隨著社會的發展，企業和個人對秘書的需求越來越大，人才市場對秘書素質和技能的要求也不同於傳統。符合現代企業需求的高級秘書成為搶手職業的新寵。以下是我為妳整理的秘書基本知識和能力。歡迎參考~
秘書職業的現狀
(壹)社會對秘書人員的需求。當今社會對秘書的需求，根據近幾年人才市場信息的統計分析，大致可以分為以下四類:
1.服務秘書:如公司辦公室、基層行政事業單位辦公室服務人員、生活秘書等。指在生活上為領導提供服務和幫助的秘書人員，通常是為更高級別的領導專門配備的。
2.總務秘書:如企業、基層行政事業單位的辦公室文員、公關文員、檔案管理員等，在辦公室主任的領導下，做好日常行政事務和秘書工作。及時處理上級文件的收發和催交；做好文件的回收、償還和銷毀工作；做好秘書檔案的收集、管理和保密工作。做好各類會議記錄和會務工作。
3.文書秘書:在企業和基層行政事業單位負責文字起草和文字處理的專業秘書。主要工作是起草和處理文稿的秘書，也就是人們通常所說的機關或單位的“筆桿子”和“學者”。負責各種文件的起草、裝訂和交付。
4.管理秘書:如企事業單位總經理助理、辦公室主任、部門經理等具有管理能力的秘書。處理和管理本單位人員的招聘、培訓教育、績效考核、晉升晉升、工資福利、各項保險、統計報表等具體事務。
目前，我們的國有企事業單位特別需要符合國際化要求的高層次高級秘書。建設高素質的秘書隊伍已經成為市場的迫切要求，也將為秘書專業人才提供更好的就業前景。
(2)秘書自身素質分析。
1.缺乏專業技能。這是目前局長最弱的表現。隨著信息技術的快速發展和辦公自動化的趨勢，秘書的許多工作，如傳統的公文寫作、文檔管理和文字處理，逐漸被自動化辦公系統所取代，同時現代辦公效率也大大提高。雖然大部分秘書文化水平不低，但由於沒有接受過專業的業務知識培訓，剛入職時工作效率低下，不能保質保量及時完成領導交辦的任務，也不能適應市場經濟的快節奏。
2.創新能力和創新意識低。創新的能力和意識是對秘書素質的考驗。現在很多秘書缺乏創新的意識和能力，主要表現在以下兩個方面:壹是難以打破墨守成規的傳統觀念。壹切和工作都是按領導說的做，沒有獨立的風格和個性。慣性超前思維，過度依賴。其次，工作缺乏主動性。在日常工作中采用被動的工作方法，滿足於跟隨領導的指揮棒，沒有主動性和開拓精神。目前企事業單位強調秘書要有時代感和創新意識，能夠有效地提出新的觀點和觀點，具有預見性和前瞻性，積極開展工作，充分發揮主觀能動性。
3.知識陳舊，知識儲備不足。
隨著信息時代的到來，傳統的知識儲備已經不能滿足時代的發展和需求，知識更新迫在眉睫。現在有些秘書還局限於傳統的知識結構，不善於接受和學習新知識，不善於整合所學。有的秘書每天忙於雜事，很難抽出時間自學。他們的知識無法更新，只能啃舊書。還有壹些秘書依賴老秘書進行傳幫帶，所以他們的知識和經驗必然有限，缺乏現代管理的綜合知識和能力。
4.缺乏“通才”和“多面手”。現在對秘書的綜合素質要求越來越高。除了專業知識和技能，他們還需要行業知識和社會知識，還需要有高情商和高智商。多面手和通才真的不好找。
秘書應具備的能力和知識。
(壹)秘書應具備的能力。
1.普通能力。主要是指人的智商，包括人的洞察力、註意力、記憶力、思維、理解和辨別能力、溝通能力等。以上能力是其他能力的基礎。現代秘書人員應具有敏銳的洞察力和靈敏的適應能力，善於觀察事務，發現問題，從而加強協助領導的主動性，真正發揮參謀助手的作用。思維能力是人的智力活動的核心。壹個人失去了思維能力，其他能力也就失去了意義。
