無論是平行機關還是無隸屬關系的隨筆，都要註意語氣的平和禮貌，不要借勢壓迫或強迫他人，也不必阿諛奉承，彬彬有禮。至於回復，要註意文筆的針對性和回復的清晰性。其次，信函也有時效性的問題，尤其是回復要迅速及時。像其他公文壹樣，及時處理信件，保證公務活動的正常進行。
要嚴格按照公文格式寫信，信的內容壹定要專壹、集中。壹般來說，壹封闡明壹個問題或壹件事的信是可取的。信的內容必須真實準確，信的寫作方法以陳述為主。只要談好的工作，問的問題，答的問題，都寫清楚，報相關主管部門審批。
信的內容
篇章結構壹般由開頭、正文、結尾和結論組成。開頭主要說明發信的原因。壹般要求說明發函的目的、依據、理由等內容，然後用如下說明有關問題或如下回復有關事項等過渡語轉移到下面。在回復的理由部分，壹般先引用來文標題和文號，再說明依據，說明文件的理由。
主題是信函的核心內容，主要說明要處理的事項。信的內容很單壹，壹封信壹件事，寫的應該是直奔陳奇。無論是討論工作、問答問題，還是請求相關主管部門批準，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題和意見描述清楚。如果是回復，也要註意回復的針對性和明確性。