壹、會計核算業務的整理
購買了商品化會計核算軟件後，接下來要做的第壹件事就是要整理本單位會計核算業務，使之適應電子計算機處理的需要。在手工核算下，壹些單位，特別是會計基礎工作較差的單位，會計工作規範化較差，帳、證、表格式、內容混亂，核算方法、程序不統壹。同壹類業務，不同的人做法不完全相同，而且不符合有關要求。會計軟件不提供某壹具體核算的不規範處理方法，並且商品化會計核算軟件的功能、相應的處理過程、方法和有關約定、要求都是在軟件研制時就規定好的， 所以作為商品化軟件與本單位手工核算方法之間，不可避免地有壹定差別。要消除這些差別，壹是對對商品化軟件作適量的二次開發、修改，但二次開發的量不能太大，否則就等於自己組織研制了；二是對單位會計核算業務進行整理、調整，使之滿足商品化會計核算軟件的要求、規定。
二、記帳方法，程序的確定
記帳方法，曾經有借貸記帳法，增減記帳和收付記帳法在種。有的商品化軟件可提供記帳方法的選擇，有的只能適應某壹種記帳方法。壹個單位壹般只采用壹種記帳方法。目前，壹般用借貸記帳法。目前手工核算方式，壹般有記帳憑證記帳程序、日記帳記帳程序、科目匯總表記帳程序、匯總記帳憑證程序等幾種形式。采用電子計算機處理之後，業務量大小已不是主 要矛盾，因此計算機內沒有必要沿用手工記帳程序記帳，沒有必要對記帳憑證進行匯總或科目匯總等，依據記帳憑證直接登記明細帳、日記帳，然後總分類帳。目前壹些單位的計算機記帳程序仍沿襲原單位手工記帳程序，就沒有很好地發揮計算機的優勢、作用，影響處理效率的提高。
三、科目編碼方案的確定
商品化會計核算軟件壹般都對會計科目編碼作原則規定，並允許各單位根據自身要求進行設置。因此軟件使用前需確定本單位會計科目體系及其編碼。電算化條件下，會計科目設置既要符合會計制度規定，又要滿足本單位會計核算和管理要求，同時要考慮該商品化軟件對會計科目編碼的規定要求。我國會計制度對工商等行業的總帳科目及其編碼，由財政部統壹規定。在保證核算指標統壹性的前提下，可根據實際需要並征得同意對統壹規定的總帳科目作必要的補充。至於明細科目，有的在國家制度中規定，有的則可根據企業管理需要由企業自行規定。在滿足會計核算和管理要求；其次，科目設置應滿足會計核算的要求；其次，科目設置應滿足管理要求；最後，科目設置應滿足編制報表的需要。
四、憑證、帳簿的規範化
商品化會計核算軟件中，壹般都規定記帳憑證的種類和格式。不管怎樣規定，都需對手工記帳憑證進行規範統壹，以滿足計算機輸入需要。在會計核算軟件使用前，要確定哪些明細帳為數量金額式，哪些為三欄式，或多欄式，如果軟件不提供多種帳簿格式的選擇，同時核算又需要多種格式，則或進行二次開發，或設立輔助明細帳以彌補軟件功能不足。為了保證從手工方式到電算化方式的順利轉換，還必須核對帳目，保證帳證相符、帳帳相符、帳實相符。科目期末額必須整理，同時還應註意往來帳、銀行帳的清理。
五、會計核算業務的規範化和方案確定
這裏，會計核算業務主要指固定資產、材料、工資、成本、銷售核算業務。固定資產折舊方法目前有三種，即綜合折舊法，分類折舊和單臺折舊法。目前國家規定，按分類折舊法計提折舊，使用計算機後完全可按單臺計提折舊。因此若軟件提供單臺折舊方法，應盡量實現單臺折舊。材料核算，壹般電算化情況下，核算到大類或小類，個別種類核算到規格，比較合理可行。原先各單位工資核算的內容基本上是統壹的，只是在工資項目上有所差別，但隨著經濟體制改革的深入，工資計算方法差別也越來越大，有計時、計件工資，有工效掛鉤的效益工資，獎勵浮動工資等。成本核算方法的確定，壹要看企業生產特點，二要看企業管理要求。企業生產特點可分為大量生產、成批特產和單件生產。手工核算方法，壹般都已考慮生產特點，由於手工核算的局限性，其成本核算往往難以滿足企業管理的需要。成本核算方法壹般都從計算產品成本出發，而對於成本控制、部門責任成本的核算與考核目標成本的計算等很少考慮。隨著企業逐步走向市場，成為獨立的商品生產者，對於內部管理的要求越來越高，成本計算除了滿足產品成本計算外，還要在成本過程控制、責任成本、目標成本的考核方面發揮作用，因此在設計成本核算方案時，要充分考慮這些管理的需要。
系統試運行
壹、初始化工作
它是指在系統運行前，根據確定的核算方案和軟件提供的功能，輸入總帳、明細帳余額，定義有關帳表結構、內容和處理方法，輸入有關系統內相對固定的數據，如固定資產、工資固定信息等。這樣，當日或當月發生的有關業務憑證輸入計算機後，就可以試運行了。系統初始化主要包括如下幾個步驟：
