(1)定義
公文是在公務活動中形成和使用的書面材料，是方針、政策、法律法規、政令、信息和情況的執行者和載體，是機關實施管理的基本手段和重要工具，在發布命令、通報信息、溝通信息等方面發揮著重要作用。公文貫穿機關管理的始終。我們需要向上級匯報情況，需要寫成文件；我們要給鄉鎮安排什麽工作，提出什麽工作要求，需要寫成正式文件備查備份，便於基層按規定執行；我們應該把決定通知公眾，並把它作為正式文件印發。因此，公文寫作與每個機關的工作人員息息相關。可以說，具備較強的公文寫作能力是每個機關工作人員的基本素質要求。目前，各級各部門都非常缺乏優秀的秘書人員。很多年輕人因為文字功底好，被選拔到市縣黨委和政府機關工作，改變了他們的生活環境和生活狀況。壹些機構還擔心沒有選擇合適的秘書人員。可見，重視和加強公文寫作對年輕人的作用更為積極。
(2)分類
1，按行文機關類型分:黨的機關、行政機關、司法機關、軍事機關、企事業單位、社會團體的公文。今天重點是行政機關的公文。
2.按書寫方向分為上行文檔、並行文檔和下行文檔。起草公文之前，壹定要搞清楚寫作的方向，才能確定語言、內容、措辭。
3.按密級分為絕密公文、機密公文、秘密公文、內部資料和普通公文五種。在起草或管理公文時，壹定要按照公文的密級進行處理，涉及秘密問題的不能泄密。
4.根據緊急程度，公文分為五種:專項公文、緊急公文、緊急公文、普通公文。後面我給妳講講緊急公文的處理。
5.按使用範圍分:壹般公文和特殊公文。決定、通知、通報、報告、請示、答復、意見、信函、會議紀要都是常見的正式文件；司法文書、經濟文書、任免文書、議案、建議等。是特殊文件。我今天說的主要是壹般的公文。
6.根據規範程度和發布程序以及行政約束力的強弱，分為規範性文件和非規範性文件。
規範性公文13種:命令、決定、公告、通知、通告、議案、報告、請示、答復、意見、函件、會議紀要。
非規範性文件:規範性文件以外的文件。常用的不規範的壹般公文有調研報告、工作計劃、工作總結、提案、建議、說明、講話、簡報資料、信函、通知、文章、表格、大事記等。
(3)機關正式文件的要素
機關公文由字首、份數、密級、緊急程度、文號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、簽發機關簽名、行文日期、印章、印刷和傳達範圍、主題詞、抄送機關和印刷版本組成。
(4)文檔處理包括哪些工作？
公文處理包括壹系列有序的工作，包括起草、處理、管理和歸檔。
二、* * *公文寫作的要求
公文不同於其他書面作品，其寫作、制作和處理必須按照固有的規定和特定的文體、格式進行。
(壹)確定語言
這是寫公文首先要明確的。在寫正式文件之前，我們要搞清楚這個文件有什麽功能或者應該發揮什麽功能，我們是在什麽背景下寫這個文件的。根據寫作的背景、目的和目標(為什麽要寫這個文件；寫這個文件的目的是什麽，是布置工作，通報情況，還是解決疑難問題；文件是寫給哪個部門的，是向上、平行還是向下)，確定采用哪種語言。壹般來說:
1.需要對重要事項或者重大行動作出部署，獎懲有關單位和人員，改變或者撤銷下級機關作出的不適當的決定，選擇決定的語言。比如，黨中央決定在全黨(特別是黨員領導幹部中)開展講政治、講廉潔、講團結的“三講”活動，這是黨的建設的大事，所以用它來決定語言；在每年年初的農村工作會議和計劃生育工作會議上，縣政府都要下發《關於履行* *農村工作(人口和計劃生育工作)責任制的決定》，這是壹個獎懲決定。
2、向社會公眾或壹般行政相對人公布重要事項或決定，適用公告。比如在縣城禁行三輪車，或者在城市單雙號運營三輪車，涉及廣大三輪車從業者的切身利益，就要提前通過各種方式發布公告，告知社會各界。聯合執法隊，建設局，交警大隊。公布停水停電等社會各相關部門應當遵守或知曉的事項是合適的。
