據調查，壹些基層文秘人員在提高公文寫作能力方面往往存在幾個認知偏差。分析如下。
只有格式很重要。從實際情況來看，很多基層文秘人員非常重視公文格式，甚至將其視為公文寫作能力的壹個根本因素。誠然，準確掌握公文格式，並在實際公文操作中體現出來，確實很有必要。但從公文寫作的角度來看，達到這個要求只是表面的能力，並不難做到。因為公文格式是壹個非常程式化的規定，完全屬於探究性的研究。如果把格式放在提高公文寫作能力的首位，勢必會在壹定程度上忽視對公文內容的深入學習和訓練。
通過聽培訓班提高公文寫作能力。在與壹些接受過培訓的文秘人員的交流中，筆者感覺他們對這種培訓班非常渴望，上課也特別興奮。應該肯定的是，這種熱情是極其可貴的，確實可以通過講課開闊視野，更多更準確地理解公文寫作的要求，從而有效避免壹些不規範的現象。但是，認為聽完課就能自然提高公文寫作能力，是不現實的。因為能力是不能直接教出來的，必須通過反復實踐才能逐漸形成和鞏固。寫公文的能力也是。過分依賴課堂出勤，忽視自覺的寫作練習，很難提高公文寫作能力。
完全靠跟著單位的出版實踐去模仿才能提高能力。誠然，熟悉公文實際操作，了解壹些公文寫作模式，還是挺直接的。所以是提高自己公文寫作能力的有效途徑。但需要指出的是，壹些基層公文的運行往往難以跟上相關法律法規的調整變化，從而表現出明顯的滯後性。如國務院《國家行政機關公文處理辦法》(2000年8月24日頒布，2006年8月24日實施1，1，以下簡稱《辦法》)撤銷了報告中“向上級機關提出意見和建議”的適用內容，新增法定公文用語“意見”()。但是，壹些行政機關在向上級提出建議時，仍然使用“報告”(“辦法”)。又如，壹些基層機關和單位，盡管文秘人員幾經變動，仍將上級機關轉發的公文標題“通知”壹律起草為“關於轉發的通知”，這與《辦法》中“公文標題應當準確、規範”的要求十分不符再比如《國家行政機關公文處理辦法》，由國務院辦公廳從1994 1修訂實施。函中增加了適用於“非下級機關之間”的全指限，使行政公文“函”不能再用於上下級機關之間。《辦法》保留了這壹要求，規定了“信”，但時至今日，壹些基層行政機關和單位仍然使用上下級之間的“信”。這些都充分說明，如果不了解相關法律法規的規範性要求，完全依靠本單位下發文件的做法，很容易不規範。
前面說過，能力是不能直接教出來的。公文寫作能力只有通過不斷的練習才能逐漸形成和提高。這是根本因素。公文寫作的實際做法可以從以下幾個方面考慮。
1.單項和綜合表達練習
公文的主要表現形式有記敘文、說明文和議論文。這些表達方式，相對於語文教育和寫作訓練中比較常見的文采飛揚的情況，表現出很強的適用性。對於這壹點，我們在實際操作中要有清醒的認識，避免文學性。通過寫作實踐，我真正明白了公文寫作對表達的基本要求——簡潔莊重的敘述，不曲折，不修飾；說明是平實準確，不失真不渲染；討論要簡潔，不繁瑣，不分散。比如可以有意識地進行壹些屬於公文“通報”內容的單項練習(“適用於表彰先進、批評錯誤、傳達重要品種或情況”——“措施”):描述錯誤，討論分析原因，說明處理結果，總結教訓，提出希望要求。在做這類單項練習時，盡量滿足和體現上述對表達的基本要求。然後可以合成，這樣就形成了壹個段落清晰的完整公文。這種寫作實踐可以說是徹底擺脫了粗放式，而進入了集約式。堅持這樣的強化練習，無疑對公文寫作能力的形成和提高有著事半功倍的效果。
2.錘煉反復修改的寫作習慣
好文章是改出來的，公文寫作也不例外。雖然很多文秘專家往往能壹筆寫完普通大小的公文，但這是多年修改文章經驗的結果，也是快速背稿的體現。如果妳看前面的袖手旁觀，妳就能讀到後面的書。應該坦率地指出，“修改”這壹極其重要的寫作訓練環節，在各級語文教育中往往被嚴重忽視，以至於大量文秘人員在剛走上工作崗位時，沒有形成善於修改擬稿的良好習慣，往往寫完就送審，自然不成熟，難以順利通過。這裏有壹個很能說明問題的例子。我在對某機關文秘人員進行公文寫作培訓時，布置了壹個練習，為某鎮政府文教辦公室主任XXX寫壹份批評性的“通知”，慶祝其父80大壽。寫的時候，大多數從業者都是圍繞“擺大宴收禮”這個問題，詳細描述，比如酒席的盛況，酒席的規格，會後安排的壹些活動。看完讓人身臨其境，可謂具體生動。