公司檔案管理制度
第壹條 管理部門
1．文書結案後，原稿由各文書管理部門歸檔，經辦部門根據實際需要留存影本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經文書管理部門主管同意後妥善保存，文書管理部門以影本歸檔。
2．各分公司檔案分類目錄及編號原則，由各公司經理室或事業部經理室統壹制定，總管理處各部門、中心檔案則由各部門自行編定並報送總管理處。
第二條 文件點收
文件結案移送歸檔時，根據如下原則點收：
1．檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應立即追查歸入。
2．文件如經過抽查，應有管理部門主管的簽認。
3．文件的處理手續必須完備，如有遺漏，應立即退回經辦部門補辦。
4．與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應立即退回經辦部門。
5．有價證券或其他貴重物品，應退回經辦部門，經辦部門送指定保管部門簽收後，將文件歸檔處理。
第三條 文件整理
點收文件後，應依下列方式整理：
1．中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
2．右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角、理齊釘牢。
3．文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應先補整、裁切、折疊，使其整齊劃壹。
第四條 檔案分類
1．檔案分類應視案件內容、部門組織、業務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門區分，部門區分之後依案件性質分為若幹大類，再在同類中依序分為若幹小類。
2．檔案分類應力求切合實用。如果因案件較多，三級分類不夠應用時須在第三級之後增設第四級“細類”。如案件不多，也可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。
3．同壹“小類”（或細類）的案件以裝訂於壹檔夾為原則，如案件較多，
壹個檔夾不夠使用時，可分為兩個以上的檔案裝訂，並於小類（或細類）之後增設“卷次”編號，以便查考。
4．每壹檔夾封面內首頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，並
以每壹案壹個“目次”編號為原則。
5．檔號的表示方式如下
A A ——B B C C D ——E E
其中 A A 為經辦部門代號，B B 為大類號，C C 為小類號，D 為檔案卷次，E E 為檔案目次。
第五條 檔案名稱及編號
1．檔案各級分類應賦予統壹名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，並且要有壹定範疇，不能籠統含糊。
2．各級分類、卷次及目次的編號，均以十進制阿拉伯數字表示；其位數使用視案件多少，及增長情形斟酌決定。
3．檔案分類各級名稱經確定後，應編制“檔案分類編號表”，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用壹定順序依次排列，以便查閱。
4．檔案分類各級編號內應預留若幹空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用。
5．檔案分類各級名稱及其代表數字壹經確定，不宜任意修改，如確有修改，必要應事先審查討論，並擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。
第六條 檔號編寫
1．新檔案，應就“檔案分類編號表”，查明該檔案所屬類別及其卷次、目次順序，為此來編列檔號。
2．檔案如何歸屬前案，應查明前案的檔號並予以同號編列。
3．檔號以壹案壹號為原則，遇有壹檔案件敘述數事或壹案歸入多類者，應先確定其主要類別，再編列檔號。
4．檔號應自左而右編列，右方裝訂的檔案，應將檔號填寫於案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫於右上角。
第七條 檔案整理
1．歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂於相關類別的檔夾內，並視實際需要使用“見出紙”註明目次號碼，以便翻閱。
2．檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。
第八條 保存期限
文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：
1. 久保存：（1）公司章程；（2）股東名冊；（3）組織規程及辦事細則；
（4）董事會及股東會紀錄；（5）財務報表；（6）政府機關核準文件；（7）不動產所有權及其他債權憑證；（8）工程設計圖；（9）其他經核定須永久保存
的文書。
2. 10年保存：（1）預算、決算書類；（2）會計憑證；（3）事業計劃資料；
（4）其他經核定須保存10年的文書。
3．5年保存：（1）期滿或解除之合約；（2）其他經核定保存5年的文書。
4．1年保存：結案後無長期保存必要者。
5．各種規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。
第九條 檔卷清理
1．檔案管理人員應隨時擦拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時，依規定清理壹次，已到保存期限者，給予銷毀，銷毀前應造冊呈總經理核準，並於目錄表附註欄內註明銷毀日期。
2．保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將“收（發）文登記單”第五聯附註在其保留文件上，並在第五聯上註明部分銷毀的日期。
第十條 調卷程序
1．各部門經辦人員因業務需要需調閱檔案時，應填寫“調卷單”，經其部
門主管核準後向管檔人員調閱。
2．檔案管理人員接到“調卷單”，經核查後取出該項檔案，並於“調卷單”上填註借出日期後，將檔案交與調卷人員。“調卷單”則按歸還日期先後整理以備催還。
3．在檔案室當場借閱者，免填“調卷單”。
4．檔案歸還時，經檔案管理人員核查無誤後，檔案即歸入檔夾。“調卷單”由檔案管理人員留存備查。
第十壹條 調卷管理
1．“調卷單”以壹單壹案為原則，借閱時間最長以壹周為限，如有特殊情形應延長調閱期限時，應按調閱程序重新辦理。
2．調卷人員對於所調檔案，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，請管檔人員負責處理。
3．調卷人員調閱檔案，應於規定期限內歸還，如有其他人員調閱同壹檔案時，應變更調卷登記，不得私自授受。
4．調閱檔案限與經辦業務有關，如調閱與經辦業務無關之案件，應經文書管理部門主管同意。
檔案管理制度
壹、為規範公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔範圍
公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的壹月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。
3.凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
4.各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5.檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。
2.公司檔案資料的歸檔每年壹次，屬於平時立卷歸檔的不在此規定範圍內。
七、檔案的借閱
1.總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。
2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。
3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行.
4.檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴禁塗改。
②註意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、檔案的銷毀
1.公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。
2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準後執行。
3.凡屬於密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀；壹般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準後方可銷毀。
4.經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記並歸檔。登記表永久保存。
5.在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷毀。