在財政部組織開展的2015年度全國政府采購代理機構監督檢查工作中，招標文件的編制成為代理機構違規的重災區。從問題發現環節來看，主要集中在文件編制、信息公告、評審過程等環節。其中，文件編制環節發現的問題多達5000個，約占全部問題的27%，這從壹個側面反映出采購文件編制環節的薄弱和不足。
壹份高質量的招標文件，應當既體現采購人的需求，又為供應商編制投標文件提供指引；而壹份務實誠信的投標文件，無疑也會提高投標命中標。可以說，提高招投標文件的編制質量，將從源頭上提高采購質效。本文標姐將就如何科學準確編制招投標文件進行詳細解析。
編制原則
1.公正合理：公正是指公正平等地對待使用單位和供應商；合理是指采購人提出技術要求、商務條件必須依據充分並切合實際。技術要求根據可行性報告、技術經濟分析確立，不能盲目提高標準或是提高設備精度。
2.公平競爭：是指招標文件不能存有歧視性條款，不得要求或者標明某壹特定的專利、商標、名稱、設計、型號、原產地或生產廠家，不得有傾向性或排斥某壹潛在投標法人或者其他組織的內容。
3.科學規範：要以最規範的文字，把采購的目的、要求、進度、售後服務等描述得簡潔有序、準確明了。招標文件的用詞用語要準確無誤，不應用大概、大約等無法確定的語句以及表達上含糊不清的語句，盡量少用或不用形容詞，防止投標人出現理解誤差。招標文件應載明配套的評標因素或方法，盡量做到科學合理，這樣會使招標活動更加公開，相對減少人為因素，也會使潛在投標人參與的積極性更高。
招標文件五要素
1.招標公告。
2.招標項目要求。主要是對項目具體方案、技術標準和規格、投標人資格條件等作詳細介紹。
3.投標人須知。主要是說明招標文件的組成部分、投標文件的編制方法和要求、投標文件的密封和標記要求等。
4.合同格式。主要包括基本條款、供貨時間、價款包含內容及付款方式、雙方權利義務等。
5.投標文件格式。主要是對投標人應提交的投標文件作出格式規定。
易發問題
據標姐了解，在對政府采購項目的招投標環節進行審計後發現，不同組織機構的招標文件不盡相同，同壹組織機構不同項目的招標文件也不盡相同，當然招標文件中存在的問題也不同。但歸納起來，問題主要有以下六類。
1.時間安排緊，要求投標響應的時間短。有些招標項目從立項、組織招標到合同履行，時間安排倉促，招標公告的時間達不到法律規定的最低時限要求，在廣大潛在投標人還未獲知信息的情況下便倉促進入下壹環節，限定合同履行時間太短，外地投標人沒有條件響應。
2.提前內定中標人。按照準中標人的資格條件設定準入標準，或是設置不合理條款排斥、限制其他潛在投標人的參與。
3.招標方式的選擇不符合規定，評標方法和評標標準模糊不清。壹些項目打著公開招標的名義行邀請招標或競爭性談判之實。有的項目招標文件中沒有寫明明確的評標方法，或僅簡單地標明“綜合評分法”，但評標標準和評價因素不明確。
4.擬簽訂合同的主要條款不完整。對於采用標準文本的招標采購項目，其通用條款部分壹般比較完整，但針對具體項目特點的專用條款卻存在規定不清的現象，特別是對於項目如何進行結算部分的條款未作詳細規定，影響到該項目後期的合同履行和結算審計工作的開展。
5.文字表述不恰當。出現語言不暢、邏輯混亂等現象，或是行文中未使用專業術語，意思表達不清晰，使投標人看後不能精準把握項目的采購需求和評標方法。
法律依據
《招標投標法》第十九條規定：“招標人應當根據招標項目的特點和需要編制招標文件。招標文件應當包括招標項目的技術要求、對投標人資格審查的標準、投標報價要求和評標標準等所有實質性要求和條件，以及擬簽訂合同的主要條款。國家對招標項目的技術、標準有規定的，招標人應當按照其規定在招標文件中提出相應要求。招標項目需要劃分標段、確定工期的，招標人應當合理劃分標段、確定工期，並在招標文件中載明。”