（1）建立科目編碼及中文名稱對照表，輸入全部總帳、明細帳科目期初余額。
（2）輸入有關核算子系統固定數據，主要包括職工工資數據、固定資產卡片、材料名稱、編號和計劃價格、產品名稱編碼、產品定額成本、工時費用定額等。
（3）定義帳、表結構、內容及計算公式。
初始化通俗的解釋是“前期準備”或者“怎麽開始……”。我們把手工管理的帳務工作搬到計算機中去進行處理，這就需要把目前手工帳本上的帳目、帳面數據轉換到計算機中去。這個過程我們叫做“帳務初始化”。
帳務初始化主要有以下三個方面的工作：
（1）建立符合本單位財務管理要求的管理控制體系。
（2）建立符合本單位核算要求的科目體系。
（3）建立適合本單位核算要求的軟件功能體系。
在帳務初始化功能中壹般都有系統管理子功能，它的主要工作壹般包括：財務人員工作及權限的分配、建立適合本單位核算要求的帳務結構體系等。
二、建帳
建帳功能要解決的主要問題是：
⒈ 如何根據自己單位的業務情況建立科目核算體系。
⒉ 如何建立帳簿， 形成總帳、銀行帳、現金帳、三欄明細帳、多欄明細帳、往來帳等。
⒊ 根據本單位的核算要求或習慣確定憑證的分類方法。
⒋ 進行上年期末余額的結轉工作並對結轉的期初數進行平衡校驗。
⒌ 年終結轉工作。
三、填制憑證
在完成了科目設置、年初余額設置、銀行帳初始化以及往來帳初始化等工作後，我們開始進行諸如填制憑證、復核憑證、登記銀行、現金日記帳的工作，這幾項工作統稱為日常帳務工作。填制憑證是會計日常的主要工作，財務人員根據原始憑據做出憑證，然後錄入到計算機中，這個過程就是填制憑證。在填制憑證時要根據軟件，應考慮：
（1）壹張憑證是由哪些因素構成的？
（2）填制壹張憑證的步驟有哪幾步？
（3）怎樣填制壹張帶有外幣或者數量核算的憑證？
（4）怎樣在填制憑證時增加壹個科目？
（5）怎樣修改壹張正在填制的憑證？
（6）怎樣修改壹張已經填好的憑證？
（7）怎樣刪除、查詢打印壹定條件的憑證？
為了保證憑證的正確性與合法性，我們要對填好的憑證進行復核，只有通過復核的憑證系統才應允許登帳。
銀行日記帳與現金日記帳的登錄功能也要具備。
四、登帳
主要包括：
⒈ 憑證匯總：按用戶指定的匯總條件對滿足這壹條件的所有未記帳憑證進行匯總，產生科目匯總表。
⒉ 記帳： 將用戶所填制的已審核未記帳憑證分別登錄到相應的帳簿上去，同時產生往來帳及要與銀行進行對帳的“待核銀行帳”。
⒊ 對帳：對帳的原則是：①總帳借方合計=總帳貸方合計； ②上級科目借方發生額總計=其下級所有科目借方發生額總計； 上級科目貸方發生額合計=其下級所有科目貸方發生額合計。
⒋ 結帳： 當本月的憑證都已記帳後，我們要將該月的帳封好，以免再次被記帳。
結帳的原則是：在結帳的月份內，不允許含有未記帳憑證，否則將不予結帳並提示相應信息。
五、自動轉帳
為了解決手工核算中的轉帳工作，減輕勞動強度，可以對部分帳務實行自動轉帳。
六、帳務數據的查詢與打印
包括對科目余額表、總帳帳頁、明細帳帳頁等會計資料的查詢、國內較好的商品化軟件都做的非常靈活。特別是基於WINDOWS操作環境的客戶機/服務器結構的帳務軟件。
七、銀行對帳
⒈ 銀行帳的初始化： 將所有未與銀行對上帳的業務輸入到計算機中，以便於利用系統繼續與銀行進行對帳工作。
⒉ 輸入銀行的對帳單。
⒊ 銀行對帳： 通過本單位的銀行帳與銀行對帳單之間進行核對的工作，即銀行對帳，能清理出銀行和本單位的未達情況。
⒋ 查詢銀行存款余額調節表。
⒌ 查詢銀行未達帳。
⒍ 查詢單位未達帳。
八、往來帳管理
往來對帳就是要完成具有往來業務的單位之間、單位部門之間以及單位與個人之間的往來帳目核對工作。
壹般包括：
⒈ 往來明細帳定義
⒉ 往來帳初始化
⒊ 往來戶檔案管理
⒋ 往來帳查詢與打印
⒌ 往來對帳
⒍ 對帳單的查詢與打印
⒎ 往來戶余額的查詢與打印
九、日常管理
壹般包括如下功能：
1. 月結帳務數據做備份
2. 數據備份與恢復
3. 操作人員管理
4. 查詢打印
5. 網絡與數據庫管理等
以上功能的介紹，是針對壹個典型的帳務系統壹般所具有的功能，對於各個帳務系統來說都有或多或少的變化。對於其它的系統如：報表系統、工資管理與人事管理系統、材料核算子系統、成本核算子系統、產成品與銷售核算子系統等的功能與性能這裏不再細述，可參考其系統說明。