壹、壹個困難的企業為什麽花錢運用計算機信息技術來加強管理
煙臺汽車制造廠是壹個擁有2600名職工、3．2億元資產的中型企業，主要生產輕型汽車、農用運輸車和拖拉機。1993年以來，該廠產品銷售收入雖然逐年增加，但經濟效益卻大幅下滑，生產經營日趨困難。面對日益激烈競爭的市場環境，企業感到原有經驗式的管理模式、落後的管理手段和不透明的信息反饋機制已非常不適應新的形勢，迫切需要應用現代計算機網絡和統壹的財務軟件進行管理創新。
壹是成本的核算與控制迫切要求企業利用計算機進行管理。由於汽車產品結構復雜、零部件繁多，在產品開發過程中，以往靠會計人員手工勞動，連續幾天幾夜工作也只能算出大概的綜合成本，難以及時準確地制定出有市場競爭力的產品價格。企業曾多次出現新產品投產後，才發現新產品的設計成本過高，價格無法為市場接受而被迫停產的情況。
二是資金的核算與管理迫切要求企業利用計算機進行控制。該廠銷售環節占用的資金余額上億元，大多以發出商品的形態存放在全國各地的430多個經銷商處，企業難以及時、準確掌握各銷售點上的存貨變動情況，賬物不符、賬賬不符的問題時有發生，應收賬款居高不下，壞賬風險難以防範。1995年該廠曾組織十多名會計人員歷時壹年，與各經銷商核對發出商品和應收賬款，發現企業本身的賬簿記錄差錯1100多筆，僅發出商品的潛虧損失即達數百萬元之多。在儲備資金的管理中，傳統的手工操作只能提供庫存材料、備件的賬面價值總量，但具體材料、備件的存放時間、庫存數量卻不掌握，致使存貨超儲、積壓、損壞等情況非常嚴重。企業盤點時曾發現倉庫中的三角帶可滿足企業10余年的生產需要。
三是薄弱的基礎管理迫切要求企業利用計算機技術來強化。從企業內部看，基礎數據缺乏，材料消耗定額、工時消耗定額不準，談不上實施精細生產，挖潛降耗，也無法對生產車間、銷售部門、采購部門和倉儲部門實施科學的考核。特別是財務信息滯後於物流信息和市場變化信息，再加上數據常常失真，決策者難以及時了解掌握企業財務狀況的變動情況和內部各種資源的配置情況迅速對市場變化做出反應。
四是企業各項規章制度迫切需要利用計算機手段進行硬化。過去規章制度只是掛在墻上，寫在本中，缺乏強有力的手段來保證制度的有效執行，有章不循、有章難循的弊端難以克服，道德風險無法控制，科學規範的管理程序難以硬化。
二、如何運用計算機網絡和軟件對企業管理進行深化、細化
1996年以來，該廠針對采購、倉儲、生產、銷售等環節信息不明、賬目不清等突出問題，以財務管理為中心，以成本控制為重點，聯合山東浪潮國強軟件公司，本著先易後難的原則，先後投資兩百余萬元開發了“煙臺汽車制造廠現代企業管理信息系統”。該系統基於壹臺主服務器，在各個車間、倉庫及生產、供應、銷售、財務等各有關處室設立了46個工作站，將各子系統通過財務管理子系統緊密地聯系在壹起，做到了“信息集成、過程集成、功能集成”，實現了財務系統與銷售、供應、生產等系統的數據***享，為企業提高財務資金管理水平提供了強有力的手段。財務管理子系統建立了統壹的計算機平臺，變多級核算為壹級核算，壹張原始憑證（銷貨發票、購貨發票、入庫單、領料單等）壹次錄入，倉庫、車間、廠部的業務核算、統計核算、會計核算、憑證的制作、打印、各明細賬、總賬的登記全部由計算機壹次自動完成，可以靈活地查詢、統計和打印賬表。
