授權審批控制的基本要求是:壹是要明確壹般授權和具體授權的界限和責任;其次,要明確各類經濟業務的授權和審批程序;再次,要建立必要的檢查制度,保證授權後辦理的經濟業務的質量。
3.預算控制。即對單位的每壹項經濟業務都編制詳細的預算或計劃,並通過授權由相關部門控制預算或計劃的執行。預算控制的基本要求是:第壹,預算必須體現單位的管理目標,明確責權利。第二,在預算執行中,應該允許在授權後調整預算,使預算更符合實際。第三,應及時或定期反饋預算執行情況。
4.身體控制。即為了單位的人身安全而采取的控制措施。實物控制的措施主要包括:壹是限制接觸實物資產和與實物資產有關的文件,如限制接觸現金和存貨,以保護資產的安全。二是定期進行財產檢查,確保財產實際金額與相關記錄相符。
此外,內部控制還包括文件記錄控制、績效控制、員工素質控制和內部審計控制。