2.壹般能力。現代秘書應掌握四種通用能力:表達能力、研究能力、管理能力和處理事務能力。秘書的首要職能是利用語言載體溝通信息，輔助領導活動。所以，表達能力是最關鍵的。表達能力包括口頭表達能力和書面表達能力。現代秘書要文筆兼擅，文筆兼擅，準確、簡潔、合理。秘書的研究能力包括調查能力和研究能力兩個方面，秘書研究能力的強弱直接影響秘書參謀助手的作用。秘書的管理能力包括三個方面:輔助計劃能力、組織實施能力和溝通協調能力。現代秘書必須具備很強的管理能力來輔助領導的管理活動，為領導活動提供全面的、高級的智能化服務。範圍廣、內容多、線索多的事務性工作，要求秘書人員具有較強的適應性和靈活性；要熟悉辦事的渠道和程序，及時準確妥善地辦事。同時也要有很強的人際交往能力，善於通過建立良好的人際關系來創造良好的人際環境，提高辦事效率。
3.專業技能。作為壹名現代秘書，妳必須具備很強的專業技能，如語言溝通表達能力、外語聽說讀寫能力、計算機操作能力、速記能力等。秘書人員的壹項重要任務是寫文章，從事大量文稿的起草和修改工作，這就要求現代秘書要有紮實的寫作功底，精通語法、修辭、格式和邏輯知識，掌握壹定的寫作規律，做到內容與形式的統壹，既有良好的表達形式，又有充實的內容。因此，秘書必須加強寫作訓練，掌握各類應用文的特點、寫作要求和語言表達技巧，平時註意隨時積累信息，不斷提高寫作水平，培養準確的寫作表達能力。入世後，我國外貿出口在很多企業的貿易總額中已經占據了相當大的比重，在外貿中或多或少都要用到外語，這就客觀上要求現代秘書具有較強的外語能力。計算機操作能力是現代秘書應該具備的另壹項基本能力要求。秘書要熟悉辦公軟件和計算機網絡的使用，還要精通常用辦公設備的使用。速記是近年來被提上日程的壹種輸入能力。當領導做口頭陳述時，秘書要以最快的速度記錄在工作筆記或電腦上，從而大大減少工作時間，提高工作效率。
4.創新能力。壹個秘書還應該具備壹定的創新能力。秘書創新能力是指秘書理解領導意圖，充分發揮主觀能動性，創造性地為領導提供最佳服務的能力。知識經濟時代，各種信息瞬息萬變，這就要求秘書在實際工作中勇於探索，勇於改革，勇於創新。所謂創新，就是在工作內容和工作方法上有新思路、新內容、新方法。
要做到這壹點，秘書必須重視自身的繼續教育和綜合能力的培養，鼓勵自己盡快增加理論知識和實踐才能，在思想觀念、行為傾向、知識結構、知識存量和應用能力等方面下大功夫，以適應知識經濟時代對人才的要求。
(2)秘書應具備的知識。
1.基礎知識。基礎知識是秘書人員知識結構的關鍵。其他壹切知識都離不開基礎知識的基礎，否則就是“無源之水，無本之木”。秘書應該具備的基礎知識可以分為兩類:壹方面是社會科學知識，相當於高中水平的語文、政治、歷史、地理等知識；另壹方面是自然科學知識，也就是物理、化學、數學、生物知識。另外，要懂壹點經濟知識、法律知識和科技知識，精通壹門外語。
2.專業知識。秘書的專業知識可以分為兩部分，第壹部分是秘書的基礎知識，第二部分是秘書的行業知識。行業知識是指秘書專業知識的另壹部分，即秘書行業的行業知識。這是秘書知識結構的核心部分。壹般來說，行業知識是指秘書所從事的行業必須具備的行業知識，對於秘書來說是“第二專業知識”。在秘書學的學習中，人們越來越重視第二專業知識的重要性。在國外，秘書職業已經按照第二專業進行了分類，比如法務秘書、商務秘書、外事秘書、技術秘書、醫務秘書等等。
3.擴展知識面。秘書不僅要了解和熟悉專業知識和生活中的壹些基礎知識，還要掌握壹些相關的邊緣知識，以拓展自己更好的工作。比如心理學，禮儀，公共關系，企業管理等等。擴大知識面可以讓妳在工作中更加得心應手。現代秘書人員不僅應該是專業人員，更應該是通才、多面手。
