福建省中小學檔案管理暫行辦法
第壹章壹般原則
第壹條為加強福建省中小學(中專、職校、成人中專，下同)學校檔案的科學管理，根據《中華人民共和國檔案法》的有關規定，制定本暫行辦法。
第二條中小學檔案是指在中小學黨政管理、教學、科研等活動中形成的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條中小學檔案工作是學校管理的壹項基礎工作。各中小學都要重視檔案工作，並將其納入學校發展的總體規劃。
第四條中小學校檔案(包括文書檔案、教學檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案等。)是國家檔案的組成部分，必須集中統壹管理。任何部門和個人不得視為存在或者拒絕備案。
第五條中小學校必須嚴格執行國家有關檔案工作的法律、法規和標準，制定學校檔案管理的各項規章制度。
第二章檔案管理制度
第六條中小學校應當加強對檔案工作的領導，確定壹名學校分管領導，並納入分管領導的職責範圍。
第七條中小學校應建立綜合檔案，由學校辦公室或教學部門管理。綜合檔案館應對學校各業務部門文件材料的形成、積累和歸檔進行指導和檢查。
第八條根據中小學檔案工作的需要，學校應當配備專(兼)職檔案員。檔案工作者應忠於職守，遵守紀律，具有高中或中專學歷，具備壹定的專業知識，並保持相對穩定。
第九條中小學檔案工作，接受同級或上級檔案行政管理部門和教育主管部門檔案機構的指導、監督和檢查。
第三章文件材料的形成和歸檔
第十條凡在中小學工作和活動中形成的具有參考價值的文件材料，均屬於歸檔範圍。(見附件)
第十壹條歸檔的文件材料應當字跡清楚、字跡工整、簽名完整。禁止使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水、紅墨水和復寫紙書寫和審批公文。
第十二條歸檔的文件材料應當按照國家標準的要求，分類清晰，紙張分組合理，保管期限準確，標題簡明準確，結構完整，層次系統，編目清楚，裝訂牢固，便於保管和利用。
第十三條各類檔案的歸檔時間:
l、文件和檔案應於次年6月底前歸檔；
2.教學檔案應在本學年結束後歸檔；
3、科技檔案在項目(成果)完成後3個月內(鑒定)；
4.會計檔案歸檔後由財務部門暫時保存壹年；
5.聲像檔案應當在制作後3個月內歸檔。
第四章檔案的管理、提供和利用
第十四條中小學綜合檔案館應當制定檔案的分類方案和編號方法，做好檔案的接收和排架工作。
第十五條中小學校應當配備必要的檔案庫房(暫時不具備條件的應當設立檔案專櫃)、檔案裝具和保護設施，確保檔案安全，並定期檢查檔案管理情況，發現問題及時解決。
第十六條中小學校應當成立檔案鑒定小組，做好檔案鑒定工作，嚴格檔案銷毀制度。
第十七條中小學綜合檔案館應當建立檔案統計，統計數據應當準確可靠。
第十八條中小學撤銷、合並，檔案人員調動時，必須做好檔案移交工作，按照國家有關規定辦理檔案移交手續。
第十九條中小學檔案工作者應當熟悉檔案清查情況，根據工作需要編制檔案檢索工具，編寫檔案參考資料，積極主動地開發利用檔案信息，為學校工作服務。
第五章附則
第二十條本暫行辦法適用於福建省轄區內的所有中小學校。
第二十壹條本暫行辦法由福建省檔案局和福建省教育委員會負責解釋。
第二十二條本暫行辦法自印發之日起實施。
附件:
福建省中小學文件材料歸檔範圍和保管期限壹覽表
文淑檔案
1、上級(含業務部門)下發的需要學校貫徹執行的決定、規定、辦法、條例、指示、批復、通知、會議主要文件。
為了我們學校的永恒
長期業務指導
壹般短期
2、學校黨、工、青、婦組織的年度工作計劃、總結和重要會議的工作報告、匯報等文件材料永久或長期保存。
3、學校黨委(黨支部)發展黨員、評價等工作的意見、結果、批復以及黨小組、工人、婦女幹部花名冊、會議紀要、統計報表等文件材料永久保存。
4.永久或長期使用的決議、決定、年度工作計劃、總結、重要工作報告、報告、請示、答復等。
5.我校編制的校史、年鑒、大事記、組織沿革是永久的。
6、學校的黨務、行政管理制度、崗位責任制等長期文件。
7.學校的行政會議或校長會議的記錄是永久性的。
8、學校的重大活動(校慶、校友會、校運動會、教師節、基金會)材料。
重要的持久性
壹般短期
9.上級領導到學校查看工作中形成的材料、照片和學校專項工作的調查、檢查、普查材料。
重要的永久或長期
壹般短期
10，相關材料(包括合同、協議、照片等。)在學校長期的外事活動中形成的。
11，各類報刊長期刊登有關我校情況的通報和報道以及上級領導對我校的重要題詞。
12、學校長期安全工作及重大事故處理等相關材料。
13、學校評選各類先進集體和先進個人材料，教齡30年以上教職工榮譽證書名單永久不變。
14、反映學校成績的榮譽證書、具有紀念券功能的實物、校刊及學校年級表彰等材料永久保存。
15，學校關於機構設立、合並、更名、人員編制、幹部任免、印章啟用的請示、批復、報告永久有效。
16.關於我校教職工聘用、轉正、垃圾處理、調薪、職稱評定等長期舉報、回復、通知。
17，學校教職工花名冊，簡歷，勞動報告永久。
18，學校人事調動，退休，傷亡，撫恤金，勞保福利的報告，回復，長期通知。
