1.客戶向貨運代理公司預訂了艙位。
2.客戶發送的預訂表格應顯示以下信息，但不限於此:
1)托運人/發貨人
2)運輸公司/名稱/航次或時間表
3)啟運港
4)目的港/中轉港
5)貨物名稱
6)機櫃類型和數量
7)運費率
8)托運人的簽名和蓋章
3.客服人員收到訂艙單後，壹定要和銷售核對運費是否正確，銷售會在訂艙單上簽字確認，然後和相應的船公司訂艙(特殊情況可以先和銷售口頭確認，銷售回公司確認後再簽字)。訂艙位時，要把訂單號寫在各船公司的專用賬戶上。
4.訂艙單發出後，客服人員應主動與船公司確認艙位，並盡快將船公司發回的訂艙確認單發給客戶。訂艙確認書上的訂艙號、船名和航次應清晰準確，以免混淆。
5.訂房後，客服人員要及時將信息輸入電腦。具體步驟如下:
1)新委托——輸入發貨人、貨物名稱、船公司、船名、航次、開航日期、裝貨港、目的港、集裝箱數量。
2)工號，根據每個操作員創建業務號，例如“客服”以KF開頭。
3)輸入費用明細-主要是應收費用。
4)預訂確認–輸入預訂號碼。
輸入電腦時要保證準確性，特別註意以下信息:船公司名稱、船名、航次(均為v. XXX格式)、開航日期。
6.營業賬戶應認真完整地填寫，並應註意以下幾點:
1)發貨人與訂艙單上的發貨人壹致，電話、傳真、聯系人寫清楚；
2)費用明細要認真填寫，“應收”是指向客戶收取的費用；“應付”指本公司支付的費用；支付運費需在“到付”欄內填寫，各種費用應逐項列明；向客戶收取的費用全部在內時，必須註明包含哪些費用；公司領導應在文件和電費豁免賬目上簽字；
3)如果運費需要由貨代在目的港的代理收取，應在賬戶中註明使用哪家代理。銷售在選擇代理商前必須與運營部經理或公司領導確認，不允許使用公司公布名單之外的代理商(如特殊情況使用其他代理商，必須公司領導確認)；
4)客戶如需提前會簽、反簽或借用提單，由銷售在賬戶特殊事項欄註明申請，並由運營部經理或公司主管領導簽字確認；
5)完整填寫訂艙號、訂艙日期、船名、開航日期；
6)客服人員應在賬戶相應位置簽名。
7.客服要按經營者設立登記臺帳，在訂艙當天內將客戶的姓名、訂艙號、船名、航次、目的港、集裝箱體積、業務號登記在臺帳中進行統計查詢。
二、拖車、報關
1.只有在公司批準後，才能安排書面申請。
2.在安排拖車之前，您需要與工廠或銷售部門聯系，確認裝櫃的時間和地點。
3.安排拖車時，需要向拖車銀行發出書面委托，註明裝貨時間、裝貨地點、約定價格、S/O編號、工廠聯系人和聯系電話等。，並登記在拖車登記賬號進行預訂確認，然後根據客戶要求安排拖車和報關。應嚴格按照公司公布的拖車公司和報關行名單及相應價格進行安排。如果對個別重要客戶有特殊要求，需要提交以下資料:客戶名稱、拖車線路、櫃體數量、起止地點、費用。
4.應至少提前半天向拖車行提出委托，以便拖車行有時間訂貨和安排。
5.委托後，客服要拖車行提供司機姓名、手機號、櫃號，並上報工廠。
6.客服要告知車商按照要求的時間到達裝貨地點，否則由此造成的損失由車商承擔。
7.壹般在深圳通關不需要司機的本子。集裝箱轉關的話，車商必須拿著駕駛本，可以委托車商辦理通關手續。
8.在安排冷藏拖車時，應至少提前壹天通知船公司提升集裝箱的時間、是否需要預冷以及通風口的打開，以便船公司通知碼頭進行PTI檢查和相應的安排。
9.如果客戶要求用發電機代替冰櫃，應安排帶發電機的拖車公司來牽引冰櫃。
10.在客戶自行安排交付散貨的情況下，可以委托各碼頭貨運站辦理卸貨、裝箱、退箱等事宜。鹽田港可以委托鹽鐵服裝，蛇口和赤灣可以委托赤灣倉儲。
11.在給貨運站的委托書中，必須註明空箱時間。可以提前和客戶確認到貨時間，以決定是提前通知倉庫取空箱還是等到貨到再取，避免空箱費用。
