1.收集檔案:檔案的前身是檔案，檔案是由分散的工作活動形成的。為了方便日後使用，需要選擇分散的檔案，選擇重要的部分集中存放以備後用，從而形成檔案集合。歸檔工作是指檔案從分散到集中的過程，是檔案工作的起點。
2.歸檔:檔案人員拿到檔案後，首先要對檔案進行分類，包括歸檔號、歸檔頁碼、撕貼頁、拼錯頁碼、重新編號等，以便掃描時對可以拆卸的檔案進行批量處理。
如果發現文檔褶皺不均勻影響後期掃描質量，要進行相應處理；如果文件損壞，應先進行技術修復，並做好標記；對於嚴重損壞且無法修復和掃描的文檔，應進行不同的標記。
3.檔案鑒定:隨著檔案數量的不斷增加，壹些檔案已經失去了保存價值。為了防止復雜化，需要剔除那些已經失去保存價值的檔案，同時區分檔案的不同保存價值，實現檔案的分級保存，發揮重要檔案的作用，從而形成檔案鑒定工作。
4、圖像檢查和處理:
掃描儀完成後，應對圖像質量進行自動處理，並逐壹進行人工檢查，包括圖像序列是否與原始文件記錄壹致，是否存在漏掃描、重拉伸等現象，圖像中是否存在黑色棱角，圖像的歪斜、清晰、失真等圖像質量。，並及時調整，保證圖像序列正確。
5.完整的OCR識別:
如果項目需要實現全文檢索，需要使用專業的識別軟件對掃描圖像處理後的數字圖像進行全文OCR。如果用戶對識別成功率有嚴格要求，就需要人工校對。校對後，將格式還原轉換為雙層PDF文件格式，可實現無障礙全文檢索。
6.提供和利用:保管檔案的目的是為各項工作服務，充分發揮檔案的功能。為了及時充分發揮檔案的作用，必須開辟多種渠道，采取多種形式和途徑向用戶介紹檔案的利用方法，從而形成檔案的利用。