壹、總則？
1.為加強公司檔案工作，充分發揮檔案的作用，全面提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，服務公司發展，特制定本制度。
2.公司檔案是指公司經營管理等活動直接形成的對公司具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。公司文件分為受控文件和非受控文件。
3、公文承辦部門或承辦單位應保證辦理公文的系統完整性(公文上的所有附件不允許存儲)。結案後及時歸檔。當工作變動或因故離職時，機關辦理的文件、資料要向接收人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。？
二、文獻資料的收集與管理？
1.公司指定專人負責文件和資料的管理。
2.文件和資料的收集由各部門或經理組織，經總經理審核後歸檔。
3、壹項工作由幾個部門辦理，工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，向行政部備案。會議文件由行政部收集。
三、立案範圍？
1，重要會議材料，包括會議通知、報告、決議、總結、典型發言、會議紀要等。
2、公司對外與相關單位的正式文件。
3.公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議紀要、統計報表、簡報。？
4.公司與相關單位簽訂的合同、協議等文件資料。
5.公司員工勞動、工資和福利的文件和資料。？
6.公司大事記和反映公司重要活動的剪報、照片、錄音和錄像。？
四、備案要求
1.對檔案質量的總體要求是:遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同的價值，便於保管和利用。？
2、文件材料的數量、份數和每份文件的頁數應齊全。
3.歸檔的文件材料中，每份文件的原件和附件、印本和定稿、請求和答復、轉發的文件和原件應分別立在壹起，不得分離。電文和電報應壹次歸檔。
4.不同年份的文件壹般不允許放在壹起歸檔；跨年度總結放在最後壹年歸檔；跨年度會議文件放在會議開幕的那壹年。？
5.歸檔的文件材料應根據不同情況排列，不可分割的文件材料按順序排列在壹起，即批復在前面，批示在後面；原來在前面，附件在後面；前面打印，後面定稿；其他文件材料應緊密聯系，按其形成規律或特點進行系統整理。？
6.案卷封面應按規定用鋼筆逐項書寫，字跡要工整清晰。
動詞 （verb的縮寫）檔案工作者的責任
1，按照有關規定做好文件材料的收集、整理、分類和歸檔工作。
2、根據歸檔範圍和要求，按時將文件材料歸檔。
3.員工應遵紀守法，忠於職守，努力維護公司檔案的完整和安全。
不及物動詞檔案利用
1，公司檔案只能由公司內部人員借閱。借款人應填寫借款單，報主管人員批準後方可借款。非受控文件的借閱應由部門經理簽字批準，受控文件的借閱應由總經理簽字批準。
2.文件借閱最長期限為兩周；檔案管理員應定期督促歸還借出的檔案。如發現損壞、丟失或過期，應寫出書面報告，報總經理處理。
3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料的內容，如發現丟失必須及時報告，追究責任。
4、不準打開卷內文件和任意抽取、更改卷內文件或剪切粘貼塗改其文字等。；不得隨意摘錄或復制案卷內容。如確有必要，必須經領導批準才能摘抄或復制。
5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案上寫字、劃線或做標記。
6、不準出借，必須專用。
7.用後按時歸還。如需延長借閱時間，必須通知檔案管理員另行續借。
七、本制度從即日起實行。
XX文件管理系統
1目的
為加強公司xx檔案的管理，充分利用xx資源，充分發揮xx檔案為xx工作服務的作用，使xx案件的管理更加規範化、標準化、科學化，根據xx的規定，結合公司實際情況，特制定本制度。
