隨著社會信息化的快速發展,大量信息以數字形式呈現、存儲和傳輸。接下來我給妳整理壹下如何做好紙質文件的數字化工作。希望妳喜歡!
第壹,掃描的預處理階段
這個階段是數字化工作開展前的準備階段,是工作的初始階段和關鍵階段。這壹階段的工作做好了,就為後面的工作打下了良好的基礎。準備的內容包括紙質檔案的準備、基礎設施的準備、人員的準備和相應管理制度的完善。
1,紙質檔案的準備。
許多檔案工作者有強烈的工作熱情和責任感,希望盡快完成工作。這是好事,但不能壹味的推。紙質檔案準備好之前最好不要進入下壹個階段,必須在按照歸檔規則對紙質檔案進行了規範之後才能進行。如果在紙質文件不合格的情況下進行數字掃描,那麽壹旦紙質文件需要重新調整,必然會影響到相應數字文件的調整。檔案工作者應能掌握各階段檔案整理的規律,包括立卷與不立卷的識別、保管期限的確定、文件頁碼的正確排序、頁碼在正確位置的正確書寫、按照檔案整理方案進行立卷和整理、每個檔案的蓋章和準確填寫、全年檔案的編目和準確性等。,要保證待數字化檔案的完整、齊全、真實、準確、規範,同時要註意部分檔案需要裝訂、修剪和需要拆頁。
2.基礎設施的準備。
紙質檔案的數字化需要相應的設備和場所,數字化處理場所要有足夠的空間和合理的布局,有條件的可以配備消防系統和門禁、防盜、視頻監控等安全系統。數字處理設備需要計算機、文件掃描儀、錄音機和存儲介質(如磁帶、磁盤、光盤等。),有條件的單位可以配置服務器、備份設備、數碼相機等。數字化處理還需要相應的軟件系統支持,如操作系統、文件管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、殺毒軟件等。,以確保數字處理的安全性。
3.人員準備。
檔案數字化處理人員需要具備壹定的計算機知識和檔案管理知識。檔案人員要積極向單位領導反映這項工作的程序和需求,做好工作計劃,確定工作形式(獨立加工或業務外包),制定實施方案,成立檔案數字化領導小組。要求工作人員責任心強,認真細致,能嚴格控制質量,實行數字化加工全過程管理。
4.管理體系的完善。
壹個科學、規範、可行的工作體系才能保證這項工作的順利有序開展。紙質檔案的數字化處理涉及到崗位、場地、設備、數據、檔案實體等。要做好這項工作,應從檔案數字化管理辦法、數字化工作流程、檔案信息保密管理制度、檔案數字化驗收細則、數字化工作制度、設備管理制度等方面制定相應的制度。
二、掃描加工的中間階段
這壹階段是紙質檔案數字化處理流程的實質性操作階段,是實現紙質檔案數字化高質量的關鍵階段。掃描儀需要掌握壹定的操作技術和方法,全面掌握合格圖像的標準要求。
1,掌握標準要求。
先做好工作標準,紙質檔案的數字化處理也要在標準和規範的指導下進行。不要為了節省存儲空間而降低標準,也不要不顧實際需要盲目提高標準。具體標準應包括但不限於,掃描全年所有歸檔的紙質文件,按照文件排列順序依次掃描圖像,每個紙質文件與掃描的數字圖像壹壹對應,每個文件圖像的第壹頁應包含歸檔印章,每頁應標註正確的頁碼。每頁圖像應清晰、完整、方向正確、符合閱讀習慣,亮度適中,圖像盡量反映文件的原貌。
2、掌握操作方法。
在沒有實現完全電子化辦公的情況下,紙質檔案的數字化掃描任務相當繁重。要做好這項工作,操作人員需要掌握壹定的掃描操作和圖像處理技術。
