會議方案包括:會議名稱、會期、地點、資格(選舉、指定、特邀、出席)及參會人員名單、會議入場券、籌備辦公室內部職責分工、人員調配、會場布置、會議議程。如有選舉、頒獎、攝影攝像等。，也應該列入計劃。
第二，準備會議文件。會上審議的文件和資料的提議、起草、審核、印刷和分發(會前或會上分發)。
三、會議通知。會議通知的提議和分發必須及時。重要會議要在通知發出後跟進，了解對方是否能如期參加會議。
第四，會前檢查。這包括計劃執行情況的報告和檢查以及現場檢查兩種方式。匯報檢查主要由籌備工作負責人向會議主持人或主要領導匯報總體籌備情況和存在的問題，重點是會議文件材料。現場檢查重點是場地的布置和安保。
第五，會議期間的具體服務。包括會間制度，如簽到制度、等候制度、會議紀要、簡報的準備和打印等。大型集會的現場指揮和特殊情況下的應急措施，不僅要在預案中列為專項，還要確定指揮人員及其指揮標誌。
六、會議結束時的會議工作包括會議內容的總結、會議紀要的撰寫和分發、會議的新聞報道或召開新聞發布會和記者招待會等。此外，如代表離會、財務結算、物資清退等善後工作。
會議可以分為大小和會期。會議的規模可以從幾個人到幾萬人，時間可長可短，類型多樣，性質不同，但會議工作的內容和流程基本相似。壹般會議工作內容和流程分為三個階段:會前準備階段、會議實施階段和評估總結階段。
會前準備:
會前準備是會議的前期策劃，是為實現會議目標而對各項工作進行的系統安排。會前策劃壹般包括以下內容:會議策劃、會議選址、制定營銷計劃、預算。
會議規劃:
(1)計劃委員會:計劃委員會是對會議負有壹定責任的團隊，通常由主辦組織的內部成員組成。
設定壹個目標:壹個具體的目標，並把它寫下來。
確定候選人:確定成員，內部或外部任務。
具體操作:現場勘察、設計評估、工作記錄均有記錄備查。
(2)策劃方案:會議策劃主要包括:
邀請誰？實際上有多少人參加？
有效的會議需要充足的時間，假期也必須考慮。
會議將在哪裏舉行？
會議的明確目標。
會議的具體形式，包括會議的開閉幕式，會議的具體內容。
2.會議地點:
(1)會議地點類型:
酒店:壹些中小型會議在酒店舉行。
會議中心:會議中心是專門為大型會議設計的，壹般不設客房和娛樂區。
大學:大部分學校都有專門的學術報告廳，有些還對社會開放。
船舶:船舶，尤其是壹些郵輪，也有會議設施。
療養院:療養院還配有會議設施，可用於療養和會議。
(2)會議的地點。
會議的地點壹般應從以下幾個方面考慮。
1.距離和交通狀況
2.舉行會議的歷史
3.住宿條件
4.該位置的收費狀態
5.場地的安全因素
5.所在地的服務設施是否完善。
6.附近景點，能否互相合作。
(3)制定營銷計劃等。
市場的宣傳對會議的成敗至關重要。
1.觀眾，妳想從觀眾那裏得到什麽；理解觀眾的期望。
2.宣傳資料，宣傳資料要有什麽風格？
3.郵寄，參展商需要什麽材料，郵寄費用和反饋率等。
4.廣告，廣告在那些刊物上，印的是什麽樣的廣告？
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(4)預算編制
控制了會議的預算，就相當於掌握了整個會議。預算的第壹步是確認會議是否盈利或確保收支平衡。然後就是清潔費。有兩種費用，固定費用和可變費用。預算再精確，也會出現意外情況，總預算應該有10%的額外費用。
會議實施
在執行會議計劃時，其工作內容包括:參會人員登記、收集相關信息、尋找發言人、聯系會場、必要時解決糾紛。
會議實施壹般包括以下步驟。
1.準備場館手冊。
2.建立信息中心(提供實時服務)
3.成立指導委員會(負責現場指導)。
三。總結和評估
會議的總結和評價(會議壹旦結束，應立即進行評價)壹般分為三個部分。
1.從會議準備到會議結束的所有工作總結
2.效益分析和成本核算
3.本項目市場調查
4.客戶互訪(拜訪客戶以加深與他們的關系)
5.召開表彰會，感謝相關人員(做好對會議相關工作人員、合作單位的感謝工作，將數據提供給媒體，擴大影響)。