19，學校退休人員花名冊，長期變更待遇審批表。
20、學校教職工申請出國、出國、援外、辭職、長期離職等材料。
2l。我校的征地、房地產權、界址、協議、批復、合同是永久的。
22.學校財產物資清單、交接清單及相關協議、合同是永久性的。
23、學校財產管理、長期使用制度等文件材料。
24、文身教育，財政部門永久下達學校的經費、基建指標等文件。
25、學校的財務管理制度、辦法等長期文件材料。
26、學校長期工作人員工資花名冊。
27、學校開展勤工儉學、校辦企業管理、生產計劃等長期文件材料。
28.學校接受群眾來信來訪和處理是短期的。
教學文件
l、上級教育主管部門下達的教學任務、課程設置、教學安排、教學管理、政治思想工作等文件。
為了木制學校的永久存在
壹般參考短期
2.我校的教學質量評估結論、年度教學計劃、總結、課程總結、教學計劃表是永久的。
3.我們學校的教改方案，觀摩教案，給老師備課都是短期的。
4.我們學校制定的各種教學制度、方法、規定、校歷、教育管理辦法都是長期的。
5.學校長期編著教材、大綱、講義、典型教案、習題集。
6.試卷(空)及答案，評分標準，試卷分析，科目考試成績長期統計分析。
7、學校新生入學統計、中考、中考、高考統計、質量分析表、長期匯總表。
8、木院教學實習大綱、計劃、指導書、講義、總結和短期典型報告。
9、學校組織學生開展社會調查、義務勞動、軍訓、野營、短期夏令營等活動的通知、安排、總結。
10，我校學生體質健康綜合材料，長期參加各級體育競賽的成績、獎杯、獎旗、證書、獎狀。
11.我院學生在社會上組織的各類競賽獲獎名單和獲獎作品是長期的。
12、我校三好學生、優秀班幹部、團幹部、先進集體及各方面的獲獎名單及典型材料長期。
13.我院畢業生質量跟蹤調查和信息反饋的長期材料。
14，我校教師基本情況，如註冊、考核、教師考勤、課堂教學等長期總結材料。
15.教師培訓、進修、專業考核、考試、外出講學、長期參加學術活動等材料。
16，教師長期教實驗班，觀摩教案，自編講義，課本或典型教案。
17、教師長期專業工作材料和個人教學經驗總結等材料
18、教師個人教學改革、科研內容及其成果、長期教學成果等材料
19、教師專業技術職務永久評聘等材料
20.教師應受到永久的表揚、獎勵和懲罰。
21.教師長期在各種期刊和學術會議上發表和翻譯的論文、文章、專著、著作及相關專家評審資料。
22、學校招生計劃、總結、新生入學花名冊、長期考試成績。
23、學校新生註冊登記簿、學生花名冊、學生人數統計表、成績冊、學生卡長期保存。
24.我校學籍變動情況:停學、退學、復讀、復學、轉學、退學、長期開除等材料。
25.我校的畢業花名冊、統計表、畢業證書、畢業證書存根、校友記錄、照片永久保存。
26.學生的個人檔案是永久的。
科技檔案箱
1.我校組織的科研項目(課題)產生的成果、資料、證書是永久的。
2.學校有關建築物地上地下管線的設計、施工、竣工驗收的基建計劃、規劃圖、紅線圖、文字資料、圖紙、工程大綱、預決算是永久性的。
3.我校各種貴重教學儀器、模型的說明書、圖紙、合格證、操作規程、安裝調試報告、維修記錄、預決算等長期保存。
4、校辦工廠的設備說明書、圖紙、維修記錄、產品申請、設計、生產圖紙、工藝、配方、檢驗合格證、質量標準、用戶意見及產值、長期經濟效益等材料
5.我校校辦農場土壤分析、品種栽培試驗、田間管理記錄、圖表、動植物保護標本等長期技術文件資料。
會清點文件
1.我們學校的最終聲明是永久的。
2、學校預算會計年報、會計憑證l5年。
3.現金出納賬戶和銀行存款賬戶25年。
4.總賬、明細賬和明細賬15年。
5、工資單、獎學金、長期補助金等材料
6、會計轉賬清單15年
7、會計檔案銷毀清冊永久保存
音像檔案盒
1.木學校教學科研活動中產生的照片、錄音帶、錄像帶和幻燈片。
2、學校長期獲得各種獎項、旗幟、獎牌、獎杯、證書等照片。
3.我們學校在黨政管理活動中制作的視聽資料是長期的。
說清楚
壹、中小學檔案壹般分為:
1，文檔文件；
2.教學檔案；
3.科技檔案；
4.會計檔案；
5.聲像等非紙質載體檔案，其形式所體現的內容和功能與紙質載體檔案有著千絲萬縷的聯系。壹般沒有單獨的類別，根據它們的內容特點可以看到相應的分類號。考慮到其載體形式和儲存要求，應儲存在不同的倉庫中。
第二，檔案的類別不等於檔案實體的分類。各學校應根據實際情況制定本學校的檔案分類方案和編號方法，以便科學地整理和保管檔案。
三、中小學檔案侏羅紀分為永久、長期和短期。劃分原則是:
1.凡在我校工作過程中形成的具有長期保存價值(反映我校概況)的檔案應永久保存；
2.我校所有需要長期查閱的檔案均作為長期保存(16-50年)；
3.短期內木校需要查的檔案全部保存為短期(15年以下)；
4.兩個保存期之間的所有文件應保存更長時間。
四。學校檔案鑒定——必須從木校的實際情況出發，堅持歷史觀點，綜合分析檔案材料的實用功能和歷史功能，準確鑒定檔案的保存價值，合理確定檔案的歸檔範圍和保管期限。
五、學校(包括中專、職校、成人中專)根據本保管計劃表的規定，制定本校的檔案保管計劃表，經領導審核批準後執行。