2範圍
本制度規定了xx文件的保管、借閱、移交、保存期限和銷毀的管理要求。
本制度適用於xx公司xx檔案的管理。
3責任
3.1 xx負責人負責定期檢查監督xx檔案的保管，指派兼職檔案管理員整理保管各類xx檔案，負責借閱檔案的審批，確保xx檔案的準確、安全、完整。
3.2檔案管理人員根據xx檔案的整理要求，負責定期整理各種xx資料，裝訂成冊，統壹編號，移交檔案室統壹保管。
3.3檔案工作人員應嚴格遵守檔案保密制度，對檔案的安全和完整負責。
3.4 xx負責不定期檢查xx檔案的管理。
3.5 xx負責監督本制度的實施，審核過期文件的銷毀。
4 xx文件的範圍
Xx文件包括:xx x xx xx
5 xx檔案的整理
紙張、封面、裝幀的規格要盡可能統壹，便於存放。
= = =以此類推
6 xx文件的保存
6.4 XX檔案的存放應防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防黴、防高溫。不允許隨便堆放，以保證xx檔案的完整。
9 xx文件查閱、借閱和批準權限
9.1我公司內部人員借閱xx檔案。經部門負責人批準後，可以直接向檔案館借閱，檔案保管員應及時提供。
9.2內部公司、部門因工作需要查閱會計檔案時，必須經公司或部門領導批準，並經xx負責人批準，方可查閱。
9.3外單位人員因業務需要查閱xx檔案時，應持本單位介紹信和審查員身份證明，經xx負責人批準，並報xx批準後，方可由檔案管理人員查閱。同時，檔案管理員要詳細登記工作單位、查閱日期、xx檔案名稱和查閱理由。
9.4 xx文件壹般不允許外帶。如遇特殊情況，需外借或借出本公司xx檔案，必須辦理借出手續，得到xx、xx負責人批準，同時在xx檔案借出登記簿上登記，註明借出目的和歸還時間。
9.5查閱或借閱xx檔案的人員不得塗抹、拆封或調換會計檔案。
銷毀10份xx文件
10.1 xx檔案保管期滿需要銷毀時，由xx檔案管理員提出銷毀意見，編制xx檔案銷毀清冊，清冊列明被銷毀xx檔案的名稱、卷號、冊號、起止年份、檔案號、保管期限、保管期限、銷毀時間。
10.2銷毀會計檔案前，xx中心和xx中心* * *應識別對應的被銷毀會計檔案。報xx批準後，xx和xx會派人監督銷售。銷毀後，他們應在銷毀清單上簽字或蓋章，並將銷毀情況報告給xx。
11罰金
未按本制度規定全面履行xx檔案管理職責的，將受到xx處罰，造成經濟損失的將追究經濟責任。
12補充條款
12.1本制度由xx起草。
12.2本制度經xxx批準發布。
12.3本制度自下發之日起執行。
檔案管理系統
檔案工作崗位責任制
壹、主管檔案工作局的領導職責
1，組織全面宣傳、貫徹、執行《中華人民共和國檔案法》和上級有關檔案工作方針政策的活動。
2、加強對局檔案工作的領導，將檔案工作納入局的總體發展規劃，列入局的議事日程，並督促主管部門按上級部門和局檔案部門的要求做好工作。
3、關心檔案工作和檔案室的建設與發展，從人力、物力和財力上給予支持，及時解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與本局工作協調發展。
二。局檔案員的職責
1.貫徹《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作法律法規，建立健全檔案管理制度。
2.監督和指導相關處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔。
3.負責收集出國考察人員應歸檔的相關材料和照片，收集領導同誌外出開會的講話材料和帶回的涉密材料。
4、負責管理各種類別和載體的全局檔案，維護檔案的完整、準確和安全，為本單位工作的需要提供服務。
5.按時向上級報送檔案工作統計資料。
6、按規定向檔案館移交應進的檔案。
