資料員是負責工程項目資料的編制、收集、整理和檔案管理的技術人員。資料員需要通過國家有關部門組織的崗位資格考試，取得相應證書後，才能擔任相關職務。有些雇主沒有設立獨立的資料員。
資料員考試報名由省住建廳或市住建委組織。具體考試報名時間參考當年建委的文件通知。各地報名考試時間不同。考試合格後，頒發住建部門或住建委統壹印制的資料員崗位資格證書。
負責每天接收的管理文件和技術文件的分類、登錄和歸檔。負責項目文件的登記、控制、分辦、催辦、接收、打印、傳遞、歸檔、存檔和銷毀。負責各種資料的積累、整理、加工、保管和歸檔等工作。，註意保密原則。文件資料的收發應及時登記在臺帳上，並根據文件資料的內容和性質，報項目經理批準，及時送相關部門處理。
為確保設計變更和談判的完整性，要求各方嚴格執行接收程序。收到的設計變更和洽商必須經各方簽字確認並加蓋公章。原始設計變更(包括圖紙會審紀要)應歸檔。儲存的技術資料應是原始的。不能取得原件的，應當詳細背書並加蓋公章。做好信息收集整理工作，確保管理目標的全面實現。
原始設計變更(包括圖紙會審紀要)應歸檔。儲存的技術資料應是原始的。不能取得原件的，應當詳細背書並加蓋公章。做好信息收集整理工作，確保管理目標的全面實現。