作為外貿業務員，每天都會收到很多電子郵件（哦，妳每天只有壹封，那努力吧），那麽妳是如何管理和答復這些郵件的呢？我的壹些個人看法，供參考:如何管理好電子郵件之如何識別真假訊盤：妳可能每天都會收到很多新的訊盤，特別是如果妳做了網絡推廣的話，但是其中有很多是無用或者虛假的訊盤，如果是壹個真的客戶，妳沒有認真答復可能會失去，如果是國內同行，如果妳發了詳細的資料或者報價，將會泄漏自己的信息，特別是技術設計比較高的行業，泄漏信息是十分不好的
所以識別真假客戶是必要的
如何識別他們？首先，查壹下發件人的IP，方法：右鍵單擊收到的郵件，選擇屬性－詳細信息，在裏面妳會看到幾個IP地址，然後查詢IP所屬的區域，可以到ip
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com這類的網站查，輸入IP地址就可以知道來自哪個地區；其次，如果妳的網站有計數器，同時可以參考壹下計數器裏面的IP記錄，看看是不是有這個IP瀏覽過妳的網站；壹般來說用國外代理服務器上國內工廠的網站比較困難，所以壹般國內的是用真實IP上妳的網站，發送郵件的時候可能會用代理服務器
用計數器還有壹個好處，就是可以知道瀏覽妳網頁的是通過什麽地方知道妳的，是點擊B2B網站上面的鏈接還是直接輸入妳的網站地址？如果是直接輸入地址，那就要想想他是怎麽知道的
第三，看看客戶發來郵件的時間，根據時差判斷客戶發送郵件的時間，比如早上八九點從德國IP發送過來的郵件基本有問題
第四，看看客戶在郵件裏面是否留了詳細的聯系資料，如果有網址，詳細電話傳真地址等，壹般比較可信，對於資料不全的，可以問問他的聯系資料，猜測有問題的，可以發送傳真或者電話詢問壹下
打電話給客戶會讓客戶覺得妳比較重視他，哪怕只是說明壹下收到了他的訊盤，有利無害
第五，分析客戶訊盤的內容，如果有具體的規格，詳細的要求，這類客戶比較有價值，如果只是籠統的要樣本價格單什麽的，比較沒什麽意義，至少短期沒什麽價值
對於使用YAHOO,HOTMAIL郵箱的訊盤，多留心
如何管理好電子郵件之如何撰寫壹封規範的郵件：1．使用統壹的信紙，最好有公司的商標，主要產品的圖片類別等等，很方便就可以做壹個，網絡下載的信紙不太適合商務使用
2．格式正確，統壹，郵件主題合理，拼寫無誤
所有發給客戶的郵件應該采用統壹的格式：（1）郵件主題最好有公司名字等，比如公司名字是EXPORT，行業是PLASTIC，這封郵件的內容是給壹款產品報價，那麽主題可以寫ExportPlastic/quotationofitemA
這樣有壹個好處，可以方便客戶以及妳自己以後查找給客戶的信息，對於來往郵件很多的客戶，開始的時候我往往要花很多時間去查找以前的報價以及其它資料，但是現在通過主題就很方便知道郵件大概內容是什麽，節省很多時間
（2）郵件正文兩端對齊：對於段落很多的郵件，正文兩端對齊會顯得很整潔
（3）第壹封郵件最好寫上Mr
或者Ms
某某，職位寫SALESMANAGER等，不管妳是不是經理，寫上沒關系，妳職位高客戶會覺得把他當回事，有好處
（4）落款有公司標識以及詳細聯系資料3．版面整潔，在OE裏面將撰寫郵件的字體，字號（10－12號比較好）都設置好，不要壹會大字壹會小字；也不要花花綠綠的，特別是不要全篇都是大寫字母，會增加閱讀的難度，讓人反感
除非是對壹些需要特別提醒客戶註意的地方，可以用大寫，加粗，特殊顏色等突出顯示
4．拼寫無誤，在每封郵件發出之前都應該利用拼寫檢查工具檢查是否全部拼寫無誤5．表述準確，能夠準確表達我方的觀點，不要使客戶產生任何的歧義，盡量避免有歧義的單詞或者短語，盡量避免使用俚語等