文檔控制是做什麽的？

01文件控制程序。目的對公司文件的編制、審核、批準、發放、貯存、使用、更改、標識、回收和失效的全過程進行控制，確保相關場所使用的所有文件均為有效版本。2.公司所有文件的適用控制範圍。3.責任3.1。綜合部負責質量和環境手冊、質量和環境程序文件及其他公司級文件的編制、使用和修改；負責所有文件(包括外來文件)的標識、貯存、分發、回收和失效的控制。3.2.各部門負責相關職責範圍內的運行文件、記錄及其他管理文件的編制、保存、使用和修改。3.3.總經理、管理者代表和主管副總經理分別負責批準質量和環境手冊、質量和環境程序文件、公司技術文件和其他相關文件。4.管理程序4.1。文檔:4.1.1。根據質量和環境管理體系及各項質量活動的要求，相關責任部門(見附表1)負責組織其職責範圍內的文件。4.1.2.各部門根據實際工作需要新增文件時，必須填寫《文件編制/修改審批表》，經總經理或管理者代表或主管副總裁批準後，方可組織文件編制。4.2.文件審批:4.2.1。文件(包括附件)審查，包括文件格式審查和文件內容審查。文件格式見ZHHK-ZH/ZD-003文件格式相關規定。4.2.2.文件編制完成後，編制人應將文件提交綜合部，首先審核文件格式；格式批準後，綜合部按附表1的規定(會簽部門不少於三個)報相關審核員批準或會簽。4.2.3.文件批準後，應提交給相應的批準人批準。4.3.文件分發:4.3.1。公司的所有文件都通過綜合部分發。4.3.2.文件發放前，文件批準人應首先確定文件發放範圍，綜合部負責登記文件發放和回收記錄。4.3.3.文件發出後，必須由收件人簽名。4.4.文檔存儲:4.4.1。綜合部保存並填寫《受控文件清單》。4.4.2.各文件使用部門應填寫本部門受控文件清單，包括管理範圍內使用的所有有效文件。4.4.3.借閱與質量和環境管理體系有關的文件時，應填寫《文件/記錄借閱和復制清單》，並經綜合部批準；綜合部應督促借閱者按時歸還所借文件。4.4.4.復制文件時，應填寫《借閱復制文件/記錄清單》。未經原文件批準人批準，不得擅自復制。4.4.5.未經總經理批準，公司的任何文件不得外借；經批準借出的文件由綜合部登記，並督促借出者按時歸還。4.4.6.文件應分類存放，妥善保管，標識清晰，易於查找。文件歸檔見ZHHK-ZH/ZD-005文件和記錄歸檔的相關規定。4.5.文件用途:4.5.1。文件使用前，文件使用部門應對本部門全體員工進行宣傳，確保每位員工都能準確理解文件的規定，必要時填寫培訓記錄存檔。4.5.2.在文件使用過程中，各部門發現問題應及時向綜合部反饋。4.5.3.每年12月，綜合部組織對現有的質量和環境管理體系文件進行檢查和評審，確保相關場所使用的文件為有效版本，並對不合適的文件進行修改。4.6.文件更改和重新批準:4.6.1。文件需要更改時，由綜合部填寫《文件編制/更改審批表》，管理者代表審核，總經理批準。4.6.2.文件的更改應按原文件的編制、審核和批準程序進行。文件更改者應負責在“修訂簡歷”中記錄文件的更改和修訂。4.6.3.綜合部應保存所有文件變更的記錄。4.6.4.當公司內外部環境發生重大變化時(如組織機構調整、重大質量事故、環境因素變化、法律法規變化等。)或管理評審要求，綜合部將組織集中修訂，形成新版本。4.6.5.文件變更後，必須重新審批，程序與原審批程序相同。4.7.文檔恢復和失效:4.7.1。文件作廢時，綜合部應及時回收，加蓋“作廢”印章，並填寫《文件發放和回收記錄》，確保各部門使用的文件有效並處於受控狀態。4.7.2.綜合部在發放變更後的新文件時，應同時回收變更前的舊文件，加蓋“作廢”印章，並填寫《文件發放和回收記錄》。4.7.3.回收的作廢文件應及時銷毀。綜合部負責人在《文件/記錄銷毀清單》上簽字批準，兩人以上執行，並在清單上簽字確認。4.7.4.有正當理由需要保存的作廢文件，由綜合部標明“作廢”，並與現有文件分開保存，以免誤用。4.8 .文件編號:4.8.1。質量環境手冊:ZHHK-ZLHJSC/△-××××，其中ZHHK為“中XXXXX”的漢語拼音縮寫(下同)；ZLHJSC—《質量與環境手冊》的漢語拼音縮寫；△△-版本號；××××—年數。4.8.2.質量環境程序文件:ZHHK-ZLHJCX-××，其中:ZLHJCX為“質量環境程序”的漢語拼音縮寫；××—文件的序列號。4.8.3.操作文件:ZHHK(-○○)-△△/□-×××○○○○————“子碼”漢語拼音；△△—“部門代碼”的漢語拼音縮寫；□□——文件類別代碼；×××—文件的序列號。4.8.4.記錄:ZHHK (-○○-□□)-JL/△△-×××○○ ——“子碼”的漢語拼音縮寫；□□—“部門代碼”的漢語拼音縮寫；JL——“記錄”的漢語拼音縮寫；△△ ——相應質量和環境程序文件的序號或QT(意為“其他”)；×××—記錄的序列號。4.8.5.質量計劃:ZHHK-ZLJH(-○)-△△/□-×××ZLJH——“質量計劃”的漢語拼音縮寫；○○—“附屬代碼”的漢語拼音縮寫；△△—“部門代碼”的漢語拼音縮寫；□□□——年數；×××—質量計劃的序列號。4.8.6.外來文件:ZHHK-WLWJ(-○)-□-××××WLWJ——“外來文件”的漢語拼音縮寫；○○—“附屬代碼”的漢語拼音縮寫；□□——文件類別代碼；×××—外部文件的序列號。4.8.7.部門代碼:JK-技術開發部；ZH-綜合部；XS-銷售公司；SC-生產部門；CW-財務部；FP-發泡制作部GY-鈷源照射部JS-加速器照射部；CK-倉庫SG-設備管理部4.8.8。文件類別:GC-學科，ZD-系統，QT-其他。4.9.外來文件控制:4.9.1。各部門負責將收集並確認的外來文件上報綜合部統壹編號登記。4.9.2.綜合部負責填寫外來文件清單，進行標識，並填寫《外來文件處理專用表》，經標識後發放給相關部門使用。4.10.電子文件的控制:電子文件的管理按照ZHHK-ZH/ZD-004《電子文件管理細則》執行。