召開會議，會議主持人要認真地肩負起最大的責任，他要能很好地掌控大局，他要能有效地觀察所有與會者及其反應，決定整個會議氣氛的基調。會議主持人可能會有壹些個人偏好，但無論如何，所有的會議都不能以個人風格進行。會議主持人要根據會議的性質和傳達的內容來定位會議的風格。會議主持人需要及時區分與會者的不同風格，控制會議氣氛。
2.控制會議時間，推進會議進程。
作為會議的主持人，如果妳能做好充分的準備，妳完全可以有效地控制會議的時間。會議期間，盡量不要拖延；當發現會議被誤導或延遲時，會議主持人應立即盡快調整到正常議程。會議主持人必須為與會者提供討論某壹問題或傳達信息的環境，必須遵循會議議程。另外，有很多專家在場的時候，會議主持人壹定要不卑不亢。
3.發言的協調
協調與會者的發言是會議主持人的另壹項非常重要的任務。只有協調好與會者的發言，才能更好地把整個會議引向壹個好的進程。這包括如何充分調動參與者的積極性，讓他們積極自覺地發言；或者在與會者積極性過高時，適當把握會議進度。
4.觀察參與者的反應，及時反饋。
會議主持人有責任觀察與會者的反應，並給予壹些及時的反饋。觀察與會者的反應並給予反饋，有助於整個會議的順利進行，同時也能與與會者進行有效的溝通，從而為高效的會議打下堅實的基礎。
對討論進行總結
會議主持人有責任排除小問題和次要問題，總結討論情況，以保證會議的結果，引導會議的良性進行，不使會議最終無效、淩亂或無組織。
6.貫徹會議的決定
作為會議主持人是中初級管理者實現會議目標和會議最終結果的重要工作內容。如果只有希望而沒有實際行動，通過會議達成壹些目標是沒有意義的。會議主持人要對會議認真高度負責，要及時跟蹤整個會議的決策和結果，達到預期目標。
另外，為了讓會議有成效，除了上述的會議準備，會議主持人還應該做好會前的最後準備，否則失敗的準備就相當於準備失敗。會前最後的準備包括:壹定要最後檢查壹下自己準備的資料；會議的地點和情況；確認參與者；設備等準備工作。
會場控制
準備好會議後，會議主持人可以開始會議。在會議過程中，大家都希望會議能夠順利進行，但是往往會出現壹些意想不到的問題，這就需要會議主持人對會議現場進行有效的控制。
1.不響應
會議過程中，當主持人提出壹些問題時，有可能沒有人回答。這種情況下，版主應該怎麽做？沒有人回答的場景會對整個會議目標的最終達成產生負面影響，因為沒有反饋。會議主持人必須想辦法鼓勵與會者表達他們的意見和建議。
當遇到這個問題時，會議主持人應該使用壹些技巧來鼓勵與會者發言。最簡單的方法是指出參與者的名字，這樣就可以很容易打破僵局。此外，會議主持人還可以用眼神鼓勵與會者發言。
事實上，當會議主持人叫到壹個人的名字時，這個人會特別註意，認真思考。而且往往在第壹個參與者發言後，其他參與者就會開始活躍起來，踴躍發言。其實這和打破人與人之間的堅冰有關。會議主持人要打破沈默的堅冰，開好會議，不要把沈默帶入會議。
2.個別參與者壹直在說話。
與沈默相反的是，個別參與者有時會喋喋不休，也會造成尷尬的局面。會議的大部分時間都被個別同事獨自占據，會議成了他的個人專場。作為會議主持人我該怎麽做？
直接打斷，避開這個問題，進入下面的話題。作為會議主持人，有責任推進會議議程。所以很多會議主持人會直接打斷，避開問題直接進入下面的話題。其實這種做法是錯誤的，是主持人控制不了局面的典型表現。回避這個問題會導致不好的結果。如果話題還沒討論完，只有壹個人在喋喋不休，主持人就認為討論完了，這是主持人控制不了局面的最典型表現。
◆讓員工充分發表意見，盡量參與討論。基於民主的思想，很多會議主持人會采取“讓員工充分發表意見，盡量參與討論”的方式，來解決個別與會者談論的問題。這種做法也是不對的。如果每壹個問題都這樣提出來，會議就會占用工作中的所有時間。因為如果員工提出壹個問題並進行討論，參與者會輪流擔任主持人，那麽所有的時間都會被討論這些細節所占據。
打斷壹下讓大家先把註意力放在問題上，然後有針對性的解決。最後壹種方法是“打斷，讓大家先把註意力放在問題上”。如果問題是* * *，那就有針對性的解決；如果問題不是* * *，可以跳過，會後和員工單獨解決。解決主要問題是提高會議效率的好方法。當有人壹直大聲說話時，會議主持人要打斷，征求大家的意見，然後繼續推會議議程。此外，主持人還可以通過限制發言時間來阻止個人無休止地發言。