三、分管檔案工作的各處(室)領導職責
1，配備政治、業務素質好的專(兼)職檔案人員，並保持相對穩定。
2.將檔案工作納入單位議事日程(每半年研究壹次檔案工作)，幫助專(兼)職檔案人員解決工作中的實際困難。
3.組織本單位人員學習檔案法律法規和執行局檔案工作的規章制度。
4、疏通渠道，嚴格制度，督促有關人員平時重視各類文件材料的形成和積累，積極配合專(兼)職檔案人員的歸檔工作。
5.配合檔案室對本單位文件材料的預歸檔、整理、組卷、歸檔驗收和檔案鑒定進行監督檢查。
6、負責檢查本單位專(兼)職檔案人員履行檔案工作職責的情況。
四、各處、室專職(兼職)檔案員的職責
1，堅持平時整理。根據本單位不同類型文件材料的形成特點，制定檔案的類別，合理分類存放，便於利用和歸檔。
2.負責本單位文件材料的形成、積累、保管和歸檔，確保歸檔文件材料的完整、準確和系統。
3、歸檔文件做到組卷合理，頁碼準確，文件目錄清晰，文件標題簡明。
4.保管好本部門應歸檔的文件，註意文件資料的安全和保密。
5、主動接受局檔案員的業務指導和監督檢查，並在規定時間向檔案室移交。
6、積極參加業務學習，不斷提高檔案工作水平。
7.根據檔案室的要求對檔案進行分類、整理和編目，並編制檢索工具。
8、按歸檔時間提供檔案目錄和統計年報。
文件材料的收集和歸檔制度
壹、收集和歸檔的範圍
文件資料(包括公文、電報簿、信件、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報告、花名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等。)有保存價值的，上下級送來的，與本機關關系密切的，屬於收集歸檔範圍，應按規定的範圍、時間和要求交本部門資料員或綜合檔案館歸檔。？
(1)本級文件？
1，各級各類代表會議、工作會議、專業會議、幹部會議的會議記錄和紀要。？
2、工作計劃、規定、方案、安排、總結、小結、報告、簡報、通報、通知。？
3、各種綜合性或專項調查、檢查、考察等報告。？
4.向上級請示，與其他單位溝通，向下級下達指示、答復和通知。？
5.決定、決議、法規、標準、規範、條例、方法、制度、準則和要求。？
6.各級領導的報告、講話、講話或提綱、記錄。？
7、反映生產、基建、科研設備、技術基礎的圖、藍圖和文字材料。
8.各種報告、名冊、登記表、書籍、數據和憑證。？
9.反映該機構和該地區重要活動的照片、錄音帶和錄像帶。？10，電報，重要電話記錄，辦公室工作日記。？
11，年鑒，大事記，基本數字匯編，基本信息綜合。？
12.本機關頒發的證書、獎狀、獎牌、旗幟和獎品。？
13.與不動產、財產、資料、檔案、債權、捐贈等有關的證明。，並頒發各種證書和證書存根。？
14，死者信息。？
15，重要人民來信及處理材料。？
16，本機關編輯出版的圖書、期刊、資料樣本。？
17、本機關(含上報及下壹批)幹部任免審批表、提交批表、調配培訓、專業技術職務評聘、任命、黨團幹部花名冊、年終統計、報表、幹部錄用、轉正、定級、調薪、退休、養老審批表等文件材料。？
(2)上級文件材料？
1.上級機關(包括各部門和派駐本機關的調查組、檢查組、工作組，下同)對本機關、本地區工作或問題的決定、決議、指示、答復、調查、檢查和經驗材料。？
2、各級領導同誌、國際友人、人民代表、CPPCC委員視察機關、地方的批示、講話、題詞、照片、音像。？
3.上級向本機關頒發的證書、畫冊、獎章、旗幟和獎品。？
4、上級報刊發表的有關本機關、本地區情況的文章。？
(3)同級文件材料？
1，有關單位和機關聯合召開的會議，* * *配合工作，配合查辦案件或問題* * *配合簽署的文件和材料。？
2.有關單位與本機關簽訂的合同、契約和協議。？
3、涉及較重要工作或問題的有關單位和機關的函件。
4、有關單位送來的重要的、需要貫徹的方針、政策文件。？(4)下級文件材料？
