公司檔案工作實行統壹領導、分級管理；檔案管理工作按照“誰主管、誰負責”和“誰形成、誰整理”的原則進行。任何個人不得將公司檔案據為己有或拒絕歸檔。檔案收集在整個檔案管理中處於特殊的地位。通過檔案的收集，將公司各部門在工作和活動中產生和形成的各種類別和載體的檔案集中到檔案部門，由檔案部門負責統壹管理。負責收集整理本部門應歸檔的文件資料，確保真實、準確、完整、系統規範；並按規定歸檔移交給本單位檔案部門。它為檔案信息資源的科學管理和有效利用提供了物質基礎。
第二，科學歸檔和整理
公司應統壹管理各類檔案，實行部門整理(歸檔)，建立全卷。文件材料要按時歸檔，重大建設項目、重大投融資項目、重要科研項目的檔案管理要與項目同步進行。黨群工作、行政管理、業務管理、生產技術管理、財務(非會計專業)、審計、人事勞動管理中形成的管理文件材料，應在辦理完畢後的次年1季度歸檔，第二季度歸檔。以“檔案”為單位，根據文件材料在形成和加工過程中的相互關系，科學地組織檔案，通過劃分公司、部門的檔案，對檔案實體進行分類、編號和歸檔。通過檔案整理實現檔案材料的有序管理。
第三，定期檢查和妥善保管
定期檢查檔案，發現檔案破損或字跡變化，及時修復復制，確保檔案安全完整，定期開展檔案資料管理和館內設施檢查，確保檔案安全保管和設施設備良好運行；檔案室應保持整潔，具有防火、防盜、防潮、避光、防鼠、防蟲、防塵、防汙染(“八防”)的防護功能。
檔案庫房應配備“八防”、空氣凈化、火災自動報警、自動滅火、溫濕度控制、視頻監控等設施設備。，並應定期檢查和記錄運行情況，及時消除隱患。通過嚴格的檔案管理和采取相關的保護技術，保護檔案的完整和安全，防止或減少檔案的損毀，延長檔案的壽命，維護單位的秘密，確保單位的信息安全。
第四，提高檔案人員的管理意識和業務素質。
管理素質高的員工有利於檔案安全管理的有效實施。從管理者的角度，可以說管理者對檔案管理的認識和態度對檔案管理有很大的影響:思想上，企業的管理者要高度重視檔案管理，認識到檔案管理是企業管理的重要組成部分，規範的檔案管理可以提高企業的經濟效益；在行動上，要從人力、財力、物力上全力支持檔案管理工作，為檔案管理人員的工作創造有利條件；
同時，企業管理者要將檔案管理納入企業議事日程，制定適合自身企業的檔案管理制度和管理流程，並成立相應的檔案管理工作小組，合理分配職責，從而規範自身的檔案安全管理。