對於培訓檔案建設的日常工作，我們可以從以下幾個方面入手:
1，年度培訓課程記錄統計
設計壹個EXCEL表來收集全年所學課程的統計數據。具體項目可以包括:序列、培訓類別、培訓課程名稱、培訓時間、培訓地點、課程學時、組織者、講師、學員、參加人數、實際出席人數、培訓費用、人均培訓費用、評估方式、培訓滿意度、總學時、備註。如下圖所示:
這個表格建立後，關鍵是在日常生活中及時填寫和更新，每次課程結束後將課程的相應信息輸入到這個表格中。記住，都是培訓，包括免費培訓，包括臨時學習環節。
2.個別課程信息包
單個課程包的意思是每門課程都要按照培訓操作流程將所有表格和資料歸檔，並按課程保存。對於每門課程，內部課程需要歸檔的材料包括:
A.培訓申請表(內部培訓需要審批，培訓是費用)和培訓課程計劃(附在申請表上，供領導參考評估，包括課程原因和目標介紹，課程要素的時間、地點和對象，講師介紹，課程效果評估方法，培訓費用等。);
B.開班通知:審批通過後，發出開班通知，明確列出所有培訓要素。如有必要，可以根據受訓人員制定具體受訓人員名單，壹壹對應。也可以制作講師的邀請函，以示對講師的尊重。
C.培訓簽到表:配合開班通知的學員名單壹壹對應簽到；
D.課程教材和講義:包括紙質版、電子版和其他與課程相關的資料，如案例、討論、表格等。；
E.培訓評估表或經驗報告:培訓結束後，進行效果評估，將學員提交的評估資料整理歸檔；
F.培訓總結報告:培訓結束後，應對培訓課程進行總結，包括出勤率、學員滿意度、學員反饋、培訓中存在的問題及改進措施。還可以發出講師的感謝信，表達對講師的感謝，反饋培訓結果。
這些東西歸檔在文件袋裏，文件袋是壹個比較完整的單門課程數據包，所有的資料都比較完整。
國外培訓課程需要歸檔的資料包括:
國外培訓及課程信息申請表(外部機構課程資料)、培訓講義、培訓評估表、經驗報告。
3、員工個人培訓檔案
為每個員工建立培訓記錄。通過這個記錄，可以快速得到員工參加了哪些培訓課程，參加了多少培訓學時，花費了多少培訓費用，每次培訓後的評估結果是什麽。這些數據在妳需要了解員工學習情況的時候會很有用，尤其是在妳升職、考核、轉崗、調動的時候。
沒有IT系統的支持，可以用EXCEL建立每壹個員工的每壹份培訓記錄，然後將EXCEL導入ACCESS數據庫。利用ACCESS數據庫中的報表功能，可以將EXCEL表格中的逐行信息通過報表功能轉換成壹頁，便於打印和整體瀏覽。如果有IT系統就更方便了。
4.其他文件
其他文件包括:
A.內部講師數據庫:復制作為內部講師的員工的基本信息，然後添加內部講師的壹些信息，如時間、級別、提供的課程、授課次數和課時等。
B.培訓供應商數據庫:包括培訓公司名稱、公司性質、重點/優勢業務領域、地址、聯系人/聯系方式、供應商描述(是否有過合作、如何評價、有什麽特殊需要說明)、供應商資質(根據您的需求管理不同級別的供應商，必要時優先聯系資質等級高的供應商)。
C.課程庫:
根據公司的培訓課程體系，按照體系分類建立壹個文件夾，把全年的培訓課件和資料打包到文件夾裏，逐步豐富妳的課程體系。因為這些課程都上過，所以比較實用。所以，不是放壹些相關的課件進去，壹定是和妳的公司有關，或者妳自己參加過，或者請人參加過。以後修改課程時可以標註版本號。
培訓檔案建立後，妳可以根據妳的年度培訓計劃中的課程，隨機選擇壹門課程，查看妳是否有開課申請、開課通知、簽到信息、教學計劃、評估信息，隨機選擇壹名員工，看他是否通過入職培訓、評估信息等培訓記錄，這樣妳就可以做好總結和評估。