壹、書寫不規範。
書寫不規範的問題，不僅僅是辦文人員不註意，而且許多領導同誌也不註意。主要體現在：
壹是文件格式不完整，缺日期、少作者、 標題反映不出文件的內容。這類問題多半是壹些領導同誌的講話，未標明日期，有的還看不出是什麽地方、什麽場合講話，有的重要文章不知發表在何報何刊上。文件反映不出內容，大多是××單位關於宣傳學習貫徹××字號文件的通知，還有的單位，幹脆不寫內容，僅寫壹個“通知”。還有主題詞不確切，主要是有的單位只看文件標題標主題詞，這樣標出的主題詞反映不了文件的全部內容，給查閱利用帶來困難。
二是在批註、修改文件時將字寫在左邊，不留裝訂線。有的甚至“有空子就鉆”，壹張紙從上到下，從左到右，正面反面寫得滿滿的，連編頁號的位置都不留。
三是使用鉛筆、圓珠筆加註、修改；歸檔用噴墨式、針式打印稿。
四是使用復寫紙、熱敏紙，且紙張大小規格不壹。按照《中國***產黨機關公文處理條例》的要求，公文用紙幅面規格應采用16開型(長260毫米、寬184毫米)，或采用國際標準A4型(長297毫米、寬210毫米)，可是小於或大於這種標準紙張印制的文件檔案裏隨處可見。
由於書寫不規範，導致浪費時間、人力、物力。文件無時間，需要考證；字跡不耐久，產生油滲或消失，需要搶救；紙張大小不壹需要加工；無標題或主題詞不確切需重擬或重標。我們算了壹筆帳，只因文件紙張不規範、不留裝訂紙，就給文書立卷工作帶來很多麻煩。不符合規格的紙，小的貼邊，大的要折齊，為防止黴變，還要專門熬制去葡萄糖的漿糊，裁剪貼邊用紙，有的單位光花在這方面的人力，壹年就要壹人幹壹個多月。不僅如此，由於文件貼邊，增加案卷的厚度，如壹個單位壹年為此增加2個卷(實際有的單位還不止)，試想全國壹年下來要增加多少個卷，又將增加多少人、增加多大的藏地呢?再說，由於裱糊加工出來的，不可能那麽規範，因而也就使得案卷不整齊、不美觀。
二、歸檔不齊。
壹個比較大的單位壹般有文書檔案、會計檔案、人事檔案，還有基建沒備檔案、音、照片等檔案，隨著辦公現代化的實現，還有光盤、磁盤等。人們往往重視人事、文書、會計檔案。從過去的工作看，從檔案中發現文書檔案中缺少黨和國家領導人和上級部門領導到基層視察工作形成的材料；還有本單位領導下基層調查研究、考察工作形成的材料和領導親筆起草或以領導個人名義發表的重要文章等。還有壹些內部材料，如少數領導召開小型會議研究決定了重要問題，卻沒有任何文字根據；還有只歸文字不歸音像、照片等，如領導考察、調查研究有照片、錄音等，照片往往洗印出來就送給領導而忘記歸檔；基建檔案中缺少審批手續、圖紙等。
由於歸檔不齊，不利提供利用。有時利用者查不到需要的檔案，只好去找當事人，找來找去，花錢又費力，還是解決不了問題。有的機關基建設備檔案不齊，如缺少管道圖紙，在進行基建維修時，只好盲目亂挖，以至險些造成事故，甚至造成事故。
關於實現辦公自動化後的文書工作規地化問題，許多機關單位未列入議事日程，從檔案管理角度看，目前發現有光盤、磁盤小身的質量問題，如黴、變、假冒偽劣品等。還有存入光盤、磁盤上的文件內容問題，有不標明文件題名，造成後來檢索不出文件。對現代化設備本身的管理也不夠，有的單位何時購微機、何時保養和維修、維修的原因、他用什麽程序都沒有記載，這給今後的聯網工作帶來困難，造成新的麻煩，也對文書工作規範化造成新的不利影響。
三、文件材料歸檔不及時。
《中國***產黨機關公文處理條例》規定文件材料歸檔按《機關檔案工作條例》規定執行，即：“機關文書部門壹般應在第二年上半年向檔案部門移交檔案。”從執行情況看，常有不按規定辦的情況發生，有的單位文書部門交出已經過去好幾年的零散的重要文件材料；由於不按時歸檔，造成檔案室的同誌返工拆卷，重新整理，修改案卷、卷內文件目錄，浪費人力和物力，又影響檔案利用。
產生上述問題的主要原因：
