如何加強企業會計電算化管理

會計電算化是將以電子計算機為代表的現代數據處理工具和信息論、系統論、控制論、數據庫、計算機網絡等新興理論和技術應用於會計核算和財務管理，以提高會計管理水平和經濟效益，進而實現會計工作的現代化。內部控制制度是指企業內部為保證生產經營活動高效有序、保護資產安全完整而制定和實施的控制方法、措施和程序，即內部會計控制和內部管理控制。會計電算化系統建立後，企業會計核算和會計管理環境發生了很大變化，給企業內部控制帶來了許多前所未有的新問題，對企業內部控制制度造成了很大沖擊，使壹些企業內部控制制度在新環境下顯得落後。1.會計電算化處理系統對內部控制的影響。會計報表等電子數據的輸出依賴於會計軟件對原始數據的處理，結果存儲在磁盤或軟盤中。所有的記賬、會計報表的生成、預測等工作都由計算機完成。計算機輸出的數據是否正確，很大程度上取決於輸入數據的準確性。如果輸入數據錯誤，計算機不會自動識別，操作人員也可能不知道。因此，在電算化系統下，保證輸入數據的準確性是基本前提，這就要求所有的數據處理方法和流程都必須規範，並保持準確性和相對穩定性，從而保證會計信息質量的真實性、完整性和準確性。2.直接記錄在計算機磁盤或光盤上的電子數據已經取代了手工會計環境中的紙質數據。電子數據和紙質數據的區別是顯而易見的，是多方面的。計算機犯罪非常隱蔽，危害很大。在計算機化的環境下，計算機詐騙和犯罪的可能性更大，計算機詐騙和犯罪造成的危害和損失更大。因此，會計電算化要求提高計算機技術和內部控制手段。3.內部控制的核心是人和控制經營者的職能，這也是會計電算化對內部控制提出的新要求。在手工會計系統中，壹筆經濟業務的每壹個環節都必須經過具有相應權限的人員的審核和簽字。但會計電算化後，職能分工發生了巨大變化。因為所有的業務處理都是基於計算機化的系統，計算機化功能的高度集中導致了職責的集中。有些人員不僅可以從事數據輸入，還可以負責數據輸出和提交。因此，如果不加強內部控制，壹些計算機操作員將直接操縱正在使用的程序和數據庫的結果，從而增加出錯和欺詐的風險。4.會計電算化最大的載體是會計軟件。如果會計軟件的安裝或運行出現任何問題，很可能會導致系統中的電子數據被破壞甚至丟失。因此，不僅需要保存相關的紙質數據文件，還需要保存已經存儲在電子介質中的各種會計數據和計算機程序。5.網絡的迅速發展及其在金融領域的進壹步應用帶來了層出不窮的新問題。目前財務軟件的網絡功能主要有:遠程報銷、遠程報表、遠程審計、網上支付、網上報稅、網上購買、網上銷售、網上銀行等。要實現這些功能，必須有相應的控制，從而形成了電算化會計信息系統內部控制的新問題。因此，與手工會計系統相比，電算化會計系統下的內部控制範圍更廣，控制程序更復雜。它集功能控制與程序控制、手動控制和計算機控制於壹體，是壹個全方位的控制系統。隨著計算機在會計工作中的廣泛應用，管理部門越來越依賴於計算機生成的數據、報表等各種會計信息。只有在嚴格的控制下，這些會計信息的產生才能保證其可靠性和準確性。同時，只有在嚴格的控制下，我們才能防止和減少計算機犯罪的可能性。因此，加強會計電算化的內部控制不容忽視。二。會計電算化條件下的內部控制對策。基礎管理工作，尤其是會計基礎工作要做好。管理基礎主要是指壹套比較全面、規範的管理制度和方法，以及比較完整、規範的數據。制度是否健全，會計規則是否規範，基礎數據是否準確完整，是做好電算化工作的重要保證。沒有良好的基礎工作，電算化會計信息系統無法處理不規範、不規則的會計數據，電算化工作的發展會遇到很多困難。2.加強操作程序的控制。