1.確定需求和目標:首先確定公司使用西軟酒店管理系統的需求和目標，包括需要哪些功能和模塊，使用規模和時限。確保清楚公司的需求和期望。
2.聯系東軟酒店管理系統供應商:聯系東軟酒店管理系統供應商，表達對其產品的興趣和建立合作的意願。您可以通過電話、電子郵件或在線申請表聯系供應商。
3.洽談合作條款:與供應商洽談合作條款。這些條款可能包括系統的授權和許可、費用和支付方式、售後支持和服務規定等。確保合作條款符合公司的需求和利益。
4.起草合同或協議:根據協商好的合作條款，起草正式的合同或協議。可以尋求法律專業人士的幫助，保證合同的合法性和準確性。
5.審查並簽署合同:請公司法律顧問或相關部門審查合同內容，以確保合同符合法律和公司政策。壹旦內容通過審核，雙方即可簽訂合同。
6.保留壹份副本:確保公司和供應商都保留壹份合同副本，以備將來參考或解決爭議。
7.協議的履行:根據合同規定，履行合同約定的義務和責任。確保在使用西軟酒店的管理系統時遵守合同的條款和條件。