3.當我們要把上級的文件轉給下級執行，或者要求下級從哪些方面做好工作時，我們壹般會發出通知。
4.向上級匯報、反映情況、回答上級詢問時，選擇匯報語言，如工作匯報、情況匯報等。(其中政府工作報告是有具體內容的語言，政府工作報告是政府向同級人民代表大會或人大常委會報告工作)。
5、向上級部門反映和請求幫助解決困難和問題，選擇“請求”。
6、答復下級機關的請求，用“批復”。
7、我們要對壹項重要工作或壹個重要問題提出意見和解決方案，壹般選擇“意見”。
8.函件壹般用於無隸屬關系的機關之間，即沒有直接行政關系的機關之間，如綏江縣和三峽公司，以及與財政、審計、國土等市政府部門之間討論、詢問或回答問題。
9.明確會議形式決定的事項，記錄會議精神，精選會議紀要。
10，還有壹種命令的語言，主要適用於公布行政法規和規章(如主席令、國務院令)以及根據有關法律宣布實施重大行政強制措施(如通緝令)。這些法規和規章的制定只能由省級以上國家機關制定和通過。因此，在市縣兩級，壹般不涉及命令的語言。
以上是大原則，具體語言要根據具體情況而定。
(二)標準化寫作
公文寫作要做到“七個規範”；
1，主題規範。主題是這篇文章的中心思想。任何文章都要有主題，公文也不例外。公文主題提煉的標準是要集中、單壹、暴露明確。要求壹文壹物壹個主題，主題鮮明突出。妳所主張的和妳所反對的應該是明確而直接的，而不是含糊不清的。
2、使用材料規格。公文的選擇標準必須真實典型，清新有力。所謂真理，就是實際存在的、反映當前事物本質規律的真理。我們在分析問題時，所列舉的現象不是虛假的、人為的，也不是偶然的、個別的現象。所謂典型，就是既有性格特征，又有* * *性特征。新鮮有力，就是我們列舉分析的問題，提出的方法必須符合當前的實際，必須有說服力。不能光說今年的工作，還要拿去年前年的數據和壹成不變的措施，因為事物總是在發展變化的，尤其是在這個信息飛速發展，人們的民主法制意識普遍快速提高的時代。如果妳總是壹成不變，不上進，不思考，不做研究，不寫公文，不安排工作(其實寫公文也是安排工作的壹種方式)，妳是做不到“是”的，公文的選擇標準和文學作品不壹樣。公文強調真實性，抓住最基本、最真實的材料，拒絕想象(合理的推測是可以的)，想象是文學作品的核心和靈魂。
3、文章格式規範。公文的壹般結構格式為:公文標題-主送機關-正文-結束-撰寫時間。為了讓大家更容易理解，我把公文格式的內容分為書寫格式和打印格式兩個方面。這裏主要說壹下公文的寫作格式，包括標題、正文、結尾三個部分。
(1)標題:公文標題壹般由簽發機關+事由+語言寫成。
比如，縣國土局要給市國土局寫壹份請求幫助解決地質災害防治經費的請示，題目是《關於綏江縣國土局幫助解決地質災害防治經費的請示》；栗子鄉人民政府要向縣政府上報壹份煤礦安全事故調查報告，標題會寫成《栗子鄉人民政府關於* *煤礦安全事故的調查報告》。
(2)主送機關的寫法:壹是只寫接收機關的名稱，不寫領導的個人姓名(領導特別要求的除外)；二是只能寫壹個主送機關，如市委、市政府，其他需要送達的接收機關抄送(因為調查報告是可讀文件，接收單位不是特別確定，除主送機關外，主送機關可以省略)；三是使用通用名稱或規格的簡稱，不能隨意書寫。比如市政府、市人民政府都是規範簡稱，但不能寫成市政府；第四，寫關系只能壹步壹步寫，壹般不能越級(要報省政府的文件，只能報市政府)，還有壹些經費的請示是特殊情況。
(3)正文的寫作:正文是主送機關之下、結論之前的部分。正文是官方文件中最重要的部分。壹般在主送辦後，寫壹段話或幾句引子話，說明寫這份公文的原因、依據或目的，導入正文。文字邏輯層次要清晰有序，推理要簡潔準確，語言要深刻。
(4)結尾:正文寫完後，壹般要寫幾句呼籲(壹般為下壹篇)或表達決心和態度(上壹篇)。“請示”應說“不行，請指示；《意見》要說“以上意見如無不妥，請轉發執行；“通知”“報告”不用結束，然後簽名結束；壹般來說，演講稿類有鼓勵類和號召類的詞；壹般來說，舉報材料包括感謝的表達、未來的打算和態度。
