從秘書職位看“秘書”概念的發展變化。
秘書這個職位經歷了從官職到社會職業的轉變過程。
(壹)秘書的官方時代
1.中國的秘書官時代。
在中國，“秘書”壹詞最早出現在漢代。本義是指物而不是人。
也就是帶有神秘色彩的書。根據古代記錄，這些書主要有兩種類型:
故宮秘籍壹般不對外公開，因為是故宮收藏的各種經典文獻，所以被稱為“秘籍”。如《晉書·荀序傳》:“集集郡墓古竹書，詔寫，列為‘大臣’。”
指占蔔圖。這是漢代流行的壹種宗教迷信，是巫師或方士制造的壹種有好壞預算的暗語。
到東漢後期:“司”不僅指事物，還指機構和人事。
秘書工作者在古代被稱為“史家”、“古史家”、“大臣”、“長史”、“主簿”。
只有壹個例外，就是東漢末年。
王維的曹操為了削弱當時強大的皇帝周圍的秘書組織尚書臺的影響，曾經設立秘書令“調史”。這樣，秘書令不僅有了原來的掌管書籍典籍的職能，還有收發奏章、起草上傳的職責。
到了清末，秘書工作在中國才真正名副其實。
辛亥革命後，秘書的含義發生了質的變化。
第壹，“秘書”壹詞已經完全擺脫了“書”的含義，從最初指從事秘書工作的人或職位。
其次，所有對秘書的舊稱謂全部退出歷史舞臺，在各級政府部門從事秘書工作或相關職務的人都以“秘書”相稱。
2.外交秘書當官的時代
“秘書”壹詞來源於保密人。
指受雇於國王和王後，保守國家和私人秘密的人。
今天，當第壹個字母s大寫時，它的意思是部長或大臣，是政府部門的高級官員。
國務卿是指英國的國務卿和美國的國務卿。
外交部長是指外交部長。
內政大臣是內政大臣。
日本的“內閣官房長官”
沙特阿拉伯石油部長、印度外交部常務副部長等。
資產階級革命後，秘書職位主要承擔輔助管理的內涵開始被社會認可和接受。
此外，國外私人秘書的發展歷史相當悠久。
貴族成員喜歡雇傭私人秘書為他們處理文具、賬目和請柬。商人也有秘書。他們通常被稱為“職員”。
比如英國著名政治學家、哲學家約翰·洛克，長期擔任著名領導人的私人秘書。約翰·多恩(John donne)，16世紀英國著名詩人，也是掌璽大臣的私人秘書。
總之，在秘書職業社會化之前，秘書主要是指在政府部門擔任高級官員的人，或者為政府部門和高級官員提供輔助服務的公職人員。因此，我們將這壹時期稱為秘書官僚化時代。
(二)秘書社會化時期
1.涉外秘書工作的社會化和專業化
英語秘書的另壹個重要意義就出現了。秘書作為壹種社會職業，已經開始被確立。
首字母S小寫時，壹般指受雇於辦公室處理信件、保管文件、安排業務等的秘書人員。
2.中國秘書的社會化和職業化
我國的私人秘書始於清朝，被稱為屏客。
屏客又叫“老師、館員、客師”，俗稱師傅。
由地方長官個人雇傭，沒有官方工資，
不占政府機構編制，是地方長官的私人秘書。
改革開放前，我國的秘書主要是壹個行政職務。
改革開放後，秘書開始從官職走向社會化、職業化。
(三)秘書及秘書實務的含義
秘書:指直接協助領導(或用人單位)全面實施管理的人。
這個定義可以從三個角度來理解:
秘書服務的根本對象是領導。
秘書活動的基本方式是處理信息和事務。
秘書活動的基本性質是輔助性的。
秘書實務:秘書通過具體操作直接作用於實際事物和事物的過程。
二、秘書人員的職稱、類別和級別
(a)秘書的職銜
社會上對秘書的各種稱呼
打字員、秘書、內勤、辦事員、辦公室主任
XX主管(培訓主管、業務主管)
XX助理(人事助理、行政助理)
初級秘書、高級秘書等。
這些稱謂的分析
秘書稱謂不規範引發的問題
