2.規範各類招標的工作流程:上面我們對招標項目進行了分類,不同招標方式的復雜程度和流程都不壹樣。因此,企業應該為每種招標方式設計相應的工作流程,規範招標工作的管理。程序的設計既要達到風險防控的目的,又要滿足精簡高效的條件。
3.規範招標文件的格式和內容:招標文件從某個角度代表了企業的形象,也反映了企業的管理水平。招標文件不僅是招標信息的載體,也是企業宣傳的名片。既然對外發布招標文件,企業就要規範其字體、標題、標識、行距、顏色、內容等格式,最好設計壹個模板,供招標文件起草部門參考。
4.構建公司級評標專家庫:不同的標書專業性質不同,評標人員的知識自然也不同。為滿足評標需要,企業應組織各業務部門人員組建公司評標專家庫,每次招標組織部門從評標專家庫中挑選具有相應專業知識的人員組成項目評標委員會對項目進行評標。
5.規範開標評標的形式和流程:國家層面有相關的招投標法律法規。為符合法律要求,已通過審計部門的檢查驗收。在熟悉法律法規即審計要求的前提下,企業在開標、評標過程中要編制表格和流程,並將表格和流程以公司文件的形式固化下來,形成標準化的材料。
6.做好招標相關資料的歸檔工作:招標工作完成後,將招標文件、投標資料、開標資料、中標通知書、簽訂的合同歸檔。歸檔時註意歸檔分類的方法,對不同的招標項目劃分不同的存放區域,標註招標項目的名稱、內容、有效期等基本信息備查。招標文件管理人員應定期檢查資料的保管和有效性,文件超過規定的保管期限後,應及時銷毀資料。
7.開展招投標廉政建設工作:招投標容易滋生腐敗,企業必須把廉政作為招投標管理的重中之重。企業可以采取這些方式和手段來建設廉政。壹是對企業招投標相關工作人員開展廉政培訓教育活動;二是從招投標的流程設計上防止腐敗,不要把招投標的決策權集中在某個部門或某個人身上;第三,采取輪換制,每年或不超過三年輪換投標人。