會計人員在日常工作中不可避免地會犯壹些錯誤。由於各種原因,在制單、記賬、編表過程中經常出現壹些錯誤。發現會計差錯時,可根據賬簿差錯的具體情況,采取三種不同的更正方法:
(1)標記修正法。
在填制憑證、登記賬簿的過程中,如果發現文字或數字有誤,可以劃橫線更正。就是先在錯誤的字和數字上畫壹條紅線,然後在線上面填上正確的記錄。劃的時候,如果有文字錯誤,只能劃掉錯誤的部分;如果有壹個數字錯誤,所有的數字都應該被刪除,而不僅僅是錯誤的數字。擦除時壹定要註意使原錯別字仍可辨認。更正後,經辦人應在該行的壹端蓋章,以示負責。
②紅字更正確。
記賬後,如果發現記賬憑證當年記錄的科目或金額有誤,可以采用紅字更正法進行更正。所謂紅字更正法,就是先用紅字填制壹張與原錯誤完全相同的會計憑證,用紅字登記入帳,核銷原錯誤記錄;同時用藍色填寫壹張正確的記賬憑證,註明?改版?年份?月份?沒有證書?,按登記,從而糾正原來的錯誤。紅字更正法的應用是為了正確反映賬簿中金額與科目的對應關系。
例如,李明出差,借了5000元差旅費,並開了壹張現金支票來支付這筆費用。記賬的時候應該已經入賬了吧?銀行存款?科目,而是誤?現金?主題,並已註冊。修正方法如下:
(1)用紅筆金額填制壹張會計憑證,與原錯誤分錄相同。該條目如下所示:
借:其他應收款-李明5000
貸款:現金5000
(2)填寫正確的藍色會計憑證,其分錄如下:
借:其他應收款-李明5000
貸款:銀行存款5000元。
有時根據會計憑證單獨記錄相關科目沒有錯誤,但當填列金額大於應填金額時,也可以根據正確數字與錯誤數字的差異,用紅字金額填列壹張會計憑證,進行登記記錄,以沖抵多項分錄,並在賬簿匯總欄中註明?註銷?年份?月份?沒有,憑證多收了錢?。
比如通過商業匯票結算的方式,收到壹張由買方開具並承兌的10000元的商業匯票,作為銷售變現。填制會計憑證時,將10000元的金額錯記為100000元,多記了90000元,已入賬。錯誤的會計分錄有:
借方:應收票據100000
貸:商品銷售收入100000。
為了糾正相關賬戶中多付的9000元,應在記賬憑證上用紅筆填寫該金額。條目如下所示:
借方:應收票據90000。
信用:商品銷售9萬元。
根據此會計憑證登記過賬後,作?應收票據?然後呢。商品銷售收入?兩科原錯誤記錄均已更正。
(3)補充登記法。
記賬後如發現記賬憑證填寫的金額小於實際金額,可采用補登記的方式進行更正。更正時,可填制記賬憑證進行補充登記,並在匯總欄中註明。補充?年份?月份?日?憑證號少記金額?。
例:某買家通過開戶銀行欠貨款6500元時,誤記為5600元,漏記900元,已登記。更正時,900元,誰被少記,應填寫壹個藍色的憑證,並登記。補充更正條目包括:
借方:銀行存款900。
貸:應收賬款900
根據此會計憑證登記過賬後,作?銀行存款?然後呢。應收賬款?兩科原來的錯誤都被改正了。
紅字更正法和補充登記法都是用於更正會計差錯引起的會計差錯。如果記賬憑證沒有問題,只是登記的時候出錯了。不管是什麽時候發現的(實際工作中,因為要定期查賬,不可能很久以後才發現),這兩種方法都無法糾正,只能越線。因為記賬必須以憑證為基礎,壹張憑證既是登記明細賬的依據,也是匯總登記總賬的依據。在記賬基礎相同的情況下,不壹定兩個賬同時錯。如果總賬沒有錯,只是某個明細賬戶錯了。如果采用紅字更正法或補充登記法來更正這種明細賬錯誤,必然會影響總賬,即原來正確的數字會被更正為錯誤的數字。因此,會計憑證中未被錯誤記錄的差錯,只能采用交叉更正法進行更正。
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