1.秘書職稱的不統壹給秘書崗位的界定帶來困難，不利於秘書的科學管理。
2.容易造成對秘書角色認知的差異。壹個單位同時有秘書、文書等頭銜，讓不叫秘書的人無法用秘書的角色規範來要求自己。
3.不利於秘書學科基本術語的準確表達。
(2)秘書的類型
根據秘書的隸屬關系和服務對象，可分為公共秘書和私人秘書兩大類。
根據秘書在機構內的工作分工，可分為:行政秘書、機要秘書、生活秘書、會議秘書、文字秘書、信訪秘書、公關秘書。
根據秘書的行業特點，可分為法務秘書、醫務秘書、教育秘書、體育秘書、軍事秘書。
(3)秘書的水平
在秘書職位的縱向層次上，可分為初級秘書、中級秘書和高級秘書。
該圖包含四層含義:
體現了秘書從低到高的不同層次。
反映了不同級別秘書的工作量和秘書結構的相應比例。
反映了不同層次秘書在知識、經驗、能力上的水平差異。
它反映了不同級別秘書的等級和工資的差異。
三、秘書的職業特點
(壹)秘書的職業特點
服務的直接性和穩定性
知識和專業化
更年輕更有女人味
(二)秘書日益成為現代社會急需的軟人才。
秘書是“軟人才”的代表之壹。
秘書的職業道路很長，入世為秘書提供了更加無限廣闊的發展空間。
壹、秘書工作的性質
(壹)秘書的根本性質:輔助性
輔助是秘書處部門的先天屬性。
輔助是領導對秘書工作的必然要求。
輔助是由秘書處在管理體系中的位置決定的。
(二)秘書工作的特點
與其他具有輔助功能的工作相比，秘書工作具有以下特點:
1.媒介的
秘書處的這種中介特征壹方面決定了秘書工作的“紐帶”和“橋梁”作用，另壹方面也決定了秘書工作是非獨立的輔助性工作。
2.直接
秘書工作的直接性體現在行政組織、崗位設置和工作程序上。
3.綜合性
體現在功能輔助的全面性。
體現在流程協助的全面性。
4.服務
人們把秘書工作比喻為“上管天文地理，下管瑣事”，形容秘書工作“沒大沒小，沒完沒了”。
5.被動性
秘書工作的被動。要求秘書人員不得超越自己的職權和職責。
秘書應在輔助性的被動工作中發揮創造性和主動性的作用。
6.潛伏
秘書工作潛伏在三個方面:
活動名稱的虛假性質
活動過程的幕後
勞動成果潛力
7.機密
關於這壹點，我們將在後面詳細闡述。
二、秘書工作的要求
可以概括為“四個轉變”和“六個要求”
(壹)秘書工作的“四個轉變”
秘書工作“三服務”(服務中央；服務中央各部門和各省、自治區、直轄市；為人民服務)
秘書工作應發揮“四個作用”(參謀作用、助手作用、信息提供作用和協調作用)。
實現“四個轉變”
四化:1。從單純的做公務到既做公務又提建議；
2.從單純傳遞信息向綜合處理信息轉變；
3.從被動服務到主動服務的轉變:
4.從老經驗到科學管理。這四個轉變實際上對秘書提出了更高的要求，即秘書工作要向綜合信息處理、主動服務、科學管理的方向發展，這也是發達國家秘書工作的特點。
(二)秘書工作的六大壓力
強調調查研究工作
強調信息工作
強調信訪。
強調協調。
強調監督工作
強調黨務政務服務。
三。秘書工作的內容
職能和責任的區別
職責是秘書在輔助管理活動中承擔的具體工作。它具有多樣性和具體性的特點，解決了秘書應該做什麽的問題。
職能是秘書人員在其職責範圍內的所有活動所產生的總體職能。它具有宏觀性和壹般性的特點，它不僅解決了秘書工作做什麽的問題，而且解決了秘書工作為什麽要做和怎麽做的問題。
(壹)秘書的職能
1.輔助決策
(1)輔助決策的意義。