銷售管理子系統與金稅系統連接，利用金稅系統錄入和打印銷售發票後，自動轉入銷售管理子系統，自動編制銷售憑證，自動登記財務的產品銷售、發出商品、應收賬款、應交稅金等賬簿。同時可進行賬齡分析和壞賬估計，實現了銷售業務管理與核算壹體化。
采購管理子系統對采購訂單、采購到貨以及入庫狀況進行全過程管理，為采購部門和財務部門提供準確及時的信息；自動完成對各種應付賬款的登記、沖銷以及應付賬款動態變化狀況。另外，該子系統還可以進行材料采購成本的考核與監督，非合同供應商、超過合同的采購價，軟件系統可以自動警告，要求審核。
倉儲管理子系統通過對各種存貨的收、發、存業務進行核算，及時準確地掌握每件存貨的耗用情況，把各類存貨成本歸集到各成本項目和成本對象上，為企業的成本核算提供基礎數據，並動態反映存貨資金的增減變動情況。
生產計劃子系統根據生產計劃和上月末實際庫存情況，軟件系統能按照裝配物料清單計算物料的毛需求和凈需求，自動運算出零部件采購計劃、自制件的生產計劃，將設計、工藝、生產制造並行交叉進行管理，實現了各種物流、業務流自始至終連貫起來的全過程管理。
成本核算子系統能夠完成產品或零部件標準成本的制定，計算入庫產成品或自制半成品的標準成本和標準成本差異，能夠從價格成本差異和用量成本差異方面進行控制，為企業分析生產成本變動的原因提供了詳細資料，為實施標準成本法和責任成本法提供了可能。
基礎數據子系統可為生產計劃系統提供工藝過程信息、產品結構信息，為成本控制提供工時定額和材料消耗定額標準信息，並能夠通過裝配物料清單自動讀取采購發票的最新單價，瞬間計算出產品的材料成本，為產品投產決策提供第壹手數據資料。產品開發人員能夠隨時計算出新產品的設計成本，為企業開發適銷對路的產品提供了有力的支持手段。
三、取得的成效
1．提高了對薄弱環節的監控管理能力
從采購環節看，現在能夠準確地掌握某壹時段的采購品種、總量、該品種的上年采購單價、采購成本、當期采購單價等，從而能及時準確地計算出采購成本的降低額和降低率，計算出各部門的材料采購節約情況，並依此進行獎懲。這就使采購管理得到強化，僅1999年就節約采購成本900多萬元。
從倉儲環節看，系統可對各種庫存零部件進行層層分解，壹個汽車總成所包含的零部件可分解到7級直至螺釘。材料的編碼、型號、規格、名稱也都能在系統中得到明細的反映，不但可以從總額上反映儲備資金占用情況，而且可以分品種統計每壹種物料的超儲備占用時間和超儲備占用金額，並對原材料超儲備占用實行自動報警，從而為控制存貨成本、提高存貨周轉率、減少不合理的資金占用提供了可能。從銷售環節看，通過該系統可隨時查詢存於各經銷商處發出商品的型號、數量、時間、去向等詳細資料，避免了發出商品長期被人占用或存放帶來的損失。還可準確反映應收賬款的賬齡結構，有效地控制了應收賬款的規模，減少了呆壞賬損失。同時，通過計算機直接處理原始憑證，使應收賬款的錯賬率幾乎為零，解決了長期以來令財務人員頭痛的往來賬串戶錯賬問題。
從成本控制環節看，系統方便快捷地提供了產品成本構成的詳細數據，將標準成本控制與責任成本考核相結合，用標準成本與實際成本差異進行比較，作為對車間考核的依據，把成本控制真正落實到車間、班組和個人，使經濟責任制考核有所依據，實現了由成本核算向成本控制的轉變。
2．減少了資金占用
