1.與會議組織者協商
2.提供會議所需的機票、門票、酒店、會場、交通等信息。並向會議方制定完整的會議計劃。
3.指派專人協助客戶考察會場的飲食、住宿、會場、旅遊、娛樂等相關方面。
4.確定方案，簽合同，預付定金。
二。在會議期間
1.會議接待:機場、車站有專人負責禮儀、接機、攻關。提前在酒店和會議室擺放迎賓AM、迎賓板、簽到臺、指示牌等。
2.會前準備:準備會議所需的會議資料、會議用品、會議發言稿等會議相關物品。
3.？會場:會有專人到會議室檢查橫幅、燈光、音響、茶水等。
4.會議住宿:確認房間樓層和房號，詢問是否有特殊要求。
5.？會議餐飲:用餐時間，用餐標準，特殊客人(穆斯林)確認。
6.會議旅遊:確認旅遊路線的行程，用車，導遊是否增加景點。
7.會議娛樂:娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。
8.？會議服務:與代表合影，為代表提供秘書服務及相關服務。
三。會後
1.結賬:會議期間提供詳細的費用明細和說明，指派專人與客戶核對並結賬。
2.資料:會後收集資料，根據客戶要求制作會議通訊錄或花名冊。
需要註意的原則
首先，確立明確的目標
對於任何商業公司來說，要想讓會議有價值，就要有明確的目的。通過會議獲得自己需要的東西，為與會者提供相應的價值，回報投資。
第二，改進信息的收集和分析
收集信息很重要，包括了解客戶的需求(詳見流程中的附錄——客戶需求分析單)，了解會議出席人員，了解媒體，了解預算，分析自己的不足。
第三，追求持續創新
每壹次會議都是對創新能力的挑戰。無論是內容還是形式，不斷創新才能讓每壹次會議都充滿激情和樂趣。
第四，制定周密的計劃
不管是甘特圖還是日程安排，壹份周密的計劃必須包括會議的所有細節。此外，確保定期跟蹤可以防止精心制定的計劃成為項目經理墻上的裝飾品。
五、實施嚴格的現場管理
在現場管理中，我們必須嚴格控制日程上的項目，任何遺漏都會導致會議失敗。另外，現場負責人需要具備隨機應變的能力(見14條)。
六、結尾和詳細總結
壹次成功的會議需要有創意的策劃；積極的談判和溝通技巧；規範經營和財務管理；優秀的包裝和系統的反饋。會後妳提供了多少價值？妳公司的投資收益是多少？與會者明年會參加您的會議嗎？總結這些答案，並將其應用到下壹個會議計劃中。
七、追求卓越，而不是完美
無論會議是大是小，無論會議計劃有多好，都不可能做到盡善盡美。最重要的是建議，設計，修改。
八、了解會議涉及的行業。
為了提供成功的會議管理，組織者必須了解會議所涉及的行業、技術術語和行業的整體趨勢。
九、不要為了省小錢而在大事上糊裏糊塗。
保證合作供應商提供優質服務，絕不為了省壹點錢而犧牲會議質量。最後，妳會失去最多。
記住，顧客永遠是第壹位的。
妳的受眾是妳的客戶，他們會付錢給妳，所以他們必須感受到並接受價值，他們必須意識到這個會議的重要性。如果妳認為有什麽比客戶更重要，請記住:客戶永遠是第壹重要的！
XI。合理的預算控制
學會合理分析和使用預算。額外的錢應該首先讓參與者受益。
十二。最大限度地利用技術
技術可以給妳很多幫助。自始至終盡可能使用技術，讓客戶和工作人員輕松使用技術。但是，壹定要記住，技術不能代替人際交往。(技術應用見“多媒體會議包裝”)
十三。清晰明確的溝通
清晰明確的溝通是整個項目成功的關鍵。想象妳是壹個參與者，不知道內部的計劃、程序或備份工作。怎麽能在最短的時間內知道這壹切？
十四、成熟的危機管理
針對不可預見的問題和可能出現的情景危機，壹定要準備好解決方案，列出最壞的結果，然後逐壹提出解決方案。
十五。提供足夠的價值
為了滿足與會者的需求，壹個會議項目應該能夠為觀眾提供有用的價值，無論是教育還是培訓，新品發布會還是經銷商見面會——內容是關鍵，實質性的內容會讓價值在會議中得到體現。