掃描操作:文件掃描儀連接電腦,安裝驅動程序和掃描軟件後即可使用。工作人員應能熟練掌握和使用文件掃描儀的操作方法和掃描儀參數的設置。掃描操作並不復雜,就是把紙質文件放入掃描儀,掃描,再把文件從掃描儀中取出。但是強調壹點,不要急於掃描。在掃描之前,我們必須根據紙質檔案數字化標準和紙質檔案數字化工作指南中的相關要求,判斷和設置掃描模式、掃描顏色模式、掃描分辨率和圖像存儲格式。目前市面上有平板掃描儀、鼓式掃描儀和高架掃描儀,要根據需要和文件的紙張質量來選擇。如果可能,最好選擇專業的非接觸式文件掃描儀。掃描彩色模式紙質檔案數字化標準中推薦采用彩色模式掃描,顏色往往與圖像存儲格式相關聯。彩色圖像通常以JPG格式存儲,如果以TIFF格式存儲,會占用相對較大的空間。掃描分辨率是影響檔案直觀效果的重要參數。規範中最低200dpi,需要300dpi以上才能實現OCR識別。根據上述參數微調亮度和對比度。
圖像處理:規範中要求掃描圖像盡可能反映文件的原貌。但由於文件紙張寬度、紙張粗糙、字跡散亂、顏色不均等因素。,可能會出現圖像壹次掃描不完整、幹點太多、筆跡深淺不壹、灰度、圖像倒置等質量問題。在這些情況下,需要進行圖像處理操作,壹般需要專門的圖像處理軟件來實現。壹般可以使用PS軟件,壹些專業的文件掃描儀自帶非常實用的圖像處理軟件,可以完成圖像拼接、圖像去汙、裁剪、旋轉、矯正等圖像處理,使圖像完整、整潔、正確。
第三,掃描的後處理階段
掃描壹批檔案後,在移交給檔案管理部門之前還有壹些工作要做,包括影像檢查、數據對接檢查、數據存儲、數據移交等,每項工作依次完成。
1,影像檢查。
數字化處理的結果會在使用數字文件的過程中得到檢驗,但作為處理工作,我們不能等到使用時發現問題再回去修改,就像工廠產品生產壹樣,不能等著別人發現問題,這樣會造成不良影響。檢查人員首先要掌握紙質檔案數字化處理的標準要求,才能參與檢查。其次,檢驗人員要認真負責,有條件的實現100%的檢驗,最低不能低於10%。抽檢的內容應達到100%的合格率。壹旦發現問題,必須進行修改,並進行處理,重新掃描和重新掃描,並進壹步擴大檢查範圍和重新檢查。
2.數據對接檢查。
目前數字檔案的利用方式基本是通過目錄檢索資料,所以目錄是否與影像和數字拷貝壹壹對應也是考察的重要內容,考察率應為100%。如果發現問題,壹定要修改完善。
3.數據存儲。
在前兩步沒有問題的前提下,可以離線存儲數據。目前提倡使用壹次寫入光盤作為存儲介質,存儲內容包括歸檔圖像、目錄數據、相關描述文件等。其存儲結構,包括圖像文件的命名方法,應根據數字化文件管理系統的設計模板建立,相關文件的描述應盡可能完整,包括但不限於規劃方案、人員登記表、數字化加工文件登記表、數量統計表、質量檢驗表等。
4.數據傳輸。
這是掃描工作完成前的最後壹項內容。前期工作成果移交給檔案管理部門,移交的內容由檔案管理部門規定。移交過程包括移交前的驗收和移交程序。驗收是檔案管理部門驗收,下壹步就是辦理交接手續。如果驗收不合格,說明之前的工作還存在問題,數據傳輸需要再次改正。交接手續經雙方蓋章確認後,即表示工作順利完成。
檔案數字化是當前和未來檔案工作的重要內容之壹。這項工作說起來容易做起來難,但需要極大的細心和耐心。但只要我們掌握了具體的規範,並在工作中積極總結經驗,就能很好地完成這項工作。
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