會計是以憑證為依據、以貨幣為主要量度?連續、系統、全面、綜合地反映、控制在生產過程的資金運動?旨在提高經濟效益?以提供會計信息為主的經濟信息系統和價值管理活動。會計既是以提供會計信息為主的經濟信息系統?又是壹種進行價值管理的經濟管理活動。隨著信息技術的發展,財務管理全面進入信息化成為必然。會計工作在此背景下呈現出諸多新的特征,下面擬將簡略論述。
1.現代會計的業務特點
由於會計的地位、作用增強和對會計的要求日益提高,從而使會計的具體任務和工作重點發生了明顯的轉變,即由原來主要對外編送報表、報告財務狀況轉向對內加強管理;由原來主要是事後核算轉向事前預測、事中控制和事後核算同時進行;由原來的主要是反情況、提供信息,轉向綜合提供並運用信息,幹預生產、推動經營和參與決策。
在信息化環境下,會計業務的處理將極大簡化成根據原始憑證或原始憑證匯總表直接登記日記賬、明細賬;根據原始憑證直接編制會計報表。至於編制記賬憑證、登記總賬、賬賬核對等業務處理則全部取消,會計報表的編制也不必等到月末定期進行,而達到全面的實時化處理。
1.1取消編制記賬憑證。通過手工方式下的會計業務處理程序可以看出,會計原始信息保存在原始憑證上,編制記賬憑證只是會計信息的壹次轉抄,借助於記賬憑證,將信息轉移到日記賬、明細賬和總賬中。目的是為了減輕會計人員登記賬簿的工作量和便於登記賬簿,以免因工作負荷太大而造成大量差錯的發生。信息化環境下,這種轉抄就沒有任何意義了:首先,登記賬簿是由計算機自動完成的,計算機不會產生人為計算錯誤;其次,隨著電子商務的普及,企業大量的原始憑證是以電子數據的方式存在,企業沒有必要再把電子數據進行壹次不必要的轉換;再者,編制記賬憑證會占用大量的計算機內外存空間;最後,編制記賬憑證會增加會計人員工作量,增加差錯出現的幾率。
取消編制記賬憑證,可以大大減輕會計人員的工作量,降低差錯出現幾率,加快信息的傳遞時間,節約打印記賬憑證的費用和時間,不論對企業還是對國家,都是有利而無害的。相信隨著信息時代的到來,這種改變肯定會發生的。
1.2取消總賬及賬賬核對。手工方式下登記總賬,也是壹次信息的轉抄工作,主要目的是為了進行賬賬核對而避免會計差錯,以及便於編制會計報表。如前所述,信息化環境下,信息的轉移都是由計算機自動完成,登記賬簿,不論是總賬、日記賬還是明細賬,其數據源都是唯壹的,總賬和日記賬、總賬和明細賬所保存的信息都是壹樣的。
因此總賬信息對於企業而言就屬於冗余信息,或稱為非獨立信息,已經沒有存在的價值。另外,信息化環境下,編制報表不再是直接在相關欄目上填列數據,而是通過定義公式的方式產生數據,只要把數據公式定義好,計算機自動按照定義好的公式到相關數據庫文件中取數。通過上述分析可知,信息化環境下總賬已經失去了存在的意義。在日記賬、明細賬數據源唯壹的情況下,由於計算機計算具有高度精確性的特點,不會出現數據轉移、計算錯誤,日記賬、明細賬之間的核對就失去了意義。
1.3報表編制實時化。手工方式下,報表的編制主要集中在月末進行,這和手工會計工作的特點是緊密聯系在壹起的。在信息化環境下,由於大量繁重的工作由計算機自動完成,賬簿的登記、報表的編制變得非常簡單,企業可以根據信息使用者的需求,隨時通過網絡以及其他途徑披露相關的資產負債信息、經營成果、現金流量信息以及其他非財務信息。信息報告完全實現了實時化,這對信息使用者來說是非常重要的。
2.計算機記賬代替手寫
手工會計中規定日記賬必須采用訂本賬,總賬和明細賬可以采用活頁賬;賬簿記錄的錯誤可以采用劃線更正法、補充登記法和紅字沖銷法。在信息化環境下,財務軟件系統打印輸出的賬頁是卷帶狀的,可裝訂成活頁式,但不可能是訂本式,只有到了壹定時期,才可能裝訂成訂本式賬冊,作為會計檔案保管。
在信息化環境下,記賬是由計算機自動完成的,計算機系統在同壹個數據庫文件中取數,同時登記日記賬、明細賬等賬簿,登記賬簿的數據源是唯壹的,記賬過程中不會發生文字或數字轉抄錯誤,劃線更正法也就失去了應用的基礎。對於壹些特殊的錯誤,如編制會計分錄時會計科目用錯、借貸方金額同時減少或增加的情況,可以采用紅字沖銷法或補充登記法直接更正電子數據。
3.記賬與管理合二為壹
會計具有核算和管理兩大職能,核算職能通過財務會計體現,管理職能通過管理會計體現。財務會計主要進行會計核算,被人們認為是報賬型會計,即按照特定的會計準則或會計制度對企業的經濟業務活動進行事後的核算和監督,單純地提供信息和解釋信息;管理會計主要利用財務會計提供的信息進行企業管理,如預測、決策、計劃、控制、考核、分析等,被人們認為是經營型會計,即是按照企業管理的需要,靈活采用多種會計處理程序和方法,不僅反映過去,而且規劃未來和控制現在。
為了發揮會計的核算和管理職能,許多部門壹般設置財務會計和管理會計兩套班子,分別負責核算和管理工作。在信息化環境下,財務會計的許多核算工作要麽消失(如編制憑證、登記總賬、賬賬核對),要麽由計算機自動完成(如登記賬簿、編制報表),財會人員可以從繁重的核算工作中解脫出來,將大量的精力轉移到預測、決策、計劃、控制等工作中來,在這種情況下,再設置兩套班子就沒有必要了,財務會計對外,管理會計對內的界限將重新消失了。
4.對會計人員綜合素質要求更高
會計人員的素質狀況和積極性調動如何,直接影響會計工作水平的提高和會計改革的順利進行。在信息化時代,對會計人員的綜合素質要求就更高。
壹方面,財會人員除了要熟練掌握財務會計知識外,還要掌握豐富的管理會計知識,以便充分發揮會計的管理職要能,為企業科學決策提供依據。另壹方面,需要掌握大量的計算機知識、網絡知識。信息化環境下,大量的財務信息和非財務信息都保存在計算機數據庫文件中,有些信息是能夠直接利用的,大量的信息需要財會人員的進壹步加工處理,而加工處理的前提則是要求財會人員掌握相關的計算機使用技術,能夠從數據庫文件中挖掘出有用數據進行信息加工、存儲、轉移、報送等。
要通過改革建立壹個科學合理的培養、評除此之外,還要求財會人員具有更高的會計職業道德素質。信息化環境下,企業的財務信息和業務信息都保存在計算機硬盤上,通過口令和權限對操作員進行控制,如果會計人員泄露口令,勢必對企業信息安全造成嚴重危害,而且計算機硬盤上的信息修改後不留痕跡,修改後很難被人發現。所以要求財會人員要恪守職業道德,嚴格遵守企業各項規章制度,按照正確的方法進行會計操作。
總之,信息化環境下,會計工作發生了諸多改變,這就要求我們積極改進現有的會計相關業務和工作,以更好應對這些變化。