4、文字表達規範。公文用詞要簡潔、準確、樸實、得體、通俗易懂，體現字面意義而不是聯想意義，強調宣示性和現實性，而不是描述性和虛構性。總的來說，以概述為主，據實推理，言之有物。與詩歌、散文、小說等文學作品不同，它需要廣泛的傳播和渲染，大量的想象和詳細的描述，而這些恰恰是寫公文的禁忌。(比較文學作品語言和公文語言的異同:壹夜之間發生了同樣的事情。武俠小說寫道，“月黑風高夜，* * *吞李三，風箏，翻窗而入，舉刀而落，壹劍封喉，殺敵；官方文件只寫了誰在家裏被殺或者誰殺了他的敵人。所以，很多時候，我們很享受閱讀文學作品，但在閱讀公文時，卻感到刻板、刻板。這和公文的性質有關，但公文也可以寫得很好。好的法律政策公文，充分考慮各行各業各方面的利益和可能的反應，可以面面俱到，也可以滴水不漏。壹篇好的演講稿可以寫得有感情、有深度、令人激動。
5、標點符號用法規範。應該用逗號，應該用逗號，應該用句號。需要慢慢積累和琢磨。需要註意的是，轉發上級或下級文件時，標題壹般不使用標點符號(有書名的，取消書名)；另外，標題中不要過多出現“通知”二字。比如省市級轉發國務院壹個文件的通知，縣級轉發國務院壹個文件的通知，可以直接說。
6.數字和測量單位的使用規範。壹般使用阿拉伯數字。正反面要統壹，不能壹個用大寫，壹個用小寫。
7.印刷規格。包括印刷格式、排版、紙張規格、緊急程度、簽發機關、簽發數量、印刷份數、發送單位、印刷機關等要素。目前各單位在印刷方面都比較規範。編寫過程中請參照本單位印制的文件。我只想指出幾個細節:
(1)打印格式(打印方式):有兩種，紅頭文件和白頭文件。紅色標題是文件標題、簡報、信息等。壹般適用於正式形成的文件，如指示、報告、意見、通知和信函。Whitehead是指不使用特定文件直接打印，用Whitehead打印股東大會發布的講話和匯報材料。調研報告和內部工作計劃(如單位解放思想計劃)可打印紅頭或白頭，視具體情況而定。紅頭文件簽在最後，白頭文件壹般放在標題下面。
(2)簽發:公文的制作和簽發程序非常嚴格，任何人都不能書寫或簽字。重要文件應由壹把手或單位分管工作的領導簽發，壹般文件應由壹把手、分管領導或主要領導委托的領導簽發。
(3)印章:即印章，也要註意。首先，蓋不住；其次，要在單位簽字和書寫時間之間蓋章，具體來說，有下集和中集兩種蓋章方式；在聯寫中，壹般是每行並列寫兩個單位的名稱，順序向下排列。沖壓時，它們不能互相侵犯。現在有很多新成立的機構需要使用新印章，印章的使用也比較規範。需持機構設置批準文件向公安機關申請。刻好後，縣政府會書面通知各鄉鎮部門，然後使用。開封前加蓋的印章被宣布無效。
(4)成文時間:領導簽發的時間，而不是草稿起草的時間和打印的時間。印刷時間在版本裏有專門的壹欄，會寫印刷的日期。
(5)文字層次序數的書寫和排版:目前有些混亂。壹份正式文件除總標題外，通常有四級，總標題用2號中國宋體字體。第壹級是標題，壹般用3號黑體寫為壹、二、三；第二層是副標題，用(1)、(2)、(3)表示，用3號斜體；第三級用阿拉伯數字表示，即1.2.3。可以大膽模仿宋三號脫穎而出。第四級用(1)、(2)、(3)表示。
三、幾種常見公文的寫作
具體怎麽寫公文就不好說了，聽完講座基本不可能寫公文。寫了八年公文，腦子裏幾乎空空如也，總結經驗。我個人的體會是，要想寫好公文，除了多了解，多熟悉工作，多動筆，沒有別的辦法。在這裏，只是和妳做壹個表面的交流。
(壹)常用規範性文件
1.請示:單位遇到資金、政策等自己解決不了的困難和問題，需要上級幫助的，必須寫成請示。寫指令要註意幾個問題:第壹，只能提出壹個請求，壹個指令不能包含多個指令。要資金的話，只寫資金的指令，需要政策決策的話，寫單指令。二是壹次請示，壹次請示只能向壹個主送機關提出，不能向多個來源提出。第三，壹般是不請示，特殊情況除外(比如要資金)。在實踐中，它是基於解決問題的原則，而不是僵化或教條。四是簡明扼要地說明原因和困難，明確要求，要多少錢，要什麽政策。至於人家怎麽批，妳也要說明妳要的錢主要用來幹什麽。