12.安排報關時，需要將退稅單等重要報關單據登記在報關賬戶中，由報關銀行簽收。收到報關行退回的退稅單後，應立即通知客戶，經客戶同意後將退稅單等資料退還給客戶，並做好交接記錄。
第三，其他
1.如果貨代安排拖車和報關，客服人員應在船公司的免堆期內安排拖車返回現場，避免產生額外費用。如有超堆費、換船費、逾期櫃租等額外費用，要立即通知客戶，請其書面確認並登記在賬。
2.如果客戶因為各種原因取消預訂，需要進行書面確認，在確認所有產生的費用已經結清後，才可以從電腦中刪除信息。
3.客服收到財務部打印的借條，與電腦數據核對後立即傳真給客戶。如果客戶需要開具稅務發票，客戶必須發送書面傳真，說明發票標題、金額和幣種。？
4.客服人員應在通關前至少壹天與客戶確認櫃臺是否已做好。如果櫃子已經做好了，在賬號裏登記箱號，賬號馬上就可以提交到檔案組了。
5.對於貨代安排的拖車報關，客服可以在與報關行確認放行後，將賬提交給檔組。
四。文檔
1.在收到運輸公司的裝貨清單後，文件組應與客戶核對。如果已經裝船，應立即督促客戶補料。
2.文件團隊需要檢查運輸公司的裝貨清單和費用清單。如有超堆費或集裝箱租金逾期，但客服未確認，應立即通知客戶，請其書面確認，並登記在賬。
3.根據客戶提供的補充資料，單證員在向船公司提供補充資料前，應與客戶進行核對，以便在短時間內核對清楚提單，並根據客戶要求簽發HB/L或MB/L。
4.在準備提單時應註意以下幾點:
1)提單的內容應完整準確，必要信息不得留空，包括:托運人、收貨人、通知方、VSL名稱/VOY、POL、POD、交貨地點、嘜頭、貨物描述和集裝箱號/海豹突擊隊號.、交貨通知等。
2)提單表面應幹凈，避免過度塗改，壹份提單最多不超過三個更正章。壹些重要的項目，如船名/航次、卸貨港和集裝箱號，是不能更改的。
3)要求客戶在提單上提供收貨人或通知方的電話號碼、傳真號碼和聯系人。
4)客戶請求運輸許可證。船舶證書的內容(如船級社和船齡要求)應與相關船公司核實和確認。
5)如客戶要求提單反簽，原則上短途航線提單反簽不超過三天，長途航線不超過七天。收到客戶保函後，應由運營部經理或公司主管領導簽字。如有必要，可能會要求客戶提供信用證進行驗證，然後才能簽發。
6)不允許預借外國提單。
5.當使用貨代公司的目的港代理收取運費或放行貨物時，您應註意:
1)發貨代理HB/L交給客戶。HB/L上標註了真實的收貨人和發貨人，可以註明收取的運費金額。交貨代理是貨運代理。
2)OB/L上的發貨人是貨代公司，收貨人，n .方是貨代公司目的港的代理，其他信息同HB/L，發送OB/L給貨代公司作為代理。
3)提前明確貨代與客戶、船公司之間的運費支付條款(預付或已付)。
4)進行費用結算，列出貨物的相關信息和代理收取的費用，支付給船公司的費用，代理費和返還給貨代的費用。
5)制作發貨通知，告知代理人是否憑正本HB/L或HB/L電傳放行單發貨，然後在離船後盡快連同OB/L副本、HB/L副本、OB/L電傳放行單、費用結算壹起發給代理人。
6)如果代理人必須向貨運代理人退還代理費，應在賬目中註明並輸入電腦。
6.在準備美國提單時，妳應該註意:
1)HB/L和OB/L的編制請參考第5項。
2)貨運代理和船公司的銷售合同號應在提單上註明，但銷售合同號不應顯示在提單上
3)核對貨物的名稱、價格、轉運港，必須與合同規定壹致。
7.與客戶核對後將正本提單和提單交接單提交給財務部，以便財務部在收到運費後向客戶放行提單。單證和貨物放行的具體辦法按照貨代公司的相關規定執行。
8.在賬戶中填寫提單號和日期，將貨物在香港期間發生的費用，如單證費、放電費、拖車費、報關費、超堆費、換船費、換單費等輸入電腦，核對無誤後通知財務部。
9.將賬戶、提貨單、代理費用結算(如有)復印後交財務部簽收。
10.費用通知財務部後不能更改。特殊情況下，可填寫費用變動表，註明費用變動的項目、金額和原因，由運營部經理簽字後提交財務部。然而，應註意以下幾點:
1)海運費變更需公司領導批準；
2)雜項費用，如換船費、超堆費等，應在通知財務部前錄入清楚；
3)如因漏記或錯記進項費用造成公司損失的，按公司相關規定對責任人進行處罰。
11.每月對運輸公司賬戶進行存檔。
1).當妳收到傭金的時候，首先看妳是進口傭金還是出口傭金。傭金是商品的詳細信息，或者是詢盤。根據不同的貨物看有沒有註意事項，然後拿個好價錢操作進口或者出口。
2).進出口需要改變。
如果進口是主提單，妳應該直接找船務代理或船公司改D/O，如果是小額提單，妳需要找代理改主提單，然後才能找船務代理或船公司改D/O。
出口換單是指用提貨單換設備發貨單。很多人稱之為“黃連”，然後去取箱子。
3).我應該與誰交換原件？
這個問題好像是問提單原件換誰的D/O，應該是進口操作。壹般都有固定的聯系方式，哪艘船取決於哪家公司，哪艘船代表哪艘船。這個需要平時積累，就不壹壹列舉了。
根據貨代部門的工作特點，將日常工作分為以下幾個環節:“接單、訂艙位、拖車/內裝、報關、單證、費用、其他”，相互補充。這個過程既是各崗位的工作指導，也是主管判斷各崗位工作是否達標的標準。
訂單接收部分
原則上，接單應該是日常工作中的“重中之重”。壹般來說，接單壹定要快速高效，第壹時間在最短的時間內確認和安排業務的可操作性。壹般來說，接單人要求在收到委托書後15分鐘內確認以下三個基本信息。(註)對於壹些短時間內無法確認的信息，還是要及時整理和跟蹤。如果是根據客戶和運營的需要轉入下壹個環節，要先安排後跟進，保證下壹個環節的有序運作。
1.審核客戶委托的內容，確認客戶服務要求(客服或接單員)
(1)接單員必須預先核對客戶的委托內容。
客戶發送的預訂表格應顯示以下信息，但不限於此:
托運人/發貨人、船公司/裝運日期、啟運港、目的港/中轉港、貨物名稱、集裝箱數量、運費條款和費率、托運人簽名或蓋章等。
(2)接單員必須提前確認客戶服務要求。(客戶服務或接單員)
壹般服務要求壹般包括是否需要提前預定艙位、拖車/內飾、商檢、報關等。確認到達/預訂意味著確認(1)的內容；對於拖車/內飾、商檢、報關等服務要求，需要確認貨物和單據準備好的時間以及服務要求等。，並在客戶的預訂表上註明。特殊服務要求壹般包括是否需要普通服務以外的附加服務。特殊服務要求必須得到部門主管和/或其他相關職能部門的批準，然後才能接受和安排。
2.檢查並確認運費率(客戶服務或接單員)
客服人員收到訂艙單後，必須確認運費和其他服務費用。
(1)對於來自營業部的業務，需要和業務員核對運費等服務費用是否正確，業務員會在訂艙單上簽字確認，然後向相應的船公司訂艙位。(註)特殊情況可先與業務員口頭確認，業務員回公司時再簽字確認。
(2)對於公司業務，需要及時與相關市場人員或航空公司主管確認後再安排訂票。
3.確認艙位(客戶服務或接單員)
根據客戶的委托，確認符合要求的空間。
預訂部分
壹般來說，要求必須在預定開航日期前7天預訂艙位。對於可以提前接受委托的船公司，要爭取第壹批訂艙，並根據旺季市場情況適當提前；壹般來說，要求在預定開航日期前五個工作日完成預訂。對於該時限內的業務委托，壹般要求次日內完成預約，最遲不超過壹個工作日。
1，新委托(訂票員)
預訂操作員必須創建業務編號、新的業務檔案，並及時在操作系統中輸入業務相關數據。輸入的業務數據包括但不限於:業務屬性、收發信息、服務要求、提單要求、船名和航次(如果可能)、開航日期、啟運港、轉運港、目的港、集裝箱數量、貨物名稱和數量、代理人(如果需要)。
2.預訂流程(預訂操作員)
訂艙流程包括以下幾個環節:配餐及發送訂艙單、訂艙號或提單號確認、預配及報關艙單確認、中轉港編碼確認、碼頭收據制作等。其中任何壹個環節都被視為預訂不完整。訂艙完成後，應及時將艙位分配信息輸入操作系統，輸入要準確，並特別註意以下信息:船公司名稱、訂艙號或運單號、船名和航次、開航日期、集裝箱體積以及運費/運輸條款的核對。