拓展閱讀:秘書職業能力的培養
壹、職業能力結構的概念
在勞動和社會保障部的研究項目“國家技能振興戰略”中，根據職業分類的規律將人的能力分為三個層次:職業特定能力、行業通用能力和核心能力。職業特定能力是指每個職業所特有的、直接用於工作過程中的、僅適用於該職業的工作特定能力；行業通用能力是職業勞動者在壹般職業活動中，為支撐壹個大型行業中技術和專業方面的特定能力所需要的通用基礎能力，適用於壹個大型行業中的不同職業或崗位；核心能力是從事各行業職業活動的最基本能力，具有普適性的特點。
職業核心能力作為適用於所有行業和工作崗位的通用基礎能力，可分為基礎核心能力、拓展核心能力和延伸核心能力三部分。基本核心能力大致可以包括:專業溝通能力、團隊合作能力、自我管理能力；拓展核心能力包括:解決問題能力、信息處理能力、創新創業能力等。延伸核心能力的具體內容包括:領導力、執行力、個人和團隊管理能力、禮儀素質、五常管理能力、心理平衡等。
二、秘書職業能力的結構要求
秘書的職業能力應該包括哪些方面？這是秘書職業教育工作者和相關專家學者壹直在探討的問題。常見的把秘書的職業能力分為三個層次:專業能力、方法能力、社交能力。也有學者將秘書的職業能力分為基礎能力和綜合能力兩個層次。還有壹些學者把秘書的職業能力整體概括為五個方面:多元化能力、組織能力、溝通能力、獲取新知識的能力和團隊合作能力。或者說，從秘書崗位的需求出發，認為秘書應具備六種能力:理解判斷能力、溝通交流能力、組織協調能力、信息收集與選擇能力、口頭與書面表達能力、操作與處理能力。
從秘書職業教育的角度來看，為了將秘書職業能力的培養落實到具體的秘書專業課程體系設計中，對秘書職業能力進行分層劃分具有重要意義——能力結構的劃分對課程體系結構具有相應的指導價值。從這個角度來看，在國家技能振興戰略的研究課題中，可以分為專業具體能力、行業通用能力和核心能力三個層次。
(壹)秘書的職業核心能力。秘書職業的核心能力不是針對秘書職業本身，而是涵蓋所有職業，包括:溝通交流能力、團隊合作能力、學習能力、理解判斷能力、外語應用能力、信息處理能力、組織協調能力、決策能力。
(2)秘書的壹般能力。秘書職業不同於其他職業，缺乏明確的行業背景，或者說跨行業通用的崗位。在不同的行業，文秘工作要涉及行業的通用能力。但就秘書職業教育而言，不可能照顧到所有行業。雖然可以選擇相關行業作為文秘職業教育的背景方向，但是很難真正實現行業通用能力的培養。因此，秘書職業的通用能力應側重於不同行業秘書崗位的通用能力，包括幾個方面:調研能力、時間管理能力、操作處理能力、服務能力、企業管理能力。
(3)秘書的專業具體能力。至於秘書職業的特殊能力，職業具體能力包括以下幾個方面:文書寫作能力、會議組織管理能力、活動策劃執行能力、辦公事務處理能力、文書檔案管理能力、辦公軟件操作能力。
三、秘書職業能力培養的結構性問題
目前秘書職業教育的現狀是以專業技能的學習為主，強調職業具體能力的培養，職業核心能力已經開始受到重視。但行業內通用能力的研究和實踐還比較薄弱，秘書職業能力培養存在結構性失衡。
(壹)秘書職業能力培訓側重於職業具體能力。目前職業教育普遍實行雙證制。職業院校秘書專業在課程體系建設和教學實施過程中，壹般參考勞動和社會保障部制定的《秘書國家職業標準》和中國高等教育學會秘書專業委員會制定的《中國秘書職業標準》。從上篇國家職業標準和秘書職業鑒定的內容可以看出，標準雖然體現了核心能力和壹般能力，但在考核中基本處於次要地位。