現在該廠可以全面掌握庫存產品和發出商品的型號、數量存放時間，這就為及時盤活存量資產，避免庫存商品長期存放的損失創造了條件。幾年來，倉儲部門適時處理積壓商品車1245輛，回收貨款2900萬元；銷售部門通過賬齡分析，對應收賬款的情況了如指掌，催收貨款有理有據，使全國430個經銷商的應收賬款賬齡基本控制在3個月之內，極大地降低了壞賬風險；采購部門根據計算機自動報警系統的適時提示，積極清退生產上不需要的發動機、前後橋等十幾種零部件存貨，減少資金占用達553．2萬元。
3．提高了財務管理工作的質量和水平
通過使用財務與業務壹體化的管理軟件，從根本上解決了長期困擾企業的部門與財務、倉庫與財務、倉庫與車間、車間與財務信息溝通不暢、賬賬不符、賬證不符、賬物不符的信息孤島問題，架起了財務信息與物流信息的橋梁。現在上至廠長、下至壹般管理人員都可在自己的辦公室內，根據自己的權限隨時調閱所需的信息，以往的重要信息集中於少數關鍵崗位與個人的信息不對稱問題也隨之迎刃而解。計算機管理軟件的應用，不僅大大提高了會計工作的效率，而且延伸了會計工作的領域，使核算會計向管理會計邁出了壹大步。
4．促進了管理制度的硬化
通過使用統壹的軟件，將企業的各項規章制度硬化到計算機程序中，使生產經營行為得到了規範。現在不按制度規定的程序辦，計算機就無法運行，即便是企業領導人，也必須在自己的權限之內嚴格遵守法定程序，組織生產經營活動。以往那種有章不循的情況在計算機鐵面無私的程序前基本得到杜絕，大大減少了人為因素的幹擾。
四、幾點啟示
1．企業管理細化、深化要有新手段
企業管理工作做深、做細，必須有大量的基礎數據作支撐。成本核算不準、消耗定額不清，規章制度就難落實，考核就無依據。但靠手工來加工、整理、傳遞生產經營過程中的各種信息，不僅速度慢、效率低，而且也不準確。因此，要解決管理上“手短”的問題，只有借助於計算機手段，從根本上改變傳統、落後的管理方式，才能適應市場經濟條件下組織社會化大生產的客觀要求。隨著計算機信息技術的成熟、微機的普及、操作技能的簡單化以及企業管理人員觀念的轉變，企業運用計算機網絡和統壹的財務軟件全面加強和改善管理的時機已經成熟。
2．管理的創新與提高決不僅僅是買新的計算機與軟件
引入計算機技術改善企業管理，不僅僅是買幾臺新的計算機、聯上網、裝上新的軟件，而是企業管理理念、內部財務管理體制、資金運作方式、生產組織形式等諸多方面的重大變革。因此，上到企業領導班子、下到全體員工都要更新觀念，提高素質，勇於接受、采用新的管理手段，才能充分發揮計算機和管理軟件的作用，實現管理創新。
3．通過應用計算機程序可以提高資金監管的規範化水平
目前企業現有的各項管理和監督制度不可謂不全，規章條例也不少，但在實際執行中往往打了不少折扣。煙臺汽車廠的做法表明，運用計算機網絡和財務軟件，可從兩方面提高監管水平。壹是把企業的各種規章制度盡量變成計算機的應用管理程序，從而把規章制度硬化。二是適時掌握企業經營中的資金與物流信息，從而可把事後的監管變為事中的監管。
4．加強企業管理要以財務管理為主線
財務信息是企業各類信息的交匯點，也是支撐經營決策的基礎。企業運用計算機網絡和管理軟件要遵循企業信息化發展的壹般規律。從國內許多企業的經驗看，以財務管理為主線，從財務管理、物流管理、生產管理由低到高的次序逐步推進計算機和軟件的應用是可行的途徑。企業要從當前亟待解決的問題入手，以財務信息為主線，按照“總體規劃、分步實施、突出重點、先易後難”的原則，實現物流、資金流、信息流的集成，逐步建立起以財務成本管理為核心的內部信息管理系統，為企業全面的科學管理打下基礎。