在決策過程中，要在知識(包括理論)、能力(包括技術)、經驗、精力等方面對決策者進行充分補償，提高決策的科學性和及時性。
(2)輔助決策的特點。
體現在以下幾個方面:
輔助內容的全面性
輔助時間的重現
輔助環節的全過程
(3)輔助決策原則
推進原則
定位原理
信息原理
告誡原則
(4)輔助決策的過程
協助領導設定目標。
協助領導設計方案。
協助領導評估和選擇最好的。
協助領導實施反饋。
2.協調。
(1)協調關系的含義
秘書協調是指秘書在自己的職權範圍內，有意識地調整各種組織、工作和人員之間的關系，促進各種活動的同步與和諧，以實現組織目標的行為過程。
(2)協調關系的特點
附屬
壹般性
間接的
(3)協調的原則
政策指導
客觀公正
平等協商
關註整體
靈活適度
(4)協調關系的過程
摸清情況
找出癥結所在
適當的協調
監督實施
檢查反饋
處理信息
(1)處理信息的含義
信息是指客觀存在的壹切事物通過物質載體發出的信號、消息、情報、數據、圖形、指令等所包含的壹切有價值的內容。信息不是事物本身，而是代表事物的信息和信號中的內容。
(2)處理信息的原則
及時
忠實原則
適用性原則
可預測性原則
(3)信息內容的處理
歷史信息
高級信息
內部信息
公共信息
社會信息
(4)處理信息的過程
信息收集
信息處理
信息傳輸
信息反饋
信息存儲
處理事務
(1)辦事的意思
業務是指與領導工作有關的壹切日常具體工作。
(2)處理事務的特點
綜合性
服務
不重要的
攻擊
(3)辦事原則
從被動中尋求主動。
尋求原則上的靈活性
在復雜中尋求規範
(四)處理事務的程序
自然程序
理論程序
指令程序
法律訴訟
技術程序
習慣程序
(2)秘書的職責
大致有以下11個方面:
日常事務管理(辦公室管理、通訊管理、值班事務、日程管理、印章管理)
接待服務(來訪接待、安排服務等。)
會議事務(會議安排、會場布置、會議服務、會議文件處理等。)
行政部門
信訪(群眾來信來訪或處理客戶投訴等。)
調查研究事務(收集信息，提供可行的方案供領導選擇)
文件歸檔事務(文件撰寫、制作、處理和文件管理)
寫作事務(以各種風格寫作)
協調工作(政策、工作、區域、部門、人際關系等。)
監督工作(監督檢查領導交辦工作的落實情況)
其他領導交辦的臨時任務。
【案例】:根據以上內容，請思考:
1.雷書記如何輔助領導決策？
2.秘書輔助決策的原則是什麽？
壹、涉外秘書工作的職業特點和發展趨勢
(壹)涉外秘書工作的職業特點
1.社會化和工業化
2.專業化和知識化
3.自動化和高科技
既然技術可以解決壹切問題，保證秘書高效工作，那麽是否意味著未來的秘書工作將不再具有重大意義，秘書將被機器取代？
4.科學化和制度化
以馬裏蘭州的專科學校為例。公共課程有速記、打字、閱讀和寫作、健康生活原則、辦公室工作程序、計算機應用、秘書學、體育和會計。行政秘書的專業課程有:商務數學、企業法、簿記、演講、社會科學、行政秘書聽寫與錄音、行政秘書指引等。法律秘書的專業課程有:美國政府組織和企業法、法律秘書指南、法律術語、法律秘書口述和錄音、法院和法律事務程序、聯邦和馬裏蘭州法院法規等。醫學文秘專業課程包括:生物學、生理學、人體解剖學、心理學、醫學、醫學術語、
美國的“秘書職業證書”(CPS)考試，行政管理協會(AMS)也舉辦CAM考試，英國有“特許秘書和行政職員聯盟”(ICSA)，法國有秘書專業培訓和考試制度，高級秘書也是經過嚴格選拔在國家行政學院培訓的。德國專門開設了“歐洲秘書培訓班”，由“歐洲秘書協會”和“國際貿易協會”聯合舉辦。通過考試的人將成為海外機構的秘書。在日本，國家秘書協會主持CBS的資格考試。