(二)職業核心能力的培養有待加強。在秘書職業核心能力中，溝通能力和交際能力的培養在普通職業教育中受到重視。除了開設傳播學課程，還通過小組活動、總結、報告等形式體現在公共課程和專業課程的教學過程中。信息處理能力和團隊協作能力的培養雖然可以體現在課堂教學、小組訓練任務等教學設計中，但由於缺乏真實的工作情境，往往流於形式，達不到預期的效果。在學習能力培養方面，往往受到職業教育學校學習環境和學習氛圍以及教師缺乏學習能力培養方法的影響，難以實施；組織協調能力和決策能力的培養大多處於放任自流的狀態，完全依靠學生社團和學生活動的支持。只有少部分積極主動的學生能得到鍛煉，缺乏有目的的教育和訓練。外語應用能力的培養雖有教學學時保證，但偏離了以應試為目的的應用功能；至於理解和判斷能力，完全沒有針對性的訓練。
(三)秘書壹般專業能力培訓薄弱。由於目前的職業教育仍處於半封閉式教育，學生的社會參與度不高，研究能力、時間管理能力、運營服務能力、企業管理能力等能力的培養缺乏必要的實施條件。雖然職業院校壹直致力於校企合作，但合作的質量和深度廣度參差不齊，尤其是秘書，使得秘書職業通用能力的培養處於空白狀態。
四、秘書職業能力培養的對策
針對秘書職業能力結構培養中存在的問題，職業教育院校應從課程體系建設、教學模式設計、評價體系改革、實踐條件建設等方面進行秘書職業能力培養的改革與實踐，實現秘書職業能力的均衡培養。
(壹)職業能力結構模塊課程體系的構建
1.培養目標:根據秘書的社會需求和不同層次秘書職業崗位要求的變化，結合職業具體能力、通用能力、核心能力三個層次的職業能力要求，分析制定高職院校秘書專業人才培養目標和規格。
2.課程結構:整合行業標準、企業標準和國家職業資格標準，在秘書職業能力結構分析的基礎上優化課程結構，構建涵蓋職業專項能力、通用能力和核心能力的結構化、定義明確的課程體系。
3.課程開發:根據行業標準和企業標準，參照秘書職業資格標準，將三級職業能力要求分解為若幹職業能力模塊，基於能力模塊開發有針對性的能力培訓課程。
(2)工作過程導向的教學模式設計。
在課程教學方面，圍繞秘書職業能力模塊培養目標，以秘書工作過程中的能力需求為核心，以學生主動學習方式為主體，設計課程教學模式。
1.教學內容的選擇:根據秘書職業能力模塊的劃分，將課程職業能力的培養目標確定為秘書職業具體能力、通用能力、核心能力三個層次，圍繞培養目標選擇教學內容。
2.教學方法設計:結合秘書工作的典型任務，規劃項目任務，以項目為中心，采用案例教學法、項目教學法、模擬教學法、引導語法或角色扮演法等多種行為導向的教學方法，設計教學環節，讓學生在自主學習中掌握秘書專業工作過程中的能力培養。
(3)職業能力評價體系的構建。
在評價體系方面，可以借鑒秘書職業資格證書的評價機制和方法，建立多層次的職業能力評價體系。
1.職業能力模塊評價體系:以課程的職業能力培養目標為核心，對個體職業能力進行評價，以考察學生職業能力結構中相應模塊的能力。這種考核可以作為學生在相應課程中學習成績的考核。
2.職業能力綜合評價體系:根據職業能力結構培養三個層次的要求，設計職業能力綜合評價。可分為兩個層次:壹是年度職業能力培訓綜合評價；二是畢業生職業能力綜合評價。兩者都可以選擇抽樣考試的方式，前者可以每年進行，後者在畢業當年進行。
通過職業能力培養評價體系的構建，可以使職業能力培養的目標具體化、清晰化。通過對評價結果的分析，可以準確了解學生職業能力培養的質量，促進教學內容和方法的改革。
(四)培訓和實習環節。
實訓實習是學生從學習狀態到工作狀態的能力轉化階段。實訓實習的效果既是培養學生職業能力的壹個階段，也是對專業教學效果的壹次檢閱。