《招標投標法》第二十條規定：“招標文件不得要求或者標明特定的生產供應者以及含有傾向或者排斥潛在投標人的其他內容。”
《招標投標法實施條例》第十五條規定：“編制依法必須進行招標項目的招標文件，應當使用國務院發展改革部門會同有關行政監督部門制定的標準文本。”
《招標投標法實施條例》第二十二條規定：“潛在投標人或者其他利害關系人對招標文件有異議的，應當在投標截止時間10日前提出。招標人應當自收到異議之日起3日內作出答復；作出答復之前，應當暫停招標投標活動。”
《招標投標法實施條例》第四十九條規定：“評標委員會成員應當依照招標投標法和本條例的規定，按照招標文件規定的評標標準和方法，客觀、公正地對投標文件提出評審意見。招標文件沒有規定的評標標準和方法不得作為評標的依據。”
標準化編制
在今年中央國家機關政府采購中心（以下簡稱“國采中心”）組織開展的培訓班上，國采中心采購壹處副調研員張智慧詳細講解了標準化招標文件如何編制的問題。
技術需求“三明確”“九避免”
“編寫采購文件，為什麽要講技術需求優先？因為采購文件中的技術需求是整個采購文件的核心，是決定項目采購成敗的壹個最重要的依據，也是明確表明采購需求的壹個判斷標準。”張智慧說。他還提醒，在編制技術需求內容時，采購人要明確或做到三點：
第壹，采購前應調研滿足需求的貨物品牌與型號、市場價格；
第二，滿足技術指標及主要產品授權要求的要有三家以上的供應商；
第三，滿足技術指標要求的主要貨物生產商、主要服務提供商得是三家以上。
他強調，由於公開招標是品牌之間的競爭、廠商之間的競爭以及非代理商之間的競爭，所以采購前要對貨物的具體情況進行采購調研。
在編寫技術指標時，張智慧指出要註意避免九類問題的出現：
壹是應避免指定品牌型號；
二是應避免通過技術途徑來限制某個廠家；
三是應避免技術指標的不明確性；
四是應避免將投標人資質作為技術指標出現；
五是註意技術指標要與原來采購的產品品牌完全兼容；
六是避免苛刻的技術指標導致滿足需求的供應商不足三家；
七是避免傾向性的技術指標導致供應商對技術需求進行質疑；
八是避免技術指標的廢標條款過多導致競爭不充分；
九是避免技術指標要求過於寬泛，導致滿足需求的廠家過多，以致低價中標，最終產品無法滿足采購人的使用需求。
服務標準忌不切實際
在編寫服務要求時，張智慧指出，采購人應註意四個“避免”：壹是避免提高出行業通常執行的服務標準要求；二是避免提不切實際的響應速度；三是避免要求高級別的人員做低技術含量的服務工作；四是避免要求超過自身業務掌握的培訓標準。
評分細則清晰明確可量化
張智慧認為：“采購文件中，評分細則的編寫質量關乎能否最終選出最佳供應商。為保證專家在較短時間內對投標人的投標文件進行公平打分，評分細則必須清晰明確，可判斷、可量化。”此外他強調，不允許將企業業績作為評分要素，根據《政府采購法實施條例》第二十條規定，不得以特定行政區域或者特定行業的業績、獎項作為加分條件或者中標、成交條件。
評分細則中的服務部分，要註意避免與技術需求文件中的要求產生不壹致；評分要求不明確，存在類似“理解或把握采購人需求”、“相關資質、相應技術職稱”的評分項；培訓標準中提及“優於”標準，這些在評分細則中都是不允許出現的。
評分細則中的技術部分，應註意避免與技術需求文件不對應；避免技術需求中已明確的指標要求，在評分中出現增加、刪除、修改指標項，並賦予不同的分值，使征求的技術需求文件流於形式的情況出現。
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