制定相應的計算機代碼和操作規則是操作控制制度化的具體體現。《計算機守則》主要是對機房工作的壹個總的規定。操作規程提出了計算機業務處理過程中的具體操作步驟和要求，包括各種操作命令、各種設備的使用說明和異常情況的處理。這些制度不是壹成不變的，而是必須隨著管理的變化而不斷修正和完善。只有通過完整詳細的制度，才能減少錯誤的發生，從源頭上保證會計信息的真實性和可靠性。3.加強人事職能和權限控制。必須制定相應的組織和管理控制制度，明確職責分工，加強組織控制。職責劃分首先是將計算機化部門的職責與用戶部門的職責分開。使用部門是指產生原始數據的部門或人員(如出納)。兩者職責劃分的目的是盡可能保持不相容職能(如業務授權、執行、存儲和記錄)的分離，以及計算機化部門內部的職責分離。通過內部的職責分工，來彌補不兼容職能集中化的不足。4.加強系統安全和網絡安全控制。加強系統的安全控制，主要應該從防止未經授權的人員擅自使用系統的各種資源入手，減少外部因素導致的計算機故障。主要控制措施包括:(1)建立內部操作制度，禁止非計算機操作人員操作金融專用計算機；(2)設置操作權限限制；(3)操作員身份的密碼控制；(4)數據存儲和處理是隔離的；(5)機房工作環境的保護。網絡安全指標包括數據保密、訪問控制、身份識別等。針對這些方面，可以采用壹些安全技術，主要包括:數據加密技術、訪問控制技術、認證技術等。網絡傳輸介質和接入端口的安全性也要註意。盡量使用光纖傳輸，接入端口要保密。通過以上技術，可以基本保證金融信息在內網和外網傳輸的安全性。5.加強內部審計。內部審計不僅是公司企業內部控制制度的重要組成部分，也是加強內部會計監督的制度安排。內部審計必須包括以下幾個方面:(1)定期用會計數據進行審計，會計電算化處理是否正確，是否符合《會計法》及相關法律法規的規定，審計費用的簽署是否符合相關內控制度，憑證附件是否規範完整；(2)審核電子數據與書面材料的壹致性，如核對賬簿內容，確保賬表壹致，及時調整不當或錯誤的賬表處理；(3)監督數據存儲方式的安全性和合法性，防止非法修改歷史數據；(4)審查系統運行的各個方面，防止出現漏洞。6、提高會計人員計算機操作素質。為了提高會計人員的計算機專業素質，必須大力加強人才培養。企業要立足國際標準，培養或聘用壹批高級技術人才，推動企業電算化從“會計”向“管理”和“智能”轉變。各基層單位要積極支持和組織財會人員學習和提高會計電算化知識，維護軟件的正常運行，掌握先進的計算機技術，培養復合型人才，為本單位盡快建立高效的會計信息系統創造條件。7、做好電算化會計檔案管理工作。為了有效地管理會計電算化檔案，必須根據會計電算化檔案的特點，做好會計檔案的收集、保存和利用工作。從壹定意義上說，會計電算化產生和發展的過程，也是突破傳統會計觀念，對現行會計理論和方法提出新問題、新課題，研究和建立新理論、新方法的過程。例如，會計電算化改變了系統設計、工作組織、信息處理和賬務處理程序的方式和方法，在會計理論和方法上有所突破和改進。雖然從短期來看，這些影響只是漸進的，但從長期來看，隨著電子技術的快速發展和計算機化信息系統的普及應用，新問題、新課題將不斷出現，如:信息處理網絡建立後，企業如何及時、合法地提供會計信息，有效地保護商業秘密；兩個會計子系統合並後如何改進現有財務報告；信息經濟將對現行會計理論和方法產生什麽影響等。對新課題的深入研究必將形成新的會計理論和方法，而新的會計理論和方法的建立又將在新的基礎上進壹步完善和發展會計電算化。電算化在會計工作中起著越來越重要的作用，這是壹個必然的趨勢，我們應該滿懷信心地迎接它。