(二)涉外秘書工作的發展趨勢
1.秘書工作變得越來越智能化。
2.秘書的學歷日益提高，秘書工作正在走向終身化。
3.對秘書理論的研究日益加強。
第二，各國秘書工作的發展
(壹)在美國的秘書工作
1.美國秘書工作概況
2.美國秘書的分類和分級
(B)英國的秘書工作
1.英國秘書工作概述
2.英國國務秘書的分類
(3)在德國的秘書工作
1.德國秘書工作概況
2.德國秘書的主要類別以及各類秘書的工作總結。
(4)在法國的秘書工作
1.法國秘書工作概況
2.法國政府秘書處及其主要工作
(5)在日本的秘書工作
1.日本秘書及秘書工作概況
2.日本秘書的類型及其工作的主要內容
三。“國際行政人員協會”和秘書日
IAAP是國際行政職業協會的縮寫，是來自30多個國家和地區的秘書交流工作經驗和收集信息的中心。前身為“職業秘書國際”，是世界著名的跨國職業組織。該組織成立於1942，前身為美國全國秘書協會，總部位於美國密蘇裏州堪薩斯城。現有會員4萬余人，分支機構700個，包括英國、德國、意大利、瑞士、挪威、比利時、冰島、澳大利亞、日本、菲律賓、馬來西亞、新加坡、印度尼西亞、香港、臺灣省、巴西、秘魯、哥倫比亞、玻利維亞、巴拿馬等歐、亞、拉美30多個國家和地區。其宗旨是:作為秘書的代言人，維護秘書的合法利益；通過繼續教育提高秘書人員的素質和水平；引進最新技術，提升業務技能，提高秘書的職業地位。
“國際行政人員協會”向其成員提供下列出版物:
《秘書》雜誌:是國際秘書領域的主要刊物，交流和介紹秘書工作的新思想、新概念、新趨勢和新技術。
秘書工作實例:由國際職業秘書協會與各分支機構業務經理代表合作創辦的多方位綜合討論刊物，適用於各種辦公環境，反映秘書工作職責的異同。
職業秘書道德規範:建立和傳播職業行為標準，體現秘書的職業道德。
“國際行政人員協會”每年舉辦“特許專業秘書考試”，在全球250個考場同時進行。報考條件非常嚴格。高中生必須有6年秘書服務年限，大學生必須有***6年大專年齡和秘書服務年限，才能進入考試。擁有學士學位的人也可以在完成壹年證明的工作經驗後申請考試。考試科目為:企業法、企業行為學、企業管理學、人際關系學、秘書會計、秘書技能、辦公室秘書工作程序等。考試時長12小時。1980，報名人數6000人，合格人數1000人。通過資格考試者獲得“特許職業秘書”(簡稱CPS)資格。在美國，所有的秘書都期望能夠勝任個人發展。
自1952起，“國際行政人員協會”還將每年4月的最後壹個工作周定為“秘書周”，將本周的周三定為秘書節，並舉辦相關慶祝活動。舉行這樣的慶祝活動是為了表彰在辦公室工作的秘書的貢獻，並吸引更多的人從事秘書或行政管理工作。2000年，“國際行政人員協會”宣布將秘書周和秘書日更名為行政專員周和行政專員日，以配合不斷變化的工作名稱和職責。
加拿大總理奇雷蒂恩的賀詞:
我很高興向參加2002年行政人員周和50周年慶典的各位表示最熱烈的祝賀。紀念周為領導人提供了壹個很好的機會，以表彰加拿大和世界各地的高管所做的貢獻。行政專員辦事效率高，知識淵博，技能嫻熟，掌握了最新的辦公技術，具有極其完善的組織協調能力。希望和各位領導以及需要共同努力的人壹起，對妳們的辛勤工作和傑出貢獻致以誠摯的祝賀。