(二)規範會計檔案立卷。裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮,封粘裝訂線,並在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先後順序放入會計檔案(憑證)盒中,移交本單位檔案機構保管的會計檔案,原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的,檔案機構應當會同會計機構和經辦人員***同拆封整理,以分清責任。
(三)規範會計檔案保管。已建立綜合檔案室的單位,財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續,將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位,會計檔案暫由財會部門妥善保管,但要由專人負責。要配置專用箱櫃及防盜、防火、防黴、防蛀設施。對已離任的會計人員,其會計檔案應交本單位綜合檔案室或財會部門保管,不得自行存放。對已終止會計核算業務的單位或部門,其會計檔案應交上級檔案室保管。凡未移交的單位或個人,應立即辦理移交手續。
(四)規範會計檔案保管的期限管理和銷毀管理。各單位會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案保管期滿需銷毀時,由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見,會同財會部門***同鑒定,嚴格審查後,編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業單位報本單位領導批準後銷毀;企業單位經企業領導審查,報經上級主管部門批準後銷毀。對於其中未了結的債權債務的原始憑證,應單獨抽出另行立卷,由會計檔案保管部門保管到結清債權債務為止。各單位按規定銷毀會計檔案時,應由會計檔案保管部門和財會部門***同派員監銷。監銷人在銷毀會計檔案前,應認真清點核對,銷毀後,應在銷毀清冊上簽名蓋章,並將監銷情況報告單位領導。
(五)加強會計人員崗位培訓,提高會計檔案的案卷質量。會計人員是會計檔案整理的第壹責任人。會計人員對會計檔案規範化整理的熟知、熟練程度,決定了會計檔案案卷質量的高低。因此,必須將會計檔案管理及操作技能的培訓,納入會計人員上崗前的培訓中,從會計檔案整理的基礎業務學起,使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能,進而從源頭上做好會計檔案的整理規範工作。
(六)完善會計檔案管理的各項規章制度,嚴格辦理會計檔案移交手續。實行會計委派制的地區和部門,除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外,還應根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規範》,結合實際,制定會計檔案的歸檔範圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等,確保會計檔案收集的齊全完整。在向委托單位移交檔案時,交接雙方的監交人、會計人員、報賬員、檔案員應同時辦理交接手續,並加蓋公章,清點會計檔案是否齊全完整、賬目是否相符,案卷整理質量是否規範。交接憑據應壹式三份,雙方單位各自保留壹份,存檔壹份
(七)提高會計部門人員素質,完善人員配置結構
會計系統是由人來操作的,壹個系統是否安全,不但取決於系統本身,更應該註意操作使用人員的素質,未經有效的業務訓練和不具備良好職業道德的員工本身,對系統的安全是壹種威脅。要提高會計人員計算機業務素質,必須大力加強人才培訓的力度。各單位應積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識,培養復合型人才,為本單位盡快建立高效的會計信息系統創造條件。對會計人員、系統維護人員、系統管理人員,應按不同內容、不同要求進行培訓。對系統維護人員,應盡量用計算機專業人員,畢竟,計算機系統維護是壹項專業性很強的工作,對這些計算機專業人員只要簡單的會計培訓,就可以收到良好的效果。加強會計人員素質，加強檔案管理意識，及時歸還手中完善好的檔案。
總之，加強會計檔案管理工作是我們當前財務管理中急待改進和加強的重要工作，各單位都要高度重視、積極行動，從基礎工作做起，切實提高財務管理工作水平，更好地為企業服好務。