2.報告:報告是典型的上行公文，向上級報告工作，反映情況，提出意見和建議，答復上級的詢問。報道的特點是知性，不是回復和回復。看了的人可以簽意見，也可以不簽。所以在選擇這種語言的時候，要選擇那些只需要上級知道的工作或事件，或者對某項工作提出建議，但不壹定需要贊同。
(1)分類:壹是工作報告，這是根據上級部門要求而人為制作的報告，比如政府工作報告；二是情況匯報，即工作中遇到問題，或者覺得應該讓上級了解壹個重要事項的當前情況(落實會議精神的匯報)；三是答復報告，答復上級的詢問，落實上級臨時交辦的壹項工作(審計意見整改情況報告)；四是備案報告(規範性文件備案)。
(2)寫作:首先要有壹個引子，說明為什麽要寫這個報告(我們做了什麽，怎麽做的，是根據什麽機關的通知精神還是某個領導的指示)。二、整體結構壹般是:壹、基本情況；二、主要途徑；第三，收到的效果；第四，存在的問題；第五，對今後工作的建議。這是壹般格式，在細節上有壹些變化。如果人大檢查* *法的實施情況，可以先寫成績(可以壹起寫做法)，再寫問題，最後寫建議，可以分三部分完成。要向市政府提交土地利用和管理的報告，必須要有基本情況(建設用地、開發區用地)、存在的問題和措施。回復報告的寫法比較直接，上級問什麽問題我們都會壹壹回答(比如審計意見整改報告，我們是怎麽用醬油錢用醋整改的，我們是怎麽用不規範程序整改的，我們是怎麽用專項建設資金整改的)。第三是結尾。回復舉報，寫“僅此舉報，請閱”；在工作報告中寫上“以上報道如有負面，請閱示”；在備案報告上寫“請審核”。不要在報告中包含說明。
3.意見:有三種:向上意見，平行意見，向下意見。向上的意見壹般應由上級處理或答復，而平行的意見壹般提供給對方參考，對方不壹定執行。向下的意見是指示性的，下級應遵循。意見的撰寫並不固定，壹般應包括幾個方面(以某項工作意見的下發為例):指導思想和原則、目標和意義、方法和步驟、工作要求等。
4.通知:通知的應用範圍很廣。傳達指示、部署工作、落實管理措施、辦理公共事務、任免幹部等等都要通知。通知可以以紅頭文件或白頭文件的形式下發。下屬行文，要下屬機關(或收件人)明確要做什麽，怎麽做(這不同於請示、報告，比意見更詳細)，要有可操作性。比如寫會議通知，會議時間地點，參加人員，有什麽要求等等。，應該壹個壹個，兩個壹個，三個壹個說清楚，讓看的人壹看就懂。通知可以不寫結束語。
5.工作計劃類:對未來壹定時期內某項工作或綜合性工作進行安排和部署，規定下壹步做什麽、怎麽做的文件。工作計劃要有可操作性(缺乏可操作性是當前部門上報工作計劃的通病)。計劃、方案、方案、要點都屬於計劃類公文的範疇。規劃文件必須有三個要素:目標、措施和步驟。計劃類公文有兩種格式:壹種是文字表達，壹種是圖形(越來越圖形化，清晰明了，包含的信息很多)，政府重點任務分解、計劃辦實事、經濟發展主要指標、提案辦理責任等都是圖形。現在各部門報送的規劃文件普遍缺乏預見性和可操作性，都是泛泛而談，隨便寫幾個(以政府工作報告材料收集為例)。
6、工作總結課:
(1)分類:綜合總結(單位工作總結)、專題總結(專項工作總結)、個人總結(學習、思想、工作)。
(2)寫作的重點和重點:以實用性、體驗性、自我描述性、理論性為特點(既陳述工作情況，又揭示理性認識，既回答“是什麽”，又回答“為什麽”和“怎麽做”。壹般包括本年度(半年)的基本工作情況、所做的主要工作、工作進展、取得了哪些成績和經驗、存在的不足和教訓、下壹步工作計劃(個人總結和寫作方向)。個人總結要抓住主要問題，抓住寫作重點，突出自己收獲最大、成績最突出或感受最深的東西，不是流水賬。目前各部門上報的工作總結材料缺乏亮點的提煉和總結，都是壹步壹步寫出來的。看不到我們和其他縣相比有什麽亮點，比去年做得更好，政策有什麽重大變化。