1，年度和季度工作總結，重要專項工作總結。？
2、重要調研報告、檢查報告、典型材料、較重要的工作經驗、重要指示、監管備案文件。？
3.重要花名冊和登記表。？
4.大事記、基本資料匯編、基本數字匯編。？
二、歸檔份數？
文件檔案應壹式兩份，正文和發布稿各壹份，文件匯編壹份。
三、備案時間和方式？
(1)所有在打字室打印的文件，打印後由打字員收集，交文件檔案員歸檔。？
(2)各部門下發的所有文件，由各部門辦公室相關人員收集，並在綜合檔案室歸檔。？
(3)當壹項工作已經完成時(包括已完成的工作或會議、已解決的問題、已處理的案件等。)，將此項工作形成的所有文件材料進行系統整理，送綜合檔案館歸檔。？
(四)外出會議、學習、參觀形成的或有回應的文件，在活動結束時由檔案員歸檔。？
(五)年度工作總結、各種年度報告、黨員和幹部花名冊應於次年壹月底前歸檔。？
(6)每年2月底前進行壹次全面徹底的歸檔，各部門應將上壹年度應歸檔而未歸檔的文件材料全部移交綜合檔案館歸檔。？四、備案要求
(壹)應歸檔的文件材料由各辦公室資料員收集。？
(二)正文與文稿(已發草案)主要部分或附件、請求與答復、函件與答復壹並歸檔。？
(3)備案文件註意事項:檢查是否要加蓋公章。如果文件沒有標題，應該加上標題。如果內容、摘要和文件未註明日期，則應註明日期。？
(四)歸檔文件應為原稿，不得使用復印件。？
(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶應寫有說明。？
(六)所有歸檔的文件材料必須進行初步整理，同壹具體問題的文件材料應收集在壹起，按文件順序排列。
檔案鑒定系統
1.檔案鑒定是鑒定和判斷檔案價值，確定檔案“保存與銷毀”的工作。
2.檔案鑒定是壹項科學性很強的工作，必須堅持全面觀、歷史觀和發展觀。
3、檔案鑒定，必須按照黨和國家制定的鑒定原則和標準進行。
4、檔案鑒定工作，必須有組織有領導，壹般應由有領導、專業人員和有關單位代表參加的鑒定小組負責。
5.凡經過認真鑒定並確定保存或銷毀的檔案，必須按規定程序辦理鑒定手續。
6.檔案鑒定是決定檔案命運的工作。檔案工作者必須認真仔細地對待鑒定，嚴格遵守檔案鑒定制度。
檔案借閱管理系統
為加強本單位的檔案管理，做好各類檔案的提供和利用工作，特制定以下制度:
1.向本單位各部門借閱檔案時，必須按照本單位制定的各類檔案借閱管理標準辦理借閱手續。
2、外單位來本單位查閱檔案，需有單位介紹信並經本單位有關部門領導簽字批準，方可查閱，不得復印或外借。
3、機密、秘密、絕密檔案的借閱按照檔案保密標準的要求辦理。
4、查閱各類檔案應在閱覽室內進行，不得劃傷、塗改、折疊、切割、拍照、撕毀等。特殊情況需要借閱的，必須經部門負責人批準，但借閱時間不得超過壹周，不得轉借他人。要繼續續借，保證檔案的完整和安全。
5.珍貴實物檔案、重要照片、底片、微縮膠卷等檔案壹律不外借。
6.對私自復印、拍照、刻畫、拆散、刪除、刮除、撕毀檔案的，嚴格按照國家檔案法和保密法追究其現行法律責任。
檔案保密管理系統
第壹，檔案是國家的寶貴財富，各類企業的檔案具有保密性質。因此，檔案部門和工作人員必須遵守保密制度，履行保密程序，嚴格遵守保密十項原則，確保檔案安全。
二、所有利用的檔案，必須由檔案人員提供，任何人不得直接利用。
三、借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱制度辦理，限期使用，按期歸還。對歸還的文件要認真檢查，發現問題要及時追查。
四、使用絕密、機密檔案和引進的技術資料、科研成果、發明、專利、新產品、新工藝等技術文件和資料，必須嚴格履行審批手續，未經批準，嚴禁提供使用。
五、外單位查閱檔案，需持公司領導和主管部門批準的介紹信。復制文件和對外提供的圖紙、技術文件由公司檔案信息中心嚴格按照審批程序提供，任何單位和個人無權對外提供。對擅自出借或提供圖紙、技術文件等檔案的，要追究責任，對嚴重損害國家和我公司利益的，要依法追究刑事責任。
