會計檔案保管口訣“壹頭二尾，三個五年，三個永久“。
壹頭是指月報、季報只需要保存三年；二尾是指現金日記賬、銀行存款日記賬，需要保存25年；三個五年固定資產卡片賬報廢清理、銀行余額調節表、銀行對賬單保管期限5年；三個永久年度財務報告包括文字分析、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊永久保存。
會計檔案保管期限分為永久和定期兩類。永久，即是指會計檔案須永久保存，定期，是指會計檔案的保存應達到法定的時間，會計檔案的定期保管期限分為3年，5年，10年，15年和25 年五種。會計檔案的保管期限是從會計年度終了後第壹天算起。
會計檔案的特點：
壹、形成範圍廣泛，凡是具備獨立會計核算的單位，都要形成會計檔案。這些單位有國家機關、社會團體、企業、事業單位以及按規定應當建賬的個體工商戶和其他組織。
二、檔案類別穩定。社會上會計工作的種類繁多，如有工業會計、商業會計、銀行會計、稅收會計、總預算會計、單位預算會計等，但是會計核算的方法、工作程序以及所形成的會計核算材料的成分是壹致的，即會計憑證、會計賬簿、財務報告等。
三、外在形式多樣。會計專業的性質決定了會計檔案形式的多樣化。會計的賬簿，有訂本式賬、活頁式賬、卡片式賬之分。財務報告由於有文字、表格、數據而出現了16開或8開的紙張規格以及計算機打印報表等。