壹是領導重視不夠。壹方面，負責文書工作的領導，他既是領導又是工作人員，領導本身就產生壹些文書，領導不按規定辦，下面的工作人員又不便對領導提出要求。另壹方面，領導有責任督促檢查文書規範化問題，但沒有認真履行其職責。
二是機關文書人員對檔案工作了解不夠。從事文書工作的同誌對《中國***產黨機關公文處理條例》的學習是認真的，但在執行中偏重於文字及內容的規範，而忽視了檔案工作對文書立卷的要求。如：有的同誌認為，黨委常委會議記錄等非常重要的文件，只要保存二三年就行了。這是因不了解文件材料的歸檔範圍和保管期限所致。另外，還有壹些辦文的同誌認為，文書立卷工作是檔案部門的事，不是自己的職責範圍，違背了《中國***產黨機關公文處理條例》中關於堅持文書處理部門立卷的要求，所以，有的同誌只圖個人方利用，將自己辦理的應當歸檔的文件材料留下來，沒有考慮到這樣做將給檔案工作增添很多麻煩。
三是檔案部門指導不力。《機關檔案工作條例》規定，機關檔案部門要對本機關文書部門或業務部門文件材料的歸檔工作進行指導和監督。有的單位檔案部門強調文書處理部門立卷，放棄指導，發現檔案中存在不規範的問題不及時反饋，予以糾正。加上文書立卷人員更換頻繁，業務不熟，使得文書工作不規範的問題壹直影響著檔案工作順利進行。
從檔案工作中發現文書工作確實存在不夠規範的問題，如何加以解決，我們認為要從以下四個方面來進行：
壹、加強領導。任何工作都離不開領導的支持。文書工作規範化更是如此。壹是領導參加會議、辦理事務、解決各種問題形成的重要文件材料，這些文件材料反映了壹個單位的主要職能，也是壹個單位檔案工作的重點，需要領導同誌帶頭來規範。這部分文件材料規範了，可以說這個單位文書工作規範化的重點解決了。二是領導加強督促檢查，及時總結經驗，對先進的進行推廣，存在問題及時糾正。為了確保歸檔材料的齊全，領導在安排布置工作的同時，要布置文件材料(包括音像、照片)的歸檔工作。比如召開重要會議，決定的重要事項，領導應要求文書人員作出記錄和紀要，如若不規範，呈送領導審批時，要指出並糾正。三是領導要關心文書人員素質的提高。要創造條件，給予學習的機會，提高文書人員的工作水平，從根本上解決文書工作規範化問題。
二、堅持執行制度。要實現文書工作規範化，必須做到“有規矩、懂規矩、守規矩”。我們認為，現在，黨和國家對文書工作和檔案工作已制訂了許多規定，中央辦公廳已制定並印發《中國***產黨公文處理條例》和《機關檔案工作條例》，國家頒布了《中華人民***和國檔案法》，國家檔案局也制定了《機關檔案工作業務建設規範》，這些法律、條例的制定，說明文書工作規範化已經有規可循，關鍵是落實，也就是說不但要有規矩，而且應該懂規矩、守規矩，克服隨心所欲的習慣，培養壹種嚴謹的工作作風。
三、開展評比競賽。開展評比競賽是壹種推動工作的有效方法。為了實現文書工作規範化，適當開展檢查評比工作是非常必要的。機關單位的文書部門可以根據有關規定，聯系實際，制定出文書工作或文書立卷工作競賽方案，依據壹定的規則，制定評分標準，通過檢查、競賽、評比。評出先進，給予通報表彰，並給予適當物資獎勵。運用檢查評比的好處在於，可以互通情況、交流經驗、發現不足，激勵先進，促進後進，達到促進文書工作規範化的目的。
四、組織培訓和學習。秘書部門的工作質量和效率取決於其工作人員的素質高低，壹名秘書工作者受教育的多少、深淺，直接影響其業務水平的高低。特別是機關實現辦公自動化後文書工作的手段、工作方式、方法都隨之而改變，要適應這種變化，文書人員就必須不斷學習新知識、新技術。我們認為，機關單位秘書部門應根據自己的實際情況、文書人員的素質狀況，區別不同情況，組織學習，可以進行脫產或不脫產的短期培訓，系統地學習，這有利於全面提高秘書人員素質。也可以進行業務研討，幹中學，邊幹邊學，在實踐中提高秘書人員的水平。對於大多數秘書人員來說，主要是自學。總之，采取多種形式抓業務學習，從根本上解決文書工作規範化的問題，從而促進檔案工作的發展。