但由於忽視了批評性“通報”必須體現“分析根源、總結教訓”這壹核心點，弱化了“通報”的教育意義和警示功能。在強調了《通知》的寫作要求後，作者安排從業者進行有針對性的修改。最後基本實現了目標。由此，參訓人員真正認識到公文寫作反復修改的必要性。這個例子告訴我們，修改公文，最重要的是檢查是否符合國家的法律、法規和其他有關規定，即根據所用語種的內容要求檢查公文，前提是明確各語種的內容要求。只有這樣，修訂才有依據和針對性，而不是盲目進行。這裏，我們再舉壹個例子。XX縣教育局向其上級XX縣人民政府上報了鄉鎮中小學校舍普查情況，並提出了撥付校舍維修專項資金的請求，正文為“報告”。該公文被XX縣人民政府辦公室退回，要求補辦。相關文秘人員按照報告的寫作要求查看公文，才發現“報告不得附有批示”(即《辦法》)，於是刪除了原公文中“請求撥付校舍維修專項資金”的內容，改為簡單匯報情況，並附“批示”上訪(“適用於請求上級指示和批準”——《辦法》)。試想，如果這份文件的起草者熟悉《報告》的內容要求，然後在文稿形成後再進行檢查修改，這樣的不規範就不會出現了。教訓並不深刻。至於公文的語言修飾，下面會和語感的培養壹起討論。
3.努力培養對交易風格的感知和應用能力。
公文使用的語言基本上屬於書面語體中的“商務文體”(又稱“公文文體”)，還包括“政論文體”和“科技報刊文體”，但壹般不使用“文學文體”。然而，在十幾年的語文教育中，文風往往是受教育者烙印最深的，使得語言使用趨於文學化，語感畸形，難以適應社會對實用語言能力的需求。這壹點受到了很多有識之士的批評。因此，培養對業務文體的理解能力和恰當、得體地使用公文語言的能力，是公文寫作能力的重要組成部分。這種能力不是在了解了事務性文體的特點和要求後自然形成的，還需要在寫作實踐中反復鍛煉才能逐漸習得。這種實踐練習可以說與前面提到的表達的單壹練習和寫作後的反復修改密切相關，相輔相成。如某公司未按財務要求按月支付相關款項時，使用“相關款項至今未足額支付”的表述，說明下發相關文件的目的，使用“為迅速落實會議精神，特作如下要求”的表述，在討論文件來源時，使用“該表述”...MLM活動嚴重損害了人民群眾的合法權益，擾亂了正常的經濟秩序，引發了壹系列社會問題，成為“社會治安的巨大隱患”。所有這些帶有明顯事務性文體特征的公文語言，只有在反復的寫作實踐中才能形成並熟練運用。在練習使用公文語言時，也要按照《辦法》的要求註意“說實話不要彎”，即不能用彎筆。例如，有的文秘人員在起草請求上級機關增加本單位人員編制的《請示》時，寫道:“懇請上級機關同情我單位人員極度緊張的情況。”這是公文中對“曲筆”的不當使用，委婉地批評了上級官僚主義的存在。後來經過修改，刪除了這種違反“說話直接不壓彎”要求的說法。同時，在語言使用上要註意避免口語化和文學性。例如，某鄉鎮政府在請求當地縣財政局撥付更多資金用於校舍建設時，發出的是“請示”(鄉鎮政府與縣財政局互不隸屬，不應用“請示”代替“函”文。然而，大量基層機關和單位在向無隸屬關系的職能部門請示審批時，往往用“請示”而不用“函”，意在對被請示者表示“尊重”，避免產生誤解和反感。這是非常不規範的語言誤用。這裏順帶討論壹下，同時再次強調，根據本單位的發文實踐，在公文操作中容易出現的偏差。)說:“這次山洪沖垮了正在施工的鄉鎮中學的側墻和相鄰的廁所、建材倉庫，造成經濟損失約654.38+0.5萬元，已經撥付的資金還不夠。由於受災，我鄉財政捉襟見肘，雪上加霜。”這段話的風格明顯不合適。“不夠”是口語，應改為“不夠用”；“捉襟見肘，雪上加霜”是文學描寫語句，應該改成“非常緊張”。
公文寫作能力的提高離不開自身的寫作實踐。基層文秘人員要牢固樹立“寫作練習永遠是第壹位”的理念，在參加培訓、閱讀指令書等輔助條件下，積極有針對性地開展公文寫作練習，在不斷練習的過程中了解各種語言的寫作要求，熟悉恰當表達方式的使用，了解業務文體的特點，同時將公文格式、語言應用範圍等易記易用的程式化規定融入其中，逐步適應。提高公文寫作能力的途徑在於自己的反復練習。這個練習不應該是簡單的循環過程，而應該是循序漸進，有所收獲。當然，這種收獲不是馬上就能體現出來的，必須日積月累。希望結束戰鬥的迫切想法是不現實的。筆者在這裏所說的反復寫作練習的“方法”是卑微的，但是除此之外，沒有別的方法可以提高我的公文寫作能力。