6.已停產或停產的產品圖紙和技術文件，以及其他已鑒定並批準銷毀的檔案，由公司檔案信息中心按公司文件規定收集銷毀，其他任何單位和個人無權自行處理或銷毀。
七、發現泄密事件，應立即報告，及時跟蹤。
八、不準復印、翻印機密文件和涉密檔案材料。
九、不準把機密文件帶回家，去領導辦公室隨意瀏覽文件。嚴禁攜帶機密文件、檔案參觀遊覽、走親訪友、出入公共場所。
十、單位領導和保密小組應定期檢查保密工作，總結經驗，堵塞漏洞，防止保密和泄密事件的發生。
文件復制系統
1，本單位因工作需要復印壹般文件材料，需經檔案室批準；本單位職工復制工作範圍以外的檔案，需經有關業務部門負責人同意；復印機密檔案材料(主席團會議記錄等)。)經局檔案員和分管檔案工作的局領導批準後方可復印。
2、外單位壹般不復印，因工作需要應持介紹信，經檔案員同意方可復印。
3.復印後及時登記。
檔案統計系統
1.檔案統計是以檔案工作中的大量現象為對象，以圖表的形式揭示檔案和檔案工作的現狀、發展過程和壹般規律性的工作。
2.統計功能。檔案統計為制定檔案工作方針政策，編制檔案事業發展規劃，開展檔案科學研究，進行定性定量分析提供了科學依據。
3.統計內容。檔案的收集、清除、整理、鑒定和保管的數量和情況，以及檔案的組成、利用、機構和人員的基本統計和其他專項統計。
4.統計任務。開展統計調查、統計分析，提供信息，對檔案事業和檔案工作實行統計監督。
5.統計對象。檔案單位及其管理狀況和檔案事業組織管理狀況的統計。
6.統計方法。在檔案統計工作中，需要對零散的、個別的原始資料進行綜合整理，使之反映整體現象，然後進行分析研究，總結典型經驗教訓，以提高檔案的科學管理水平。
7、按期統計。平時要積極收集數據，做好單項統計；壹定要做好半年各項工作的初步統計；年底必須進行全面系統的統計。
8、專科統計。配備統計員，熟悉統計業務；掌握統計數據，統計數據具有連貫性；準確統計，按時統計報告。
檔案倉庫管理系統
1.檔案保管是采用壹定的技術設備、措施和方法，科學地保存和保護檔案，防止檔案被損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全。
2、按專業類別進行保管，使檔案保管有條理、有條理，保管科學，便於檔案的保護和管理。
3.堅持預防為主、防治結合的方針，切實做好檔案的“十防”(即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防眩光、防泄漏)，確保檔案的完整和安全。
4、加強倉庫基礎設施建設，逐步購置先進設備，改善倉庫管理條件；引用先進科學技術，實行科學管理。
5.倉庫溫度應保持在14-24°C，相對濕度保持在45-60%以內；保持清潔，無灰塵、蟲鼠、有害氣體汙染。
6、倉庫管理人員要做到每天打掃衛生，每天上下班檢查溫濕度，每月清理二次文件櫃衛生，發現有褪色字跡和破損紙質文件，及時搶救。
7.移交給圖書館的檔案要認真清點，履行簽字交接手續；檔案借閱要認真清點，履行審批手續，保證按期歸還；非工作人員不得進入倉庫，以防發生事故；倉庫裏不允許吸煙。
檔案銷毀系統
1.檔案銷毀是指對沒有保存價值的未歸檔文件和保存期限屆滿後不需要保存的檔案進行銷毀。
2、銷毀檔案，必須按照國家檔案銷毀標準，嚴格鑒定。
3.經鑒定確實需要銷毀的檔案，必須寫出銷毀檔案內容的分析報告，並列出銷毀檔案清單。
4、檔案銷毀，必須嚴格執行審批制度，履行審批手續。
5、經批準銷毀的檔案，應及時送造紙廠成漿或焚燒，並必須有兩人辨認銷；銷毀完畢後，鑒定人應當在銷毀清單上註明銷毀日期，並簽名蓋章。
6.銷毀檔案必須在相應的檔案目錄、檔案總登記簿和檔案登記簿上註明“已銷毀”。
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