1.培訓環節:培訓環節可分為校內培訓和校外培訓。校內培訓主要依托校內實訓室，重點完成相應專業技能的培訓；校外實訓以校外探究基地建設為重點，以秘書專業的觀摩、學習、訓練和在企業狀態下對秘書崗位的了解為重點，保證學生在真實環境中鍛煉專業技能。
2.實習:實習也可以分為校內實習和企業實習兩部分。校內實習可以依托秘書專業建立秘書室，或者學校相關行政部門，采取靈活的方式。秘書室可以模仿留學生公司或者模擬公司的形式。它是提供秘書服務的經濟實體，是課堂教學的延伸，是秘書的培訓場所。這在個別高職院校是壹次卓有成效的嘗試。目前各高校對企業實習都有明確的規定，這裏就不討論了。
實訓實習環節的設計，旨在為學生在校內外創造更多模擬、實踐的工作環境，讓學生掌握企業生產經營的規律和方法，感受企業文化，彌補在校學習的不足，完成職業專項能力，特別是職業通用能力和核心能力的培養，以適應未來實際工作和未來職業發展的需要。
總之，秘書職業能力的培養必須改變知識技能混合培養的模式，明確秘書職業能力的結構要求，根據秘書職業能力的結構要求，在培養目標、教學模式、考核體系等方面進行改革和建設。以職業能力綜合培養為秘書職業教育教學的核心，以職業能力模塊化培養為基礎，以實訓實習為拓展，將職業具體能力、職業通用能力、職業核心能力的培養融為壹體，形成壹個完整的整體。
拓展閱讀:行政秘書的職責
1.負責壹般行政公文、行政活動、會議等相關文件的撰寫和校對，起草行政領導講話文件；
2.協助上級領導處理會議事務，準備和起草行政會議紀要；
3.負責監督各項行政工作的實施，並及時向上級領導反映情況；
4.負責接待來訪的客人或單位；
5.負責行政相關文件的整理和歸檔；
6.負責各部門之間的溝通與協調。
行政秘書的能力
1.良好的寫作能力，能夠起草各種行政文件；
2.具備企業行政和文檔管理的知識和經驗；
3.具備公關禮儀知識，能協助領導合理安排會議和賓客接待；
4.較強的溝通和協調能力；
5.具有良好的計劃和執行能力；
6.努力工作，積極主動。
行政秘書的資格
1.文秘或中文相關專業大專以上學歷；
2.具有1年以上相關工作經驗，有參與檔案管理、公文寫作等相關工作經歷；
3.具備行政管理和秘書工作的相關知識和能力；
4.具有良好的溝通和協調能力；
5.有高度的工作熱情，認真負責。
行政秘書的職業發展
行政秘書屬於秘書和內勤的角色，可以向行政助理和行政經理發展。有行政和秘書工作的專業知識，有壹定的管理經驗，秘書與領導接觸頻繁，優秀的工作能得到領導的賞識，對行政秘書的發展非常有利。
行政秘書收入
行政秘書的收入壹般不高，月收入2000-6000元，工作經驗少。壹個新的行政秘書收入壹般在3000元以下。想要提高收入，需要不斷提高工作能力和積累經驗，向行政助理和行政經理方向發展。對這個職位感興趣的人可以申請Haoheadhunting.com的工作，這對職位的提升和收入的增長非常有幫助。
提高辦公室秘書公文寫作能力的途徑
第壹步是接受起草的任務
這是公文寫作的起點。在這壹步，必須澄清幾個問題。領導交代的任務本質是什麽？公文寫作的目的是什麽？寫作要求是什麽？公文的重點是什麽？這壹步的關鍵是要善於揣摩領導的意圖。因為公文寫作是壹種暗示性寫作，只要把領導的意圖理解透徹，表達充分，材料基本上都是成功的。揣摩領導意圖的方法是傾聽、記憶、消化。傾聽，就是在接受任務時，專心傾聽領導的意圖；記就是把領導說的話盡量如實記下來，以備寫作時參考；消化就是在傾聽和記錄的基礎上，充分理解領導提出的問題和觀點。需要從全局來理解，因為領導委托的任務不可能很細很全面，大部分都是要領；也要參考領導平時的思維去理解。壹般情況下，領導提出的問題都是經過長期實踐和思考得出的結論。
第二步，廣泛收集材料。
這是公文寫作的基礎。沒有材料，就像“巧婦難為無米之炊”，公文寫作更是難上加難。壹是要考慮表達主題的要求，圍繞主題收集真實、準確、新鮮、典型的能反映事物本質特征的素材。二是明確材料收集的途徑和方法。可以從已有的信息中收集，如單位的基本情況、重點任務等。，了解相關情況；還可以深入工作壹線，收集第壹手“現場”信息，反映工作中的動態信息；也可以從國家政策法規中搜集，為撰寫公文尋找更權威的依據。
第三步是起草壹份寫作計劃
這是公文寫作成功的關鍵，它旨在確定壹個公文的主題、表達順序以及各部門內容之間的聯系與配合。
主題思路的確定是以“解決什麽問題”為主線展開思路，以“傳達什麽信息”為主線提煉主題，以“受眾需求心理”為導向確立主題。具體包括五個方面:壹、領導應該說什麽？二、文件起草部門希望領導說什麽？即相關部門希望通過領導講話傳達工作信號。第三，觀眾想聽什麽？聽眾往往對領導人的講話有特定的期待，或回答問題，或肯定表揚，或闡明觀點。第四，領導本人想說什麽？每壹位領導的講話都有壹個壹致的思路、風格、近期重點和強調點。第五，上級希望領導說什麽？每壹項工作都要按照上級的部署和要求進行，上級的要求需要在講話中科學傳達。
表達順序是公文版面合理性的重要體現:壹是善於提綱挈領，根據公文主題構建提綱，擬定框架，重復基本版面結構的合理性。第二，他善於歸納和整合。他在把握公文整體結構的基礎上，根據訴求的重要程度，科學合理地劃分文章的層次，使追隨者基本可以通過標題判斷行文的邏輯。
各個部門內容之間的銜接與協調是通過材料的平衡、適當的轉折和流暢的過渡來實現的，保證了各個層次的緊密銜接，減少了文章的突兀和生硬感。
第四步，正式起草文稿
這是公文寫作的核心。在起草文稿的過程中，要把握好以下幾個環節:
深加工。篩選後，初步構建公文正文。通過對信息模塊的組合、分類、填充，實現公文從有骨到有肉的質變。
重點舉例。公文寫作要以事實為依據，寫作技巧可以借鑒“用事實說話”的筆法。如果整篇文章沒有涉及真相的“幹貨”，整篇文章就會變成壹堆大話、空話、套話，會導致讀者厭煩，聽者討厭。寫材料不僅要擡頭看天，還要看腳踏實地比如總結性公文，通過大量事例的直接引入，可以增強文章的說服力。這裏要特別註意案例的典型性和真實性，不當的案例引用往往會起到反效果。
善用數字。適當選擇各種數據可以提高公文的信息含量和服務水平。在數字的選取上要註意兩點:壹是要利用數據的權威性，非正規渠道收集的數據在使用前要經過權威機構的驗證；二是數據的準確性，重要數據要以專業部門的統計口徑為準。
做好咨詢工作。公文內容涉及其他部門職責範圍時，應主動協商，達成壹致意見後，方可對外行文；如果有分歧，就要加強協調，直到* * *知情，避免政府多方面出格。
強調升華。壹般的材料只求穩定，優秀的材料需要創新，展現特色。要實現從“壹般”到“優秀”、從“有形無神”到“形神兼備”的跨越，首先要在套路中找到亮點，有效提煉出工作的閃光點和優秀成果，以實實在在的內容震撼人心；第二，要在簡單的地方看到真知，發散思維，升華思維，以小見大，把真知融入材料中；第三，文筆要力求新穎，在遣詞造句上下功夫，註意語言的生動性和可讀性，如適當運用排比、對偶等句式增強文章的氣勢和節奏感，或借用壹些既定的古典語言，增強公文的典雅美。
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