紅字發票用於沖銷已記賬的發票，開具金額為負數的紅字發票來抵消原發票的會計效果，可以隨時進行。作廢發票是在開票月份發現錯誤時，只在開票月份作廢發票。增值稅電子發票開具後不能作廢，只能紅沖。銷售退貨、開票錯誤或應稅服務暫停時，可以開具紅字增值稅電子普通發票。
發票的作用和分類:
1.交易發生的證明:發票是買賣雙方交易行為的證明，用於證明交易的存在；
2.收支核算:企業或個人通過發票核算自己的收支，進行財務管理；
3.稅收管理工具:稅務機關利用發票監控管理稅收征收，防止偷稅漏稅；
4.報銷依據要求:個人或企業員工公務消費後需要發票報銷相關費用；
5.法律證據的作用:在發生交易糾紛時，發票可以作為法律訴訟的證據之壹；
6.分類的多樣性:發票按用途和種類分為增值稅專用發票、普通發票和電子發票。
綜上所述，紅字發票用於沖銷已入賬發票，紅字發票開具金額為負數，以抵消原發票的會計影響，而作廢發票則在開票月發現錯誤時進行處理。增值稅電子發票壹經開具，只能用於處理銷售退貨、開票錯誤或應稅服務中止。
法律依據:
《中華人民共和國發票管理辦法》實施細則
第二十七條
發票開具後，銷售退貨需要紅字發票的，必須收回原發票並註明“作廢”或取得對方有效證明。開具發票後，如有銷售折扣，必須在收回原發票並標註“作廢”後重新開具銷售發票或在取得對方有效證明後開具紅字發票。