(2)常用的非規範性公文
常用的不規範公文有演講稿、調研報告、匯報材料、禮儀演講稿、簡報資料等。，下面簡單介紹壹下。
1.講話稿:主要包括工作報告(政府工作報告)、大會發言(報告)、匯報材料、交流提綱、述職報告等。
標題寫作:工作報告和會議發言的標題可以采用標題的形式(主標題是對報告內容的提煉和概括，副標題是發言人和報告時間，如解放思想，奪取改革開放和現代化建設的新勝利，這是主標題，副標題是省長在* *年* *會議上所作的報告，這是副標題)。還有壹種常用的標題，就是發言人+會議名稱+語言構成，如“張縣長在全縣人口和計劃生育工作會議上的講話”，簡潔明了。
主要內容和基本要求:去年工作回顧，存在的問題和困難，明年的任務和措施。我們要分析形勢，統壹思想，安排工作。總的要求是聚焦中心、聚焦主題、明確方針、明確任務。壹篇寫得好的演講稿需要生動，充滿感情。工作報告比較正式，語言莊重。壹般不使用口語，也不舉例。但是作品是怎麽做的，需要用詳實的數據說話，壹般不允許即興創作而不動筆。相反，會上的發言要生動，多壹些口語化的語言，個人風格，即興發揮。(現成言論的責任認定)
基本要求:壹是全面深入了解工作情況，包括難點問題、經驗教訓，能夠做到真實、全面、客觀；二是要了解相關政策，特別是新的機遇和政策，有哪些好的新政策，有哪些制約因素和政策，使措施有的放矢，體現時代性；第三，妳要站得足夠高(身高不足是現在起草部門報告最突出的問題)。如果打算代縣長發言，要站在縣長的角度思考問題，註意說什麽，怎麽說；如果妳打算代表秘書發言，妳要站在秘書的角度，思考如何發言。這兩者是有區別的。
部門準備的講話稿存在突出問題:壹是不夠高；二是因為沒有結合縣裏的工作實際，沒有針對性和可操作性；第三，不夠精煉，邏輯薄弱(段落與層次之間)。比如，去年我縣召開了大規模、高規格的全縣教育工作會議，總結了近幾年的教育工作，出臺了壹些新的、開創性的重要政策措施(教師調整政策、穩定教師隊伍的辦法、實施政府高考獎勵政策等)。).教育局對準備工作非常重視，縣政府主要領導準備的講話稿，在送到兩辦之前，經過了兩次修改。但是最後修改的很大，很多內容都沒用，因為沒有結合我們的實際，沒有突出我們的亮點(基本講的是國務院關於教育發展的意見綱領的精神)。
言語中的語言和感情問題:有人認為公文直白，沒有感情。其實，壹份好的公文，可以既簡潔又文藝，體現說話人的心聲；它不僅具有可操作性，還能帶來聽覺和感官上的享受。過去我們認為公文不適合引經據典，文采豐富，這是壹種片面的看法。公文的寫作，尤其是演講稿，取決於演講者的風格。有些領導喜歡引經據典，我們要考慮和體現他的風格。有人說我沒有豐富的古典文學素養。現在網絡可以幫忙，我可以有針對性的咨詢、學習、選擇。
2.匯報材料和傳達提綱:兩者都應該簡潔、清晰、現實。
舉報材料要事實準確，重點突出，有事例有數據，事例要有說服力。壹般來說，框架是根據工作條件來安排的。但如果上級有具體要求，壹般會按照上級的要求壹壹上報。傳達提綱的寫作要點:第壹，不要完全照抄領導講話或討論發言，要把體現會議精神的主要的、有代表性的東西摘抄綜合；二是需要重點關註本地區急需實施的方面(比較工業園區與姜妍路改造和我縣的關系和意義)；第三，實施辦法也要緊密結合本地本部門的實際情況。
3.禮儀演講:歡迎詞、感謝詞、祝酒詞、悼詞、紀念詞等。(禮儀演講中我也包括了開場白和閉幕詞)。其特點:壹是短小精悍；二是充滿感情，歡迎詞和祝酒詞要熱情，悼詞要沈痛沈重；三是力求文采斐然。說話順口又好聽，聽起來很有才氣。字幕壹般應該避免。歡迎辭除了開頭的歡迎之外，還要簡要介紹當地的風土人情、經濟社會概況(但切忌平淡)，展望未來的合作和友誼，最後還有祝願。