1.1基建檔案是指在建設項目醞釀、立項、施工、竣工全過程中直接形成的文字、圖紙、影像、聲像等具有保存價值的各類文件材料,包括項目前期文件、勘察測繪文件、設計文件、施工技術文件、監理文件、設備文件、竣工驗收文件等。基礎設施建設是單位持續發展的壹項基礎性工作。按基建規律收集、整理、保存的完整、齊全、準確、完整的基建檔案體系,是基建項目管理人員和技術人員在項目建設活動中創造的知識成果,對提高單位發展水平,加強單位基建建設,加強單位整體檔案管理的合理化、規範化具有重要作用。
1.2基礎設施工程是指在同壹規劃和總體設計中建設的,由壹個或幾個單項工程組成,在經濟上具有獨立組織形式的基礎設施或建築物。項目的特點決定了基建檔案具有技術含量強、體系完整、記錄原始、完整準確等特點,是基建項目各階段建設活動的決策、文件編制、施工等環節。基礎設施檔案工作是基礎設施建設的組成部分。按照基礎設施建設文件材料形成規律收集、分類、整理、鑒定和保存的基礎設施檔案,應當集中統壹管理,為工程項目實施提供檔案利用服務。比如,壹個項目的前期工作,需要進行項目可行性研究、提交建議書、選址和土地規劃,必須查閱大量的過去和現在的檔案,作為申報和編制材料的科學依據。因此,有必要加強基建工程檔案管理,為提高基建工程管理水平發揮作用。
1.3基建檔案記錄了工程建設的全過程,真實反映了工程項目的管理過程和工程實體的實際面貌。基礎結構文件比工程實體本身具有更長的壽命。規範準確的基建檔案是工程維護、管理、改造和使用的憑證和依據。如果單位、部門有時需要工程管線的具體位置,就會去檔案館找相關的工程竣工圖。這時,檔案就發揮了方便、準確的服務功能。基建檔案是工程質量的反映,工程檔案的管理納入工程質量管理體系,關系到人員安全、財產安全、使用保障等。工程建設中形成和積累的基礎設施檔案質量控制著工程項目的質量。工程師根據基建檔案規範工程技術管理手段和程序,為分析工程事故原因、認定責任、提出改進方法提供技術依據。通過基建檔案的質量管理,提高工程項目的質量,隨著國民經濟建設的快速發展,重點工程項目的數量越來越多。提高對基建檔案重要性的認識,重視基建檔案的管理,是基建檔案管理的壹項重要任務。
2基建檔案管理中存在的問題
2.1面對發展機遇,國家工程建設管理體制改革進壹步深化,壹系列工程管理和工程檔案管理的法規和標準也相繼出臺,給傳統的基建檔案管理帶來了問題和困難。基建項目具有工程周期長、流程長、多階段、涉及部門多的特點,使得基建檔案具有多樣性、復雜性和完整性的特點。由於經濟利益或時間限制,人們只重視項目本身,而忽視了項目檔案。基建檔案的收集、整理、歸檔不能與項目建設相協調,導致基建檔案滯後,反而影響了項目各方對檔案的利用。項目管理和技術文檔比較分散。
2.2檔案管理意識不強,領導和檔案人員對基建檔案的重要性認識不足,基建檔案工作學習宣傳力度不強,基建工程隊伍流動性大,人員不穩定,造成檔案管理嚴重脫節,檔案流向不清,項目各參與部門缺乏相互溝通,檔案管理責任不落實到具體人員。由於基建工程和檔案的專業性,工程人員和檔案人員對彼此的專業技術知識和工作程序不了解,缺乏工程檔案管理的實踐能力,導致基建檔案的收集、整理和歸檔不及時、不規範。對基建檔案管理的概念和認識是做好基建檔案工作的前提和保證。當前,隨著經濟和科技的發展,在適應基建檔案管理新要求方面存在壹些問題。
2.3傳統的基建檔案管理模式面臨巨大挑戰。相關規章制度不健全,無法采用規範的管理方法和操作規程。基礎設施檔案管理的各個方面都不符合質量要求。由於承包單位多,檔案工作標準不統壹。比如歸檔的基建檔案質量不壹,格式和內容不壹,給檔案部門帶來壹定的負擔。基建檔案管理工作程序不規範,監督、檢查、指導職能不履行,基建檔案管理措施不完善,缺乏對當前改革形式和現代管理科學的研究和思考。
2.4基建檔案管理制度不健全。由於工程建設單位人員和經費的原因,很多單位沒有建立基建檔案管理部門,基建檔案管理網絡不健全。檔案員由其他管理人員兼職,沒有專職檔案員,沒有專門的檔案工作場所,檔案的質量和安全無法保證。基礎設施檔案管理設施和設備不能滿足檔案管理的需要。如果沒有專門的庫房,檔案保管達不到“八防”的要求,基建檔案管理現代化達不到單位和工程建設快速發展的需要,計算機應用只是打字的水平,影響檔案管理的效率和經濟效益。
3基建檔案管理對策
3.1增強檔案意識,改變傳統觀念,樹立科學觀念。基建項目檔案管理逐步社會化、市場化、信息化。積極宣傳檔案法,正確認識基建檔案的重要性,是提高基建工程和檔案管理水平的關鍵和保證。摘要:以人為本,落實科學發展觀,基建檔案工作者要做好檔案管理工作,變被動為主動,勝任工作,使檔案工作者和各級領導形成* * *認識,齊心協力,提高基建檔案管理水平。基建檔案工作涉及建設單位、設計單位、施工單位、監理單位和檔案行政管理部門等多個部門。單靠檔案部門是不可能完成這項工作的。要努力爭取各部門和領導的重視和配合。通過檔案的利用,檔案工作者的積極性和責任感將得到加強,檔案工作的地位將得到提高,廣大利用者將逐步認識到檔案和檔案工作的必要性和獨特性。
3.2完善基建檔案管理制度,建立健全基建檔案管理規章制度。各參建部門要根據基建項目的特點和基建檔案管理的要求,設立相應的檔案機構,配備專職檔案人員,明確各自的管理職責,建立基建檔案管理網絡體系,深化職能,加強工程師與檔案人員的業務溝通和工作交流。管理要規範化、標準化、科學化。基建檔案工作涵蓋項目立項、勘察、測繪、初步設計、施工、竣工驗收、評估、擇優等階段。基建檔案業務工作包括收集、鑒定、歸檔、利用和保管等。,各項制度細化並真正落實到部門和人員的工作中,確保基建檔案的收集完整、規範、及時歸檔和安全保管。
3.3做好基建檔案管理工作,建立基建檔案管理機制。基建檔案業務是基建檔案管理的基礎工作之壹,檔案管理、保管和利用嚴格按照基建檔案管理程序和標準進行。
3.3.1加強基建檔案的收集。基建項目的各個階段是相互聯系的,壹環扣壹環。檔案收集不全,可能會影響其他階段的發展。因此,應制定基建檔案收集範圍、歸檔質量要求、歸檔時間等規定的具體分解表,並抓住項目的關鍵階段進行收集。檔案部門應實行全程跟蹤服務,改進工作方法和態度。落實基建檔案工作的規定和措施,采用業主負責制、獎罰制、崗位責任制等工作機制。,分工明確,責任到人,確保各承包商履行基建檔案歸檔移交責任。
3.3.2基建檔案管理納入基建項目管理過程,與施工過程同步。建設項目報批時開始收集、整理、審查基建檔案,建設項目竣工驗收時完成工程檔案的歸檔和驗收,從工程建設源頭控制基建檔案管理質量。建立項目承包制、監理制、合同制等約束機制。簽訂合同時,明確移交基建檔案的數量、套數、歸檔時間和質量要求,並規定工程造價的5%作為基建檔案歸檔備用金,除非提交完整的基建檔案,否則不予支付,以有效控制、監督和檢查基建檔案質量。在基建檔案工作中采取“三納入”、“四同步”的措施,即將基建檔案工作納入基建項目計劃,納入基建項目規章制度,納入崗位責任制;基建檔案工作與基建項目立項同步,與基建項目進度同步,與基建項目驗收同步,與基建項目竣工驗收同步。確保基建檔案的順利歸檔,從而保證基建工程的質量。
3.3.3基建檔案整理歸檔的質量是基建檔案管理和利用的保證。各參建單位應嚴格做好職責範圍內基建檔案的整理、組卷、編目、保管和利用工作,遵循基建檔案的形成規律,保持檔案的有機銜接,使單項工程既獨立又便於利用,從而形成壹個分類清晰、連續成套的整體。通過工程項目的技術會議和技術交底,解決基建檔案工作的問題,形成工作會議紀要、檔案工作總結、簡報等文件,達到有效溝通和效果。通過檔案專家現場論證、業務咨詢等方式,指導基建檔案工作,規範基建檔案整理歸檔工作,統壹基建檔案管理標準和操作方法。
3.3.4基礎設施檔案的基礎建設是基礎設施檔案工作開展的物質條件。檔案工作者要積極匯報基建檔案工作的情況,針對當前檔案工作中存在的問題,及時向領導說明配備設備設施的必要性,爭取各級領導的支持,建立符合要求的檔案庫房,配備檔案保管所必需的“八防”設備,改善基建檔案的工作環境條件。
3.3.5做好基礎設施檔案開發利用工作,探索檔案服務機制。基建檔案的利用是基建檔案管理的目的和歸宿。“這壹代人靠認識過去,後代人靠認識現在。”圍繞單位和社會中心的任務,挖掘基建檔案的服務潛力,編制檔案檢索工具和研究資料,提高檔案利用率,充分發揮基建檔案的作用,為單位和基建工程部門提供檔案服務。
3.3.6做好基建檔案的驗收和提交工作。國家檔案局頒布了《建設工程(項目)檔案驗收辦法》,加強了基建檔案管理,實行基建檔案備案制和驗收制,開展基建檔案檢查和預驗收的步驟。基建檔案經城建檔案管理部門驗收合格後,方可進行基建工程竣工驗收,基建檔案的移交應在工程竣工驗收後三個月內進行。通過基建檔案驗收,提高了基建工程和檔案的管理水平。
3.4加強檔案人員的專業培訓,提高其思想、政治和文化素質。組織各參建單位檔案人員參加檔案業務培訓,掌握檔案整理歸檔的規範化操作方法,使工程師了解基建檔案管理知識,檔案人員了解基建工程建設程序和專業知識,優化知識結構,拓寬知識面。與時俱進,學習基建檔案業務、管理理論與方法、網絡與計算機知識,培養現代復合型人才。檔案工作者要樹立服務第壹的意識,找準路子,努力工作,己所不欲,勿施於人,提高檔案工作的自豪感和責任感,為單位的發展做出更大的貢獻。
3.5在信息時代,基礎設施檔案面臨新的任務。基建檔案管理要推行計算機管理技術,適應基建工程現代化管理模式,探索基建檔案信息資源體系,根據基建工程和單位信息化管理的實際情況,使用檔案管理軟件,實行基建檔案網絡遠程傳輸、訪問和存儲,逐步實現電子檔案的規範有序收集、存儲和利用,建立電子檔案數據庫,提高基建檔案管理效率。
總之,基建檔案反映了基建項目的真實面貌。基建檔案管理是事業單位和基建項目管理的重要組成部分之壹,是壹項對歷史負責、服務現實、考慮未來的工作。新時期,檔案工作者應緊密聯系改革、科技、發展的新要求,以愛崗敬業、求真務實的精神,做好基建檔案管理工作,實現基建檔案的價值,為和諧社會發展和經濟建設提供檔案服務,提高單位管理水平和基建工程建設水平。