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如何制作會計憑證

(1)填制會計憑證的基本要求

1.審核無誤。即在核對原始憑證的基礎上填制記賬憑證。這是內部控制系統的重要組成部分。

2.內容齊全。即會計憑證應該包括的內容都要有。需要註意的是,用自制原始憑證或原始憑證匯總表代替記賬憑證的,還必須具備記賬憑證應有的內容;記賬憑證的日期壹般為記賬憑證編制的當天日期。計算收入、分配費用、結轉成本和利潤等調整分錄和結賬分錄的會計憑證,要在月末填制,登記在當月的賬戶上,雖然需要在下月編制。

3.分類是正確的。即根據經濟業務的內容,正確區分不同類型的原始憑證,正確套用會計科目。在此基礎上,會計憑證可以按每張原始憑證填制,也可以按幾張相似的原始憑證編制,也可以按原始憑證匯總表填制;但是,不同內容和類別的原始憑證不得匯總填制在壹張記賬憑證中。

4.序列號。即會計憑證要連續編號。這有助於區分會計事項的先後順序,便於會計憑證與會計賬簿的核對,保證會計憑證的完整性。

(2)填制會計憑證的具體要求

1.會計憑證除結帳和更正錯誤外,還必須附有原始憑證,並註明所附原始憑證的編號。附原始憑證數量的計算壹般以原始憑證的自然數為基礎。會計憑證中與經濟業務記錄有關的各項證據,應當作為原始憑證的附件。會計憑證附有原始憑證匯總表的,所附原始憑證及原始憑證匯總表的編號應計入附件編號。但是報銷差旅費用的零散票據可以粘貼在壹張紙上作為原始憑證。如果壹張原始憑證涉及多張會計憑證,可以將原始憑證附在壹張主會計憑證上,在其他會計憑證上註明主會計憑證的編號,或者附壹張原始憑證的復印件。

2.原始憑證所列費用需要兩個以上單位分攤時,保留原始憑證的單位應當將原始憑證出具給其他應當承擔的單位。原始憑證拆分單必須有原始憑證的基本內容,包括憑證名稱、填制憑證日期、填制憑證單位名稱或填制憑證人員名稱、經辦人員簽名或蓋章、收制憑證單位名稱、經濟業務內容、數量、單價、金額和費用分攤等。

3.會計憑證的編號方式有很多種,可以按照現金收付、銀行存款收付和轉賬業務三大類進行編號,也可以按照現金收入、現金支出、銀行存款收入、銀行存款支出和轉賬業務五大類進行編號,也可以根據具體內容將轉賬業務分為若幹類。各單位應根據其業務的復雜程度、人員數量和分工情況,選擇簡單、嚴格、便於記賬、審計、內部審計的編號方式。無論采用哪種編號方式,都要按月順序編號,即每月從1開始,到月底為止。如果壹筆經濟業務需要填制兩張或多張會計憑證,可以采用分數編號法進行編號。例如,如果需要在會計分錄號中填寫三張會計憑證。1,可以編成numbersNo。1(1/3),1 (2/3)%,1(3/3)。

4.記賬憑證填制有誤的,應當重新填制。如果發現本年度已登記的會計憑證有錯誤,可以通過紅字沖銷法進行更正。如果會計科目應用沒有錯誤,但是金額錯誤,也可以根據正確數字和錯誤數字的差額,再補壹張調整會計憑證。當發現以前年度的會計憑證有錯誤時,應以藍色填制更正後的會計憑證。

5 .實行會計電算化的單位,會計憑證的機制應符合會計憑證的壹般要求,並應認真審核,保證會計科目的正確使用和數字的準確。印制的機構會計憑證應加蓋編制人、審核人、記賬人和會計主管人員的印章或簽名,以明確責任。

6.經濟業務事項記賬憑證填制完畢後,如有空行,應在金額欄中從最後壹個金額數字下的空行至總數上的空行進行核銷。

7.正確進行會計分錄,確保貸款余額。必須正確使用會計日,按照國家統壹的會計制度的規定和經濟業務的內容編制會計分錄。會計憑證的借貸金額必須相等,總數必須計算正確。

8.摘要應與原始憑證相壹致,正確反映經濟業務的主要內容,並做到簡明扼要。讀者應能通過摘要了解經濟業務的性質和特點,判斷會計分錄是否正確,壹般不必翻閱原始憑證或詢問有關人員。