進行小範圍的討論
在管理者或主管的心目中，可能有壹些關鍵員工，他們可能是管理者培養和發展的對象，也可能是能帶來最佳業績的員工。通常這種情況下，壹旦他們提出問題，主管或經理作為會議主持人，是願意和他們多溝通的，結果可能會讓其他員工有被冷落的感覺。那麽，會議主持人應該如何有效避免這種情況呢？
◆忽略與會者提出的問題，進入下面的話題忽略與會者提出的問題，這是會議主持人最簡單直接的思考方式。但是，這種做法是錯誤的。會議主持人有責任鼓勵與會者提問。如果對參與者提出的問題置之不理，不僅會直接挫傷參與者的積極性，更重要的是無助於問題的解決。因為會議主持人沒有確定問題是否屬於* * *，就直接放棄了，會對會議目標的達成產生負面影響，容易造成損失。
◆建議其他員工也就此問題發表意見，大家壹起參與討論。建議其他員工也發表壹下對這個問題的看法。參與討論是主管從個人角度判斷這位參與者提出的問題屬於* * *，因此建議其他員工也就此問題發表意見。事實上，其他參與者可能不知道這個問題的前因後果，所以他們可能無法有效地提出許多意見和建議。根據壹些調查數字，由於個別員工的性格問題，約有50%的會議偏離了主題。而且83%的人會對會議跑題感到心疼，可見這是壹個很嚴重的問題。因此，這是壹種錯誤的做法。如果每壹個問題都這樣提出來，會議就會占用工作中的所有時間。
◆重復與會者提出的問題，並參考其他與會者確認這個問題是否* * *，這是會議主持人的正確做法。既然會議主持人鼓勵與會者提問，就要正視提出的問題，向與會者確認自己的問題，並與其他與會者確認這個問題的可行性。另外，如果主持人試圖用更大的聲音淹沒小會的聲音，只會得到相反的結果，讓自己筋疲力盡。
取得令人滿意的會議結果
在掌握了會議主持的技巧，有效控制了會議現場，處理好突發事件後，會議主持人可以帶領與會者順利完成壹個完整的會議流程，但並不代表實現了會議的最終目的。會議是否有效，取決於會議主持人對會議結果的及時跟蹤。為了達到滿意的會議效果，管理者需要制定行動計劃，跟蹤執行，責任到人，限定時間，確認理解。
◆行動計劃
要取得令人滿意的會議結果，在整個會議過程中，行動計劃是最關鍵也是最後壹項。通過會議，管理者最終會拿出壹個決議，以及決議後的實施方法，這就需要壹個行動計劃。
通常情況下，經理會將行動計劃交給壹個項目負責人或管理員，根據決議制定行動計劃。事實上，這樣制定的行動計劃並不壹定能被員工有效執行。因為員工可能會把它當成壹個溝通文件，員工也可能不認可，不滿意自己的分工，導致員工不願意執行。最終，會議無果而終。因此，如果有必要，經理必須在會議期間制定行動計劃，所有與會者都應該清楚每個與會者所負責的內容。
◆執行跟蹤
達成* * *諒解，確定參與者的責任後，後續就成為最關鍵的壹步。跟蹤的實施包括制定跟蹤負責人和跟蹤方法。通常實施跟蹤要明確要完成的項目、跟蹤的負責人、完成項目的時限、可能涉及的合作部門和個人、要達到的目標和度量方法。
◆責任到人。
當責任在於人時，確定誰最終負責某項具體任務是非常重要的。管理者壹定要避免讓員工私下協商確定責任，這樣會降低效率，還可能導致項目失敗，成員也會互相推卸責任，從而最終影響整個會議目標的實現和決策的執行。
◆時間限制
設置時間限制是為了確保項目的預定進度。壹些項目會議通常每周或在項目取得壹定進展時召開定期評審會議。通過限制時間，管理者可以有效地掌握整個項目的進度，並能有效地保證項目的完成和會議目標的實現。
◆確認理解
上述步驟完全完成後，管理者還需要詢問所有參與者是否理解和認可分工負責人、項目工期等問題，即確認理解。只有得到所有員工的認可，讓員工明確自己的職責和時間限制，整個項目的完成才能得到可靠的保證和最大程度的可檢查性。完成確認和理解的過程，然後整個會議從準備到實施，最後的跟進就完成了。
總結
完成會議準備後，經理進入會議流程。為了成功扮演會議主持人的角色，管理者需要正確、熟練地掌握會議主持技巧:自信、關註與會者、考慮會議議題、重視反饋、強調重點、分清輕重緩急、使用輔助設施；明確會議主持人的職責；管理者還需要成功處理會議中的突發事件，以有效控制會議的進度。最後，要使會議取得滿意的結果，需要制定行動計劃，跟蹤落實，責任到人，限定時間，再次確認認識。妳準備好了嗎？