3.艙位通知(訂艙操作員)
無論是否要求貨代公司代為提供本地服務，都必須盡快將訂艙確認單或配船通知告知客戶，確保上面的訂艙號和船名、航次清晰準確，以免混淆。如有問題，積極配合客戶跟蹤處理預配、海關艙單等問題。
拖車/內部(調度)
對客戶委托的拖車、內飾和/或報關的要求，必須根據船公司、碼頭、貨物性質和市場環境進行預審，對存在隱患的不合理安排，應盡可能與客戶協商調整，並告知原因和風險。
1，拖車排列
(1)相關銷售或客服確認後方可安排。
(2)根據船公司、碼頭和航線等。，前瞻性地判斷合適的預告片時間；就像客戶的具體情況有沖突壹樣，要和客戶友好協商，告知可能存在的風險。
(3)安排拖車前，根據前期約定的拖車服務時間要求，提前2個工作日再次與客戶聯系，確認裝貨時間和地點。
(4)與客戶確認時間要求後，在同壹個工作日及時通知拖車行信息，預約服務要求。
(5)壹般必須在提供拖車服務時間的前壹個工作日中午前，當天下午4: 00前確認拖車委托拖車行的時間(包括拖車行是否已收到設備交接單，是否已確認取箱點為空)；對於特殊集裝箱業務，需要與船公司確認空箱狀態，必要時通知船公司集裝箱交付時間。
(6)安排拖車時，應向拖車銀行發送書面授權。明確註明裝運信息(包括船公司、船名和航次、訂艙號/提單號、集裝箱數量、啟運港、中轉港代碼、目的地等。)、集裝箱裝貨時間、集裝箱裝貨地點、工廠聯系人及聯系電話、協議費用等。
(7)必要時，要求拖車行提供司機姓名、手機號碼、櫃號，並報工廠。
(8)跟蹤包裝、裝箱單和港口條目。
(9)其他註意事項
安排在船公司免費使用集裝箱期間將集裝箱拖到現場，以避免額外費用。如有超疊費、逾期櫃租等額外費用，需立即告知客戶，請其書面確認並登記，並需確認是否有為客戶辦理業務清場安排拖車的前期費用。如果有預撥賬單費用，要馬上通知客戶，讓他書面確認並登記。
2.內部布置
(1)相關銷售或客服確認後方可安排。
(2)根據船公司、碼頭和航線等。，前瞻性地判斷合適的打包時間。如果和客戶的具體情況有沖突，需要和客戶協商，告知可能存在的風險。
(3)根據預先約定的到貨時間，提前0個工作日與客戶重新核對交貨時間和預計到貨時間。
(四)委托倉庫內部保管的，應當向倉庫發出書面委托書。清晰顯示配船信息(包括船公司、船名和航次、訂艙號/提單號、集裝箱數量、啟運港、中轉港代碼、目的地等。)、集裝箱裝貨時間、貨物數據(包括件數、毛重、體積)、協議費用等。
(5)壹般情況下，貨物委托入庫的時間必須在貨物預定裝箱時間前壹個工作日的中午之前，且必須在當天下午4: 00之前確認安排(包括倉庫是否收到設備交接單、集裝箱交付點確認、空箱狀態確認)。
(6)委托入庫時，必要時應註明空櫃時間要求。
(7)跟蹤貨物。
(8)跟蹤包裝、裝箱單和港口條目。
報關部分(操作員)
(1)相關銷售或客服確認後方可安排。
(2)根據船公司、碼頭、航線和貨物等情況。，提前判斷合適的報關時間。就像客戶的具體情況有沖突壹樣，要和客戶友好協商，告知可能存在的風險。
(3)最遲在與客戶約定的報關日期前壹個工作日，再次與客戶確認報關資料的交付。
(4)收到報關資料後盡快進行預審，發現問題立即處理。
(5)在約定的報關日期前壹個工作日下班前將完整的報關資料發送給報關行。
(6)報關資料，要求復印留存壹份；核銷單等重要的報關資料必須重新登記。
(7)跟蹤和反饋報關結果。
文件部分
1.提單的確認(跟單)
(1)配餐系統對提單的確認和配餐系統對提單的確認和交付要及時。壹般情況下，必須在預定開航日期前兩個工作日交貨。
(2)催促提單確認在預定開航日期前壹個工作日從客戶處獲得完整、正確的提單確認。