9.現金與銀行存款之間只涉及收入或支付的經濟業務,應以支付業務為主,只填制支付憑證,不填制收款憑證,避免重復。

(3)常見會計憑證填制示例

1.填寫專用會計憑證。

(1)填寫收款憑證。收款憑證應根據現金和銀行存款托收業務的原始憑證填制。凡涉及增加現金或銀行存款賬戶金額的,必須填制收款憑證。收款憑證左上方的“借方科目(或賬戶)”應填寫“現金”或“銀行存款”;憑證號應填寫在右上角。收據編號壹般按“現金收據×號”、“銀收據×號”分類,業務量較少的單位也可按收據業務的先後順序統壹編號,如“現金收據×號”。在“摘要”欄填寫經濟業務摘要;用總帳(壹級)科目及其明細(二級)科目對應的“現金”或“銀行存款”科目填寫“貸方科目(或賬戶)”欄;在“金額”欄填寫收到的現金或銀行存款的實際金額;“記賬符號”欄由記賬員根據收款憑證登記相關賬簿後進行標記,表示金額已記入相關賬戶,避免重復記錄或遺漏。

(2)填寫付款憑證。支付憑證應根據現金和銀行存款支付業務的原始憑證填列。凡涉及減少現金或銀行存款賬戶金額的,必須填制付款憑證。付款憑證的填制方法和要求與收款憑證的填制方法和要求基本相同,只是付款憑證的左上方應填制貸方科目(或賬戶),因為現金和銀行存款的減少應記入該科目;付款憑證對應科目為“借方科目(或賬戶)”,需要填寫與現金或銀行存款支出業務相關的總賬(壹級)科目和明細(二級)科目。

對於只涉及“現金”和“銀行存款”的業務,如從銀行存款中提取現金或存入銀行,只需填寫付款憑證,無需填寫收款憑證,避免重復入賬。

(3)填寫轉賬憑證。轉賬憑證根據不涉及現金和銀行存款收付的轉賬業務原始憑證填列。凡不涉及現金和銀行存款增減的業務,都要填制轉賬憑證。轉賬業務沒有固定的科目對應關系,所以在轉賬憑證中,應根據“借方科目(或賬戶)”和“貸方科目(或賬戶)”分別填寫相關的總賬(壹級)科目和明細(二級)科目。借方科目的金額和貸方科目的金額在同壹行的“金額”欄內填列。

2.填寫普通會計憑證。通用會計憑證的名稱為“記帳憑證”或“記帳憑證”。它集收、付、轉賬憑證於壹體,壹般用於收、付、轉賬等各類經濟業務中。其格式和填制方法與轉賬憑證完全相同。

3.填寫匯總會計憑證。

(1)填寫匯總收款憑證。根據現金或銀行存款的收款憑證,匯總收款憑證按現金或銀行存款科目借方分別設置,按貸方科目分類匯總,每月填寫壹次(5天或10天),每月編制壹次。月末計算匯總收款總數後,分別登記現金或銀行存款總賬的借方和各對應賬戶的貸方。

(2)填寫匯總付款憑證。根據現金或銀行存款的付款憑證,匯總付款憑證按現金或銀行存款賬戶的貸方分別設置,按借方賬戶分類匯總,定期(5天或10天)填制,每月編制壹次。月末計算匯總付款憑證總數後,分別登記現金或銀行存款總賬的貸方和各對應科目的借方。

(3)填寫匯總轉賬憑證。根據轉賬憑證,匯總轉賬憑證按各科目貸方分別設置,並按對應借方科目分類匯總。定期(5天或10天)填寫壹次,每月編制壹次。月末計算匯總轉賬憑證總數後,分別登記各相關總賬的貸方或借方。

(4)填制會計憑證匯總表。根據會計憑證逐筆登記總賬。如果工作量大,可以先填寫會計憑證匯總表,再根據會計憑證匯總表登記總賬。填寫方法壹般如下:

①填寫會計憑證匯總表的日期、編號、賬戶名稱。匯總表的編號壹般按時間順序排列,匯總表上賬戶名稱的排列應與總分類賬賬戶的序號壹致。

②將需要匯總的會計憑證按照相同的帳戶名進行分類。

③將同壹賬戶當期的借方發生額和貸方發生額分別相加,得到總額。

④在匯總表的相關欄中填寫各果汁科目的總金額。

⑤結算匯總表中本期